大學(xué)檔案館制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)大學(xué)檔案館的管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研和管理工作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于大學(xué)檔案館全體工作人員以及校內(nèi)各部門、單位和個(gè)人涉及檔案形成、移交、利用等相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校各類檔案由檔案館集中統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和管理方法，提高檔案管理水平和服務(wù)效率。4.方便利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為學(xué)校和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理體制與職責(zé)（一）管理體制大學(xué)檔案館作為學(xué)校檔案工作的歸口管理部門，在學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)全校檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檔案的集中管理。（二）檔案館職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管全校各門類、載體的檔案，維護(hù)檔案的完整與安全。3.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。4.開發(fā)檔案信息資源，編制檔案檢索工具和參考資料，積極主動(dòng)地為學(xué)校教學(xué)、科研、管理和社會(huì)利用提供檔案信息服務(wù)。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動(dòng)，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平。6.監(jiān)督、指導(dǎo)校內(nèi)各部門、單位的檔案工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和工作指導(dǎo)。7.參與學(xué)校重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的及時(shí)形成和規(guī)范整理。（三）校內(nèi)各部門、單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、單位檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，配備兼職檔案員，確保檔案工作落到實(shí)處。2.按照學(xué)校檔案管理規(guī)定，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門、單位形成的各類檔案，并定期向檔案館移交。3.積極配合檔案館開展檔案業(yè)務(wù)工作，提供檔案利用所需的相關(guān)材料和信息。4.對(duì)本部門、單位兼職檔案員進(jìn)行管理和考核，支持其參加學(xué)校組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.黨群類：包括學(xué)校黨委、紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委等組織形成的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等檔案。2.行政類：學(xué)校行政部門形成的各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.教學(xué)類：教學(xué)管理文件、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程教案、學(xué)生成績冊、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)材料、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）等檔案。4.科研類：科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、科研成果、學(xué)術(shù)論文、著作等檔案。5.基本建設(shè)類：學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗(yàn)收報(bào)告等檔案。6.儀器設(shè)備類：儀器設(shè)備購置計(jì)劃、合同、驗(yàn)收報(bào)告、使用說明書及維護(hù)保養(yǎng)記錄等檔案。7.出版物類：學(xué)校編輯出版的學(xué)報(bào)、校報(bào)、文集、教材等出版物的編輯出版過程中形成的各類文件、樣書等檔案。8.外事類：學(xué)校對(duì)外交流與合作活動(dòng)中形成的各類文件、協(xié)議、合同、出訪報(bào)告、接待記錄等檔案。9.財(cái)會(huì)類：學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等檔案。10.學(xué)生類：學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)登記表等檔案。（二）歸檔要求1.各部門、單位應(yīng)按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集、整理本部門、單位的檔案材料，并進(jìn)行系統(tǒng)分類、編目和裝訂。2.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，載體形式符合要求。3.歸檔文件材料應(yīng)按照規(guī)定的分類方案和編號(hào)方法進(jìn)行分類編號(hào)，編制歸檔目錄。4.各部門、單位應(yīng)在每年的[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，并向檔案館移交。（三）檔案移交1.各部門、單位向檔案館移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案館對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和檢查，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回原部門、單位補(bǔ)充完善。3.檔案移交后，原部門、單位如需查閱利用已移交的檔案，應(yīng)按照檔案利用規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。四、檔案的整理與編目（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案的門類和載體形式，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對(duì)分類后的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)科學(xué)合理、便于查找。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。4.編目：編制檔案目錄，包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。（三）編目要求1.檔案目錄應(yīng)打印或書寫工整，字跡清晰，不得隨意涂改。2.檔案目錄應(yīng)按照分類順序排列，便于查找和利用。3.建立電子目錄，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的信息化管理，提高檔案檢索效率。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案保管1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)珍貴檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保護(hù)1.采取有效措施防止檔案的損壞和變質(zhì)，對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。2.加強(qiáng)對(duì)檔案庫房溫濕度的監(jiān)測和控制，保持適宜的溫濕度環(huán)境。3.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，確保檔案的安全。六、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍1.本校教職工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱利用學(xué)校檔案。2.本校學(xué)生因?qū)W習(xí)、論文寫作等需要，可查閱利用與本人有關(guān)的檔案。3.校外單位和個(gè)人因工作需要，經(jīng)學(xué)校有關(guān)部門批準(zhǔn)，可查閱利用學(xué)校檔案。（二）利用手續(xù)1.本校教職工查閱利用檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門、單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館查閱。2.本校學(xué)生查閱利用檔案，應(yīng)持本人學(xué)生證，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在學(xué)院輔導(dǎo)員簽字同意后，到檔案館查閱。3.校外單位和個(gè)人查閱利用檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)學(xué)校有關(guān)部門批準(zhǔn)后，到檔案館查閱。4.查閱利用檔案時(shí)，應(yīng)在檔案館指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出館外。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案館工作人員同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用服務(wù)1.檔案館應(yīng)積極主動(dòng)地為利用者提供檔案查閱、咨詢等服務(wù)，熱情接待利用者，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案。2.建立檔案利用效果反饋制度，對(duì)利用者反饋的意見和建議進(jìn)行認(rèn)真分析和處理，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。3.開展檔案信息資源開發(fā)利用工作，編制檔案參考資料，舉辦檔案展覽，為學(xué)校和社會(huì)提供多樣化的檔案信息服務(wù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面進(jìn)行綜合分析，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案館館長及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件逐頁進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容和價(jià)值。2.定期鑒定法：每隔[具體年限]對(duì)檔案進(jìn)行一次全面鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案題名、年度、保管期限、文號(hào)、責(zé)任者、密級(jí)等項(xiàng)目。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立檔案數(shù)字化副本，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合學(xué)校檔案管理工作的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和共享。4.檔案信息安全保障體系建設(shè)：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，建立健全檔案信息安全管理制度，確保檔案信息的安全。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.實(shí)施階段：按照規(guī)劃要求，組織開展檔案數(shù)字化、信息化管理系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)等工作。3.驗(yàn)收階段：對(duì)檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，確保建設(shè)成果符合要求。4.運(yùn)行維護(hù)階段：建立檔案信息化系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)機(jī)制，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全。九、檔案工作人員管理（一）人員配備檔案館應(yīng)根據(jù)工作需要，配備政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)的檔案工作人員，并保持人員隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定。（二）崗位職責(zé)明確檔案工作人員的崗位職責(zé)，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀、