檔案歸檔制度總結一、總則（一）目的本檔案歸檔制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，為公司/組織各項工作的開展提供有力的支持和保障，維護公司/組織的合法權益和歷史真實面貌。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案資料，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、信函、會議記錄、技術資料、財務檔案、人事檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設立專門的檔案管理部門，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則：檔案的形成和收集應遵循真實性、完整性的要求，如實反映公司/組織的各項工作活動和歷史發(fā)展過程。3.分類科學原則：根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等特征，進行科學合理的分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案的安全與保密，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系，提高檔案的利用效率，為公司/組織的各項工作提供及時、有效的檔案信息服務。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置公司/組織設立檔案管理中心，作為檔案管理的專門機構，負責公司/組織檔案的統(tǒng)一管理工作。檔案管理中心可根據(jù)實際情況，下設綜合檔案室、人事檔案室、財務檔案室等專業(yè)檔案室，分別負責不同類型檔案的管理。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定和修訂檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度等各項檔案管理制度，并組織實施。2.檔案收集與整理：指導和督促各部門及時收集、整理本部門形成的檔案資料，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的規(guī)范化和標準化。3.檔案歸檔與保管：按照檔案分類方案，將整理好的檔案及時歸檔入庫，妥善保管檔案，定期對檔案進行檢查、清點和維護，確保檔案的安全與完整。4.檔案檢索與利用：建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，為檔案利用提供便利條件。根據(jù)公司/組織工作需要，及時、準確地提供檔案資料，做好檔案利用登記工作。5.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。6.檔案信息化建設：推進檔案信息化管理工作，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和水平。7.檔案業(yè)務培訓與指導：組織開展檔案業(yè)務培訓，提高公司/組織員工的檔案意識和檔案管理能力，指導各部門做好檔案管理工作。8.其他職責：完成公司/組織領導交辦的其他與檔案管理相關的工作任務。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.行政管理類檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、決議、紀要、工作計劃、總結、規(guī)章制度等。2.業(yè)務經(jīng)營類檔案：涵蓋合同、協(xié)議、訂單、銷售記錄、市場調(diào)研資料、客戶信息、項目文檔等。3.財務審計類檔案：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務預決算資料等。4.人事勞資類檔案：涉及員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核資料、薪酬福利資料等。5.技術研發(fā)類檔案：如科研項目資料、技術方案、設計圖紙、實驗報告、專利申請文件等。6.基本建設類檔案：包括工程建設項目的立項審批文件、設計文件、施工圖紙、竣工驗收資料等。（二）檔案收集要求1.及時性：各部門應在檔案形成后及時收集整理，確保檔案的時效性。對于重要緊急的檔案，應優(yōu)先收集歸檔。2.完整性：收集的檔案應齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，確保檔案能夠全面反映公司/組織的工作活動。3.準確性：檔案內(nèi)容應真實準確，數(shù)據(jù)可靠，簽字蓋章等手續(xù)完備，避免虛假或錯誤信息進入檔案。（三）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等特征，將檔案分為若干大類，每大類下再細分若干小類。例如，行政管理類檔案可分為綜合管理、文秘工作、行政管理等小類；業(yè)務經(jīng)營類檔案可分為市場營銷、合同管理、項目管理等小類。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母相結合的方式，便于檔案的標識和管理。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容，以便于檔案的檢索和查找。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或散裝的檔案進行裝訂，使其整齊美觀，便于保管和利用。裝訂時應注意保持檔案內(nèi)容的完整性，避免損壞檔案。四、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔程序1.部門初審：各部門對收集整理好的檔案進行初審，確保檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。初審合格后，填寫檔案移交清單，將檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門審核：檔案管理部門對移交過來的檔案進行審核，檢查檔案的分類、編號、編目等是否符合要求，對不符合要求的檔案退回原部門進行整改。3.歸檔入庫：審核通過的檔案按照檔案分類方案，歸入相應的檔案類別和保管期限，存入檔案庫房。（二）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應永久保管。如公司/組織的重要文件、決議、合同、協(xié)議、財務審計報告等。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，可定期保管。如一般性的文件、報表、會議記錄等。（三）檔案保管要求1.檔案庫房建設：檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設施，確保檔案的安全保管。庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。2.檔案裝具選擇：選用符合檔案保管要求的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。檔案裝具應堅固耐用，便于檔案的存放和查找。3.檔案存放排列：按照檔案類別、保管期限、年度等順序進行存放排列，便于檔案的管理和利用。同時，應預留一定的空間，以備檔案的擴充和調(diào)整。4.檔案定期檢查：定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理，確保檔案的安全與完整。5.檔案數(shù)字化存儲：對重要的檔案資料進行數(shù)字化存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應與紙質(zhì)檔案同步歸檔，并進行備份存儲，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的檢索與利用（一）檔案檢索工具1.檔案目錄：編制紙質(zhì)檔案目錄和電子檔案目錄，目錄應詳細記錄檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息，便于檔案的查找和利用。2.索引：根據(jù)檔案的內(nèi)容特點，編制主題索引、人名索引、文號索引等多種索引，提高檔案檢索的準確性和效率。3.電子檢索系統(tǒng)：利用檔案信息管理系統(tǒng)，建立電子檢索平臺，實現(xiàn)檔案的快速檢索和查詢。電子檢索系統(tǒng)應具備強大的檢索功能，能夠根據(jù)不同的檢索條件進行靈活檢索。（二）檔案利用流程1.利用申請：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要利用檔案時，應填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用檔案的名稱和范圍等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人審批后，提交至檔案管理部門。2.利用審批：檔案管理部門對利用申請進行審核，根據(jù)檔案的保密級別和利用范圍，確定是否批準利用申請。對于涉及重要機密或敏感信息的檔案，需經(jīng)公司/組織領導審批后方可提供利用。3.檔案查閱：批準利用申請后，檔案管理部門按照規(guī)定為利用者提供檔案查閱服務。利用者應在檔案查閱室進行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容,應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.利用登記：檔案管理部門對檔案利用情況進行詳細登記，記錄利用者姓名、部門、利用時間、利用檔案名稱和內(nèi)容等信息，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。（三）檔案利用限制1.保密限制：對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術秘密、個人隱私等保密信息的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制利用范圍和對象，防止檔案信息泄露。2.法律限制：檔案利用應遵守國家法律法規(guī)的相關規(guī)定，不得利用檔案從事違法違規(guī)活動。對于涉及法律糾紛或訴訟的檔案,應按照法律程序進行處理，不得擅自提供利用。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價值。（二）檔案鑒定標準1.保管期限鑒定：根據(jù)檔案的重要性、查考利用價值等因素，綜合判斷檔案的保管期限。對于反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的重要檔案，應適當延長保管期限；對于一般性的檔案，可按照規(guī)定的保管期限進行鑒定。2.存毀價值鑒定：對已到保管期限的檔案，進行存毀價值鑒定。對于仍有查考利用價值的檔案，應繼續(xù)保存；對于已無保存價值的檔案，應按照規(guī)定程序進行銷毀。（三）檔案銷毀程序1.編制銷毀清冊：檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一核對，編制檔案銷毀清冊。銷毀清冊應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.審批：檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報公司/組織領導審批。3.銷毀實施：經(jīng)批準后，由檔案管理部門指定專人負責檔案銷毀工作。銷毀時應采用適當?shù)姆绞?，確保檔案信息徹底銷毀，防止檔案被恢復或泄露。4