海關(guān)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強海關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于海關(guān)各部門在履行職責(zé)過程中形成的各類文件材料的歸檔工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：海關(guān)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：歸檔的文件材料應(yīng)真實反映海關(guān)工作的實際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.分類科學(xué)原則：按照文件材料的來源、時間、內(nèi)容和形式等進行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、歸檔范圍（一）行政管理類1.上級機關(guān)下發(fā)的與海關(guān)工作相關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.海關(guān)制定的各類規(guī)章制度、辦法、細則等。3.海關(guān)內(nèi)部的工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。4.海關(guān)召開的各類會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議等。5.海關(guān)與其他部門的往來文件、函件等。（二）業(yè)務(wù)管理類1.海關(guān)監(jiān)管業(yè)務(wù)的文件材料，包括報關(guān)單、查驗記錄、征稅憑證、放行單等。2.海關(guān)緝私業(yè)務(wù)的文件材料，包括案件線索、立案決定書、調(diào)查筆錄、處罰決定書等。3.海關(guān)統(tǒng)計業(yè)務(wù)的文件材料，包括統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析報告等。4.海關(guān)知識產(chǎn)權(quán)保護業(yè)務(wù)的文件材料，包括備案申請、侵權(quán)調(diào)查、處理決定等。（三）人事管理類1.海關(guān)工作人員的人事檔案，包括履歷表、考核材料、任免文件、獎懲記錄等。2.海關(guān)人員培訓(xùn)、進修的文件材料，包括培訓(xùn)計劃、課程安排、結(jié)業(yè)證書等。3.海關(guān)人員工資、福利、保險等方面的文件材料。（四）財務(wù)管理類1.海關(guān)的財務(wù)預(yù)算、決算報告。2.海關(guān)的財務(wù)收支憑證、賬簿、報表等。3.海關(guān)的固定資產(chǎn)管理文件材料，包括購置、處置、清查等記錄。（五）信息化建設(shè)類1.海關(guān)信息化建設(shè)規(guī)劃、方案、項目文檔等。2.海關(guān)信息系統(tǒng)的需求分析、設(shè)計文檔、測試報告等。3.海關(guān)信息安全管理的文件材料，包括安全制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄等。三、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時收集和完整。2.收集的文件材料應(yīng)包括原件、復(fù)印件、電子文檔等多種形式，確保檔案的真實性和完整性。3.對于重要文件材料，應(yīng)進行備份，并存放在安全可靠的地方。（二）文件材料的整理1.收集的文件材料應(yīng)按照本制度規(guī)定的歸檔范圍進行分類整理。2.同一類文件材料應(yīng)按照時間順序排列，編號清晰，便于查找。3.文件材料應(yīng)保持整潔、完好，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。（三）文件材料的裝訂1.紙張規(guī)格統(tǒng)一的文件材料應(yīng)采用左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁。2.紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一后再進行裝訂。3.電子文檔應(yīng)進行分類整理，存儲在光盤、硬盤等存儲介質(zhì)上，并標(biāo)注文件名、日期等信息。（四）文件材料的編目1.歸檔的文件材料應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文件名稱、日期、保管期限等信息。2.目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。3.電子文檔的目錄應(yīng)與存儲介質(zhì)上的文件名相對應(yīng)，便于查找和管理。四、歸檔時間（一）定期歸檔1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的文件材料整理歸檔，并移交檔案管理部門。2.對于一些時效性較強的文件材料，如海關(guān)監(jiān)管業(yè)務(wù)中的報關(guān)單等，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)及時歸檔。（二）隨時歸檔對于一些緊急、重要的文件材料，應(yīng)在形成后及時整理歸檔，確保檔案的完整性和及時性。五、歸檔程序（一）部門整理各部門按照本制度的要求，對本部門形成的文件材料進行收集、整理、編目，并填寫《檔案移交清單》。（二）檔案管理部門審核檔案管理部門對各部門移交的文件材料進行審核，檢查文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的文件材料退回原部門進行補充或整改。（三）裝訂歸檔審核通過的文件材料由檔案管理部門進行裝訂、編目，并按照檔案保管期限進行分類存放。（四）入庫上架裝訂歸檔后的檔案應(yīng)及時入庫上架，按照檔案編號順序排列，便于查找和利用。六、檔案保管期限（一）永久保管1.海關(guān)制定的具有長期保存價值的規(guī)章制度、辦法、細則等。2.海關(guān)重大事件、重要活動的文件材料，如海關(guān)成立周年紀念活動文件等。3.海關(guān)與上級機關(guān)、其他部門簽訂的具有法律效力的協(xié)議、合同等。4.海關(guān)工作人員的人事檔案。（二）定期保管1.保管期限為30年的文件材料：海關(guān)業(yè)務(wù)管理中的一般性文件材料，如報關(guān)單、查驗記錄等。2.保管期限為10年的文件材料：海關(guān)行政管理中的一般性文件材料，如工作計劃、總結(jié)等。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.海關(guān)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱海關(guān)檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)海關(guān)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案的，還應(yīng)經(jīng)海關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。2.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。3.需要復(fù)印、拍照檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用范圍檔案的利用應(yīng)嚴格按照規(guī)定的范圍進行，不得將檔案用于與工作無關(guān)的目的。對于涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格保密，不得泄露。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、檔案管理人員等組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行綜合評估，確定檔案的存毀。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)海關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息的徹底銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、文件名稱、日期、保管期限等信息，一式兩份，一份隨檔案銷毀，一份存檔備查。九、檔案統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，并向上級主管部門報送統(tǒng)計報表。（二