生涯檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司員工生涯檔案的管理，全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地記錄員工的職業(yè)生涯發(fā)展信息，為公司的人力資源規(guī)劃、員工培訓(xùn)與發(fā)展、晉升與調(diào)配等提供有力依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：生涯檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映員工的工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)、職業(yè)技能等實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋員工職業(yè)生涯發(fā)展的各個(gè)方面，確保檔案資料的全面性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工生涯檔案的隱私，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.動(dòng)態(tài)更新原則：隨著員工職業(yè)生涯的發(fā)展，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、生涯檔案的內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫。2.婚姻狀況、聯(lián)系方式。3.學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、專業(yè)。4.入職時(shí)間、所在部門、崗位。（二）工作經(jīng)歷1.歷任崗位及任職時(shí)間。2.各崗位工作職責(zé)、工作成果、業(yè)績(jī)表現(xiàn)。3.參與的重要項(xiàng)目及在項(xiàng)目中的角色和貢獻(xiàn)。（三）職業(yè)技能1.專業(yè)技能證書及獲得時(shí)間。2.語言能力、計(jì)算機(jī)技能水平。3.其他特殊技能及掌握程度。（四）培訓(xùn)與學(xué)習(xí)經(jīng)歷1.參加的內(nèi)部培訓(xùn)課程及培訓(xùn)效果評(píng)估。2.外部培訓(xùn)、進(jìn)修、研討會(huì)等情況。3.自主學(xué)習(xí)的相關(guān)知識(shí)和技能。（五）績(jī)效考核結(jié)果1.歷年績(jī)效考核成績(jī)及等級(jí)。2.績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃及執(zhí)行情況。（六）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.員工個(gè)人制定的職業(yè)發(fā)展目標(biāo)和計(jì)劃。2.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的指導(dǎo)意見。（七）獎(jiǎng)懲情況1.獲得的公司內(nèi)部獎(jiǎng)勵(lì)及表彰。2.受到的紀(jì)律處分及原因。（八）職業(yè)興趣與能力測(cè)評(píng)結(jié)果1.參加公司組織的職業(yè)興趣、能力測(cè)評(píng)的報(bào)告。2.根據(jù)測(cè)評(píng)結(jié)果制定的個(gè)性化發(fā)展建議。三、生涯檔案的建立與收集（一）建立主體人力資源部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一建立員工生涯檔案。（二）信息收集渠道1.員工本人填寫生涯檔案登記表，提供相關(guān)證明材料。2.各部門定期向人力資源部門報(bào)送員工的工作業(yè)績(jī)、培訓(xùn)情況等信息。3.績(jī)效考核部門提供員工績(jī)效考核結(jié)果。4.培訓(xùn)管理部門提供員工參加培訓(xùn)的相關(guān)資料。（三）信息審核人力資源部門對(duì)收集到的員工生涯檔案信息進(jìn)行審核，確保信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)信息有誤，及時(shí)與相關(guān)部門或員工本人核實(shí)并更正。四、生涯檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.按照生涯檔案的內(nèi)容分類，對(duì)各類信息進(jìn)行梳理和排序。2.去除重復(fù)、無效的信息，確保檔案資料簡(jiǎn)潔明了。3.對(duì)相關(guān)證明材料、文件等進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)注，便于查找和引用。（二）歸檔方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案按照年度和員工姓名順序進(jìn)行裝訂成冊(cè)，電子檔案以員工姓名命名文件夾，按照檔案內(nèi)容分類存儲(chǔ)在服務(wù)器指定目錄下。2.建立生涯檔案索引目錄，方便快速查閱檔案。五、生涯檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的生涯檔案。2.人力資源部門相關(guān)工作人員因工作需要可查閱員工生涯檔案。3.公司領(lǐng)導(dǎo)在必要時(shí)可查閱員工生涯檔案，但需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人同意。4.其他部門因工作涉及員工生涯檔案相關(guān)信息的，需向人力資源部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫生涯檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交人力資源部門審批。3.人力資源部門根據(jù)審批結(jié)果，為查閱人提供相應(yīng)的檔案資料。查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案資料。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）使用規(guī)定1.生涯檔案僅供公司內(nèi)部人力資源管理相關(guān)工作使用，未經(jīng)員工本人同意，不得向外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人提供。2.利用生涯檔案進(jìn)行人力資源分析、決策等工作時(shí)，應(yīng)遵循客觀、公正的原則，確保信息的合理使用。六、生涯檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門每年定期對(duì)員工生涯檔案進(jìn)行更新，確保檔案信息的時(shí)效性。2.員工工作崗位變動(dòng)、取得新的技能證書、獲得獎(jiǎng)懲等情況發(fā)生后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將相關(guān)信息提交至人力資源部門進(jìn)行更新。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.根據(jù)員工職業(yè)發(fā)展情況，及時(shí)調(diào)整員工的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，并記錄在生涯檔案中。2.關(guān)注員工在工作中的表現(xiàn)和成長(zhǎng)，對(duì)檔案中的工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等內(nèi)容進(jìn)行適時(shí)補(bǔ)充和完善。（三）檔案變更審批生涯檔案信息變更需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保變更信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。重大信息變更需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。七、生涯檔案的安全與保密（一）安全管理1.設(shè)立專門的生涯檔案保管場(chǎng)所，配備必要的防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案資料的安全。2.定期對(duì)生涯檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（二）保密措施1.對(duì)接觸生涯檔案的工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.嚴(yán)格限制生涯檔案查閱人員范圍，對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。3.禁止在非保密場(chǎng)所談?wù)?、傳播生涯檔案中的敏感信息。八、生涯檔案的銷毀（一）銷毀條件員工離職或其他原因不再需要保留生涯檔案時(shí)，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.人力資源部門提出生涯檔案銷毀申請(qǐng)，注明銷毀原因、檔案清單等。2.申請(qǐng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由人力資源部門會(huì)同相關(guān)部門共同對(duì)