幫扶資金檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)幫扶資金管理，規(guī)范幫扶資金檔案工作，確保幫扶資金使用安全、透明、高效，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所有涉及幫扶資金的項(xiàng)目及資金管理活動(dòng)所形成的檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映幫扶資金項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程和資金使用情況。2.完整性原則：全面收集、整理與幫扶資金相關(guān)的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、歸檔和保管。4.保密性原則：對(duì)涉及敏感信息的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善幫扶資金檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好幫扶資金檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中保管幫扶資金檔案，建立檔案目錄和索引，方便查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，做好檔案的鑒定、銷毀工作。（二）項(xiàng)目實(shí)施部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門幫扶資金項(xiàng)目檔案的收集、整理和初步審核。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保項(xiàng)目檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，同步收集與項(xiàng)目相關(guān)的各類文件、資料，包括項(xiàng)目申報(bào)書、實(shí)施方案、合同協(xié)議、資金撥付憑證、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.將整理好的項(xiàng)目檔案及時(shí)移交檔案管理部門。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)提供幫扶資金財(cái)務(wù)收支相關(guān)的憑證、報(bào)表等資料。2.協(xié)助檔案管理部門做好財(cái)務(wù)檔案與幫扶資金項(xiàng)目檔案的銜接工作。3.對(duì)資金使用的合規(guī)性進(jìn)行審核，并提供相關(guān)審核意見(jiàn)。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類幫扶資金檔案分為以下幾類：1.項(xiàng)目申報(bào)類：包括項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目建議書等。2.項(xiàng)目實(shí)施類：實(shí)施方案、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、變更記錄等。3.資金管理類：資金預(yù)算批復(fù)、資金撥付憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.合同協(xié)議類：與合作單位、受益對(duì)象簽訂的各類合同、協(xié)議。5.驗(yàn)收評(píng)估類：驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、績(jī)效評(píng)估報(bào)告等。6.其他類：如項(xiàng)目照片、影像資料、榮譽(yù)證書等。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的方式。年份為公元紀(jì)年，取四位數(shù)；類別代碼按照上述分類分別用一位大寫字母表示，如“X”表示項(xiàng)目申報(bào)類，“S”表示項(xiàng)目實(shí)施類，“Z”表示資金管理類，“H”表示合同協(xié)議類，“Y”表示驗(yàn)收評(píng)估類，“Q”表示其他類；流水號(hào)為三位數(shù)，從001開(kāi)始依次編號(hào)。例如，2023年項(xiàng)目申報(bào)類的第一份檔案編號(hào)為“2023X001”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照職責(zé)范圍，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的幫扶資金相關(guān)文件、資料。2.項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的文件、資料應(yīng)隨項(xiàng)目進(jìn)度同步收集，確保檔案的時(shí)效性。3.對(duì)于外部單位提供的與幫扶資金項(xiàng)目有關(guān)的文件、資料，應(yīng)在接收后及時(shí)進(jìn)行收集。（二）整理要求1.檔案資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列。2.每份檔案資料應(yīng)保持完整，不得擅自裁剪、涂改、丟失。如有破損或缺失，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.檔案資料應(yīng)采用A4紙張規(guī)格進(jìn)行打印或復(fù)印，對(duì)于不符合規(guī)格的資料，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼處理，確保整齊美觀。4.每份檔案資料應(yīng)編制頁(yè)碼，頁(yè)碼應(yīng)標(biāo)注在頁(yè)面的右下角。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.項(xiàng)目實(shí)施部門在項(xiàng)目結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對(duì)本部門整理好的項(xiàng)目檔案進(jìn)行自查，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.自查合格后，填寫檔案移交清單，將檔案資料移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后辦理簽收手續(xù)，并按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行歸檔。（二）保管期限幫扶資金檔案的保管期限分為永久、定期兩種。1.永久保管的檔案包括：項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、資金預(yù)算批復(fù)、合同協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、審計(jì)報(bào)告等重要文件。2.定期保管的檔案期限為10年，包括項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、變更記錄、資金撥付憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等一般性文件。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案之間應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和更新。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱幫扶資金檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及項(xiàng)目核心機(jī)密或敏感信息的檔案，查閱申請(qǐng)需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱登記制度，對(duì)查閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)記錄。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞檔案資料。（三）利用限制1.查閱的檔案一般不得外借，如有特殊情況需要外借的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理外借手續(xù)，限期歸還。2.利用檔案時(shí)，如需復(fù)印、拍照、摘錄等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印件、照片、摘錄等應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目實(shí)施部門負(fù)責(zé)人等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，分析檔案的價(jià)值和保存意義。2.參考同類檔案的保管情況和利用需求。3.征求相關(guān)部門和人員的意見(jiàn)。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀