機(jī)關(guān)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)各部門(mén)及全體工作人員在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機(jī)關(guān)檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理機(jī)關(guān)工作中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為機(jī)關(guān)工作和社會(huì)利用提供便利。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：負(fù)責(zé)收集機(jī)關(guān)各部門(mén)形成的檔案材料，確保檔案的及時(shí)歸檔。2.檔案整理：按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的檔案進(jìn)行整理、編目，使其有序化。3.檔案保管：妥善保管檔案，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.檔案利用：為機(jī)關(guān)工作人員和社會(huì)提供檔案查閱服務(wù)，辦理檔案借閱、復(fù)制等手續(xù)。5.檔案鑒定：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案提出處置意見(jiàn)。6.檔案統(tǒng)計(jì)：對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.文書(shū)檔案：包括機(jī)關(guān)收發(fā)的各類(lèi)文件、電報(bào)、信函、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。2.科技檔案：涉及機(jī)關(guān)工程建設(shè)、設(shè)備儀器、科研項(xiàng)目等方面的圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、技術(shù)文件等。3.人事檔案：干部職工的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、職稱(chēng)等方面的材料。4.會(huì)計(jì)檔案：機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。5.聲像檔案：機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等資料。6.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類(lèi)文件、資料等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份或數(shù)字化處理，防止原件損壞。（三）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔。3.人事檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，每年進(jìn)行一次集中整理。4.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門(mén)按照規(guī)定整理歸檔，保管一年后移交檔案管理部門(mén)。5.聲像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。6.電子檔案應(yīng)隨紙質(zhì)檔案同步歸檔，并確保電子數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。（四）歸檔程序1.各部門(mén)將收集整理好的檔案材料移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，符合要求的予以接收。3.檔案管理人員按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，建立檔案檢索工具。四、檔案的整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.文書(shū)檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)。2.科技檔案：按照項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)階段分類(lèi)。3.人事檔案：按照干部職工個(gè)人建立檔案。4.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類(lèi)別分類(lèi)。5.聲像檔案：按照載體形式、時(shí)間順序分類(lèi)。6.電子檔案：按照文件類(lèi)型、時(shí)間順序分類(lèi)，并建立相應(yīng)的索引。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書(shū)檔案編號(hào)：采用年度號(hào)保管期限號(hào)流水號(hào)的形式，如“2023永久001”。2.科技檔案編號(hào)：采用項(xiàng)目編號(hào)專(zhuān)業(yè)代碼順序號(hào)的形式，如“KJ20230101001”。3.人事檔案編號(hào)：按照干部職工人事檔案編號(hào)規(guī)則執(zhí)行。4.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)：按照會(huì)計(jì)檔案編號(hào)規(guī)則執(zhí)行。5.聲像檔案編號(hào)：采用時(shí)間順序號(hào)，如“SX20230101”。6.電子檔案編號(hào)：與紙質(zhì)檔案編號(hào)相對(duì)應(yīng)，并在文件名中體現(xiàn)編號(hào)信息。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄等。2.案卷目錄應(yīng)注明案卷編號(hào)、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁(yè)數(shù)等信息。3.卷內(nèi)目錄應(yīng)注明順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等信息。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)與辦公區(qū)域相對(duì)獨(dú)立，確保檔案的安全。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，按照分類(lèi)順序排列。2.聲像檔案應(yīng)根據(jù)載體形式分別存放，如照片應(yīng)存放在相冊(cè)或檔案盒中，錄音、錄像帶應(yīng)存放在磁帶柜中。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）保管期限1.文書(shū)檔案：保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.科技檔案：保管期限根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)和重要程度確定，一般不少于項(xiàng)目的使用壽命。3.人事檔案：長(zhǎng)期保管。4.會(huì)計(jì)檔案：保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.聲像檔案：根據(jù)其重要性和保存價(jià)值確定保管期限。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍1.機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱機(jī)關(guān)檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)等依法查閱機(jī)關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，并在指定地點(diǎn)查閱。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)等依法查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得將檔案帶出庫(kù)房。2.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)保管期限已滿(mǎn)且失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀。3.對(duì)雖未滿(mǎn)保管期限，但已失去利用價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組研究決定后，可提前銷(xiāo)毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，提出擬銷(xiāo)毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行審核，確定銷(xiāo)毀檔案清單。3.銷(xiāo)毀檔案清單經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，并確保銷(xiāo)毀后的存儲(chǔ)設(shè)備無(wú)法恢復(fù)數(shù)據(jù)。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并做好銷(xiāo)毀記錄。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等全過(guò)程的信息化管理。2.信息化系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱審批、權(quán)限管理等功能。3.加強(qiáng)信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（