文件檔案查閱制度一、總則（一）目的為加強公司文件檔案管理，規(guī)范文件檔案查閱行為，確保文件檔案的安全與完整，保障公司信息資源的合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及的各類文件檔案查閱活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：文件檔案查閱活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準，確保查閱行為合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視文件檔案的安全保密工作，防止文件檔案信息泄露，維護公司利益。3.權(quán)限明確原則：明確不同人員對文件檔案的查閱權(quán)限，杜絕越權(quán)查閱行為。4.高效利用原則：在確保安全保密的前提下，提高文件檔案的查閱效率，滿足公司工作需要。二、文件檔案分類及保管（一）文件檔案分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、報告、決議等。2.業(yè)務(wù)文件類：涉及公司各項業(yè)務(wù)活動的合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)報表、項目文檔等。3.人事檔案類：員工個人基本信息、入職離職資料、績效考核記錄、培訓(xùn)檔案等。4.財務(wù)檔案類：會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告等。5.其他檔案類：如公司榮譽證書、資質(zhì)文件、工程圖紙等。（二）保管要求1.存放地點：設(shè)立專門的文件檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保文件檔案存放安全。2.整理歸檔：按照分類標(biāo)準，定期對文件檔案進行整理歸檔，建立清晰的目錄索引，便于查找和管理。3.電子檔案管理：對于電子文件檔案，要進行備份存儲，并采用加密等技術(shù)手段確保信息安全。同時，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案的分類存儲、檢索查詢等功能。三、查閱權(quán)限設(shè)定（一）公司高層管理人員公司高層管理人員有權(quán)查閱公司各類文件檔案，以全面了解公司運營狀況，做出決策。（二）部門負責(zé)人1.部門負責(zé)人可查閱本部門及相關(guān)業(yè)務(wù)涉及的文件檔案，用于指導(dǎo)部門工作、協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)關(guān)系等。2.對于跨部門的重要文件檔案，經(jīng)相關(guān)流程審批后，可進行查閱。（三）普通員工1.普通員工因工作需要，可查閱與其崗位職責(zé)直接相關(guān)的文件檔案。2.如需查閱其他部門或涉及公司敏感信息的文件檔案，需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照規(guī)定程序進行查閱。（四）外部人員1.因工作往來需要查閱公司文件檔案的外部單位或個人，必須事先提交查閱申請，經(jīng)公司相關(guān)部門負責(zé)人審核同意，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.外部人員查閱公司文件檔案時，必須有公司內(nèi)部人員陪同，并嚴格遵守公司查閱規(guī)定。四、查閱申請與審批（一）申請流程1.查閱人填寫《文件檔案查閱申請表》，詳細注明查閱文件檔案的名稱、類別、查閱目的、查閱時間等信息。2.將申請表提交給所在部門負責(zé)人或相關(guān)業(yè)務(wù)主管進行初審。3.初審?fù)ㄟ^后，申請表根據(jù)查閱文件檔案的性質(zhì)和涉及范圍，分別提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理或其他相關(guān)審批人進行最終審批。（二）審批要求1.審批人應(yīng)認真審核查閱申請，根據(jù)查閱人的工作職責(zé)、查閱目的等因素，判斷是否符合查閱權(quán)限和工作需要。2.對于涉及公司重要機密或敏感信息的文件檔案查閱申請，審批人要嚴格把關(guān)，確保查閱行為不會對公司造成不利影響。3.審批人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審批，如同意查閱，應(yīng)在申請表上簽署審批意見并注明查閱期限；如不同意查閱，應(yīng)向查閱人說明理由。五、查閱方式與場所（一）查閱方式1.現(xiàn)場查閱：查閱人可在文件檔案庫房或指定的查閱場所，在公司檔案管理人員的協(xié)助下進行現(xiàn)場查閱。2.復(fù)印或摘錄：根據(jù)工作需要，查閱人經(jīng)審批同意后，可對部分文件檔案進行復(fù)印或摘錄，但必須確保復(fù)印或摘錄內(nèi)容清晰、完整，且不影響文件檔案的原始狀態(tài)。3.電子借閱：對于電子文件檔案，經(jīng)審批后，查閱人可通過公司電子檔案管理系統(tǒng)進行在線查閱或下載，但需嚴格遵守系統(tǒng)操作規(guī)定，不得擅自更改文件內(nèi)容或傳播給無關(guān)人員。（二）查閱場所1.公司設(shè)立專門的文件檔案查閱室，配備必要的桌椅、電腦等設(shè)備，為查閱人提供舒適、便捷的查閱環(huán)境。2.查閱室應(yīng)保持安靜、整潔，查閱人不得在查閱室內(nèi)吸煙、飲食或進行其他與查閱無關(guān)的活動。3.檔案管理人員應(yīng)在查閱室內(nèi)協(xié)助查閱人進行文件檔案的查找、提供等工作，確保查閱活動順利進行。六、查閱期限與歸還（一）查閱期限1.查閱人應(yīng)嚴格按照審批意見中注明的查閱期限進行文件檔案查閱，不得擅自延長查閱時間。2.如需延長查閱期限，查閱人應(yīng)提前向?qū)徟颂峤谎悠谏暾垼f明延期理由，經(jīng)審批同意后方可繼續(xù)查閱。（二）歸還要求1.查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時將所查閱的文件檔案歸還給檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)對歸還的文件檔案進行認真核對，檢查文件檔案是否完整、有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向查閱人核實并記錄。3.對于復(fù)印或摘錄的文件檔案，查閱人應(yīng)將復(fù)印件或摘錄內(nèi)容一并歸還，并確保其與原件內(nèi)容一致。七、安全保密措施（一）人員管理1.檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，具備良好的職業(yè)道德和保密意識，熟悉文件檔案管理業(yè)務(wù)。2.查閱人在查閱文件檔案過程中，應(yīng)嚴格遵守公司保密規(guī)定，不得擅自將文件檔案帶出查閱場所或泄露給無關(guān)人員。3.對于涉及公司機密的文件檔案，查閱人應(yīng)簽署保密承諾書，承諾對查閱過程中知悉的公司信息予以保密。（二）環(huán)境安全1.文件檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保庫房內(nèi)的人員活動和文件檔案存儲情況處于監(jiān)控范圍內(nèi)。2.定期對文件檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患，如火災(zāi)隱患、電氣故障等。3.加強對文件檔案查閱室的管理，保持室內(nèi)整潔、通風(fēng)良好，防止文件檔案因環(huán)境因素受損。（三）技術(shù)防范1.對電子文件檔案采用加密存儲技術(shù)，防止信息在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。2.在文件檔案查閱系統(tǒng)中設(shè)置權(quán)限管理功能，嚴格控制不同人員對文件檔案的訪問級別，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱相應(yīng)的文件檔案。3.定期對公司文件檔案管理系統(tǒng)進行安全維護和升級，及時修復(fù)系統(tǒng)漏洞，防止黑客攻擊等安全事件發(fā)生。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自查閱文件檔案。2.超出查閱權(quán)限范圍查閱文件檔案。3.擅自將文件檔案帶出查閱場所或泄露給無關(guān)人員。4.在查閱文件檔案過程中故意損壞文件檔案。5.未按照規(guī)定期限歸還文件檔案或未辦理歸還手續(xù)。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，公司將給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正違規(guī)行為。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的人員，公司將視情節(jié)輕重給予書面警告、罰款、降職降薪、解除勞動合同等處理措施。3.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失或其