檔案管理方案制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本方案制度。（二）適用范圍本方案制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司/組織設立專門的檔案管理部門，對各類檔案進行集中統一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司/組織的各項工作和活動，嚴禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全和完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司/組織設立檔案管理部門，負責統籌規(guī)劃、組織協調和監(jiān)督指導全公司/組織的檔案管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范。2.負責接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案基礎管理工作。3.建立和維護檔案數據庫，實現檔案信息的數字化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.負責檔案的安全保管，定期對檔案進行檢查、清點、核對，確保檔案的實體安全和信息安全。5.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對已失去保存價值的檔案進行處理。6.提供檔案查閱、借閱服務，根據工作需要編制檔案利用統計報表。7.開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識和業(yè)務水平。（二）各部門檔案管理員各部門設立兼職檔案管理員，負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并配合檔案管理部門開展相關工作。其主要職責包括：1.負責本部門各類文件材料的收集、整理和初步分類，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協助檔案管理部門開展檔案的查閱、借閱等利用工作，及時提供相關檔案信息。4.負責本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類根據公司/組織的工作性質和檔案內容，將檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織的章程、制度、會議記錄、工作計劃與總結、重要文件、領導批示、人事檔案、財務檔案等。2.業(yè)務管理類：涵蓋公司/組織在各項業(yè)務活動中形成的文件材料，如市場調研、銷售合同、采購訂單、生產計劃、質量控制、技術研發(fā)等方面的檔案。3.項目管理類：針對公司/組織開展的各類項目，包括項目立項文件、項目實施方案、項目進度報告、項目驗收文件等。4.客戶關系管理類：涉及客戶信息、客戶往來信函、客戶投訴與處理、客戶滿意度調查等方面的檔案。5.法律法規(guī)類：收集整理國家和地方有關法律法規(guī)、政策文件、行業(yè)標準等檔案資料。6.其他類：包括公司/組織獲得的榮譽證書、資質證書、廣告宣傳資料、照片、音像資料等其他各類檔案。（二）編號規(guī)則為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案進行統一編號。編號采用“大類代碼+流水號”的方式，具體規(guī)則如下：1.行政管理類檔案編號：以“XZ”作為大類代碼，流水號從0001開始依次編排。例如：XZ0001表示某一份行政管理類檔案。2.業(yè)務管理類檔案編號：根據業(yè)務類型分別設置大類代碼，如市場類以“SC”表示，銷售類以“XS”表示等，流水號從0001開始依次編排。例如：SC0001表示某一份市場業(yè)務管理類檔案。3.項目管理類檔案編號：以“XM”作為大類代碼，流水號從0001開始依次編排。例如：XM0001表示某一個項目管理類檔案。4.客戶關系管理類檔案編號：以“KH”作為大類代碼，流水號從0001開始依次編排。例如：KH0001表示某一份客戶關系管理類檔案。5.法律法規(guī)類檔案編號：以“FL”作為大類代碼，流水號從0001開始依次編排。例如：FL0001表示某一份法律法規(guī)類檔案。6.其他類檔案編號：根據檔案類型分別設置大類代碼，如榮譽證書類以“RY”表示，照片類以“ZP”表示等，流水號從0001開始依次編排。例如：RY0001表示某一份榮譽證書類檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應按照檔案管理的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，包括紙質文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等。具體收集范圍如下：1.上級機關發(fā)來的與本公司/組織有關的文件、指示、通知等。2.本公司/組織形成的各類文件，如決議、決定、報告、請示、批復、合同、協議、會議紀要等。3.本公司/組織所屬各部門上報的文件、報表、統計資料等。4.與外部單位往來的信函、傳真、電子郵件等。5.公司/組織在各類活動中形成的照片、錄像、錄音等資料。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.及時性：各部門應在文件材料形成后及時進行收集，確保檔案的完整性和時效性。2.完整性：收集的文件材料應齊全完整，包括文件的正本、副本、附件等。3.準確性：文件材料的內容應真實準確，字跡清晰，簽署完整。（三）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進行分類。2.排序：在每一類檔案中，按照文件形成的時間順序或重要程度進行排序。3.編目：對每份檔案編制目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。4.裝訂：將紙質檔案按照一定的規(guī)格進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、起止日期等信息。五、檔案的保管與保護（一）保管場所檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質檔案：采用密集架存放，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數據應分別存儲在不同的介質上，并異地存放。3.照片、音像檔案：應進行分類整理，采用光盤、磁帶等介質進行存儲，并注明拍攝時間、地點及內容等信息。（三）保護措施1.防火：檔案庫房應配備防火設施，如滅火器、消防栓等，并定期進行檢查和維護。嚴禁在檔案庫房內吸煙和使用明火。2.防潮：檔案庫房應安裝除濕設備，保持庫房內的濕度適宜。對受潮的檔案應及時進行干燥處理，防止檔案發(fā)霉損壞。3.防蟲：檔案庫房應放置防蟲藥品，定期進行檢查和更換。對發(fā)現蟲害的檔案應及時采取措施進行處理，防止蟲害擴散。4.防盜：檔案庫房應安裝防盜門窗、監(jiān)控設備等，加強安全防范。檔案管理人員應嚴格遵守庫房管理制度，嚴禁無關人員進入庫房。5.防光：檔案庫房應采用防光窗簾或燈具，避免陽光直射檔案。對紙質檔案應盡量減少光照時間，防止檔案褪色老化。6.防塵：檔案庫房應保持清潔，定期進行清掃。檔案管理人員進入庫房應穿戴工作服、工作帽，防止灰塵進入檔案。7.防有害氣體：檔案庫房應保持通風良好，避免有害氣體積聚。對存放檔案的庫房應定期進行空氣質量檢測，確保檔案的安全保管。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、區(qū)別對待、保持歷史聯系的原則，根據檔案的保存價值和保管期限，對檔案進行科學合理的鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、各部門檔案管理員及相關業(yè)務人員組成。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標準如下：1.永久保管的檔案：凡是反映本公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映本公司/組織一般工作活動，在較長時間內對本公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映本公司/組織一般工作活動，在較短時間內對本公司/組織有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年以下。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，確定銷毀清單。2.銷毀清單經公司/組織主管領導審批后，由檔案管理部門負責組織實施銷毀工作。3.在銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀后的檔案應進行登記備案，注明銷毀時間及檔案內容等信息。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應根據審批后的《檔案查閱申請表》提供相應的檔案，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱人員應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱檔案時，應保持檔案的整潔和完好，嚴禁在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。如需復印檔案，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱本公司/組織檔案的，應提前向本公司/組織提出書面申請，說明借閱目的、借閱內容、借閱期限等信息，經本公司/組織主管領導審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時，借閱人員應填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的編號、題名、借閱時間、歸還時間等信息，并簽字確認。3.檔案管理部門應按照審批后的借閱申請?zhí)峁n案，并與借閱人員簽訂《檔案借閱保密協議》，明確雙方權利義務和保密責任。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內容。如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人員的責任。八、檔案的統計與移交（一）統計工作檔案管理部門應建立檔案統計制度，定期對檔案收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統計分析，并編制檔案統計報表。檔案統計報表應準確、及時、完整，為公司/組織的決策提供依據。（二）移交工作1.各部門檔案管理員應按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。移交時，應填寫《檔案移