單位檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指單位在各項(xiàng)工作中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：?jiǎn)挝粰n案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映單位各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：應(yīng)全面收集、整理單位工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息的泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的服務(wù)效能。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置單位設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)單位檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全單位檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)制定單位檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。3.組織開(kāi)展檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、管理和維護(hù)，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。5.建立檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。6.開(kāi)展檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，及時(shí)剔除失去保存價(jià)值的檔案。7.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。8.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高單位員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。9.做好檔案的提供利用工作，為單位各項(xiàng)工作提供檔案支持和服務(wù)。10.參與單位重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括單位制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、文件收發(fā)登記、簡(jiǎn)報(bào)、大事記等。2.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。3.人事管理類：包括員工招聘、錄用、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、工資福利、培訓(xùn)、退休等方面的檔案材料。4.業(yè)務(wù)工作類：包括單位在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、教學(xué)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、技術(shù)資料等。5.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等檔案材料。6.固定資產(chǎn)管理類：包括固定資產(chǎn)購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、處置等方面的文件材料和資產(chǎn)臺(tái)賬。7.基本建設(shè)類：包括單位新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。8.聲像檔案類：包括單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。9.電子檔案類：包括單位在辦公自動(dòng)化過(guò)程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在文件材料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門(mén)。3.對(duì)于重要的、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)一式多份，分別保存于不同的載體和地點(diǎn)。4.收集的檔案應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，采用統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)方法。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類別，如上述收集范圍中列舉的各類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固，便于保管和查閱。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案的類別、編號(hào)、題名等信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案的安全存放。2.檔案柜、檔案架應(yīng)排列整齊，編號(hào)清晰，便于檔案的查找和取用。3.檔案盒應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格，質(zhì)地堅(jiān)固，能夠有效保護(hù)檔案。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序依次存放于檔案柜、檔案架或檔案盒中。2.不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于管理和查閱。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)于安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案是指對(duì)單位具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如單位的重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的檔案是指對(duì)單位在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為16年至50年。4.短期保管的檔案是指對(duì)單位在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。5.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和單位實(shí)際情況進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同審核確定。（五）檔案清點(diǎn)與檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完整無(wú)損。2.清點(diǎn)和檢查的內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號(hào)、題名、保管期限、存放位置等。3.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。4.每年應(yīng)對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行全面檢查，包括庫(kù)房設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況、溫濕度控制情況、檔案的保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和單位實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估。2.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，判斷其是否具有保存價(jià)值。3.對(duì)于已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷(xiāo)毀。4.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行保管和處理，不得擅自銷(xiāo)毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀工作。（四）銷(xiāo)毀方法1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，確保檔案信息徹底銷(xiāo)毀。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方法進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷(xiāo)毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀過(guò)程符合規(guī)定要求。5.銷(xiāo)毀工作完成后，應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式等信息，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息的正確使用。2.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，保護(hù)檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。3.在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)維護(hù)檔案的完整和原貌，不得擅自涂改、偽造或損毀檔案。（二）利用范圍1.單位內(nèi)部各部門(mén)因工作需要，可查閱、借閱本部門(mén)形成的檔案。2.因工作需要跨部門(mén)查閱、借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.外單位因工作需要查閱、借閱單位檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、借閱。（三）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門(mén)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保查閱工作順利進(jìn)行。2.借閱：檔案利用者如需借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行復(fù)制。4.檔案利用者應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還借閱的檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為單位各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)單位現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合單位檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、分類、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全保障：建立檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全。4.信息化設(shè)備配備：配備必要的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、掃描設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等信息化設(shè)備，滿足檔案信息化管理的需要。（三）數(shù)字化檔案管理1.數(shù)字化檔案應(yīng)按照檔案整理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.數(shù)字化檔案應(yīng)存儲(chǔ)于安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立數(shù)字化檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案利用者快速檢索和獲取所需檔案信息。4.對(duì)數(shù)字化檔案的利用情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案的利用動(dòng)態(tài)。（四）檔案信息安全管理1.制定檔案信