街道檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)街道檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，為街道各項(xiàng)工作提供可靠的歷史依據(jù)和參考，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于街道辦事處各部門、各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則街道檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由街道檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全街道檔案工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映街道各項(xiàng)工作的真實(shí)情況和歷史面貌，嚴(yán)禁篡改、偽造檔案。3.完整性原則全面收集、整理街道工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案服務(wù)工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置街道設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全街道檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定街道檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管街道各部門、各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位移交的檔案，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、上架等整理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀已到保管期限的檔案，并做好銷毀記錄。5.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和共享。6.開展檔案利用服務(wù)工作，為街道各項(xiàng)工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策和工作參考提供依據(jù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高街道全體工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。8.對(duì)街道各部門、各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，確保檔案工作規(guī)范有序開展。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.街道黨工委、辦事處形成的各類文件、會(huì)議記錄、決議、決定、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.街道各部門在履行職能過程中形成的業(yè)務(wù)文件、工作臺(tái)賬、調(diào)研報(bào)告、合同協(xié)議、證照等。3.社區(qū)黨組織、居委會(huì)形成的各類文件、居民檔案、社區(qū)建設(shè)資料、活動(dòng)記錄等。4.所屬企事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理、人事管理等方面形成的檔案。5.街道在開展重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類文件、資料、照片、音像等。6.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與街道工作相關(guān)的文件、指示、批復(fù)等。7.街道與其他單位之間的往來文件、函件、協(xié)議等。8.反映街道歷史沿革、文化特色、地域風(fēng)貌等方面的資料。（二）收集要求1.各部門、各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門、本單位形成的各類檔案，并定期移交街道檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，確保檔案材料的真實(shí)性和原始性。對(duì)重要文件和資料應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，防止遺漏。3.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁、抽取文件內(nèi)容。對(duì)于破損、褪色的文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子文件的收集應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保電子文件的格式統(tǒng)一、內(nèi)容完整、存儲(chǔ)安全，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、社區(qū)建設(shè)類、經(jīng)濟(jì)發(fā)展類、社會(huì)事務(wù)類、文化教育類、衛(wèi)生健康類、安全管理類等類別，每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級(jí)類目。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案或一組檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)等多級(jí)編號(hào)方式，便于檔案的管理和查詢。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、頁(yè)數(shù)等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持文件的整齊美觀。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件的閱讀和利用。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息，便于存放和管理。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.街道檔案管理室應(yīng)具備專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材、防盜門窗、溫濕度計(jì)等，保證庫(kù)房環(huán)境適宜檔案保存。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置不同的功能區(qū)域，包括檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域應(yīng)布局合理，便于檔案的管理和利用。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。同時(shí)，應(yīng)建立紙質(zhì)檔案檢索工具，如索引卡片、電子目錄等，提高檔案查詢效率。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤、硬盤等多種形式，并定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。電子檔案應(yīng)按照一定的分類規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檢索和利用。3.照片、音像等特殊載體檔案應(yīng)單獨(dú)整理、編目，采用專門的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行保管，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容摘要等信息，便于查閱和利用。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括：街道黨工委、辦事處形成的具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的重要文件、會(huì)議記錄、決議、決定等；反映街道歷史沿革、重大事件、重要人物等方面的檔案；涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私且需長(zhǎng)期保存的檔案等。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括：街道各部門、各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件、資料、合同協(xié)議等；一般性的業(yè)務(wù)文件、工作臺(tái)賬等。短期保管的檔案保管期限為5年至15年，主要包括：臨時(shí)性的工作文件、一般性的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、短期的合同協(xié)議等。2.檔案保管期限的劃定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和檔案的實(shí)際價(jià)值進(jìn)行確定，并在檔案整理過程中明確標(biāo)注。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況與檔案登記記錄一致。2.清查盤點(diǎn)工作應(yīng)制定詳細(xì)的計(jì)劃，明確清查范圍、方法、人員分工等。清查過程中應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等信息，檢查檔案的保管狀況，如是否有破損、霉變、丟失等情況。3.對(duì)清查盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄和處理，如對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)、對(duì)丟失檔案進(jìn)行查找和補(bǔ)充等。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)清查結(jié)果對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，針對(duì)存在的問題提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案管理工作。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由街道檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門檔案管理人員代表、檔案專業(yè)人員等。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案的價(jià)值，主要從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷其是否具有查考利用價(jià)值。對(duì)于仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.鑒定檔案的保密性，對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，確保信息安全。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行清理，列出擬鑒定檔案清單。2.將擬鑒定檔案清單提交檔案鑒定工作小組，鑒定工作小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對(duì)鑒定為銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報(bào)街道分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)街道分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（四）銷毀記錄檔案銷毀工作完成后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)、審批文件等相關(guān)材料整理歸檔，作為檔案管理工作的重要記錄保存。同時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案銷毀情況進(jìn)行登記，記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、時(shí)間、地點(diǎn)等信息，以備查詢和審計(jì)。六、檔案利用（一）利用范圍1.街道內(nèi)部各部門在開展工作過程中，因查閱歷史文件、參考工作經(jīng)驗(yàn)、了解相關(guān)政策等需要，可利用檔案管理部門保管的檔案。2.社區(qū)居民因辦理相關(guān)事務(wù)、查詢個(gè)人檔案等需要，可按照規(guī)定程序申請(qǐng)利用社區(qū)檔案。3.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位因工作需要，經(jīng)街道檔案管理部門同意，可查閱街道相關(guān)檔案。4.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要，依法查閱街道相關(guān)檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)予以配合。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作，記錄查閱時(shí)間、利用者姓名、單位、查閱檔案名稱、用途等信息。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，檔案利用者應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或社區(qū)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批情況，辦理借閱手續(xù)，向利用者發(fā)放檔案，并要求利用者妥善保管，按時(shí)歸還。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制檔案名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或社區(qū)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批情況，安排專人負(fù)責(zé)復(fù)制工作，并對(duì)復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)和登記。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明“復(fù)制件”字樣，與原件具有同等效力。（三）利用審批1.街道內(nèi)部各部門利用檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批；社區(qū)利用檔案，由社區(qū)負(fù)責(zé)人審批。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位查閱街道檔案，需經(jīng)街道分管領(lǐng)導(dǎo)審批；司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等依法查閱檔案，應(yīng)按照相關(guān)法律程序辦理審批手續(xù)。3.檔案利用審批應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保檔案利用的合法性和安全性。審批人員應(yīng)認(rèn)真審核利用者的申請(qǐng)，對(duì)不符合規(guī)定的申請(qǐng)應(yīng)不予批準(zhǔn)，并說明理由。（四）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用方式、利用檔案名稱、用途等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案利用人次、利用檔案數(shù)量、利用方式分布、利用目的分類等。根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，總結(jié)檔案利用工作的經(jīng)驗(yàn)和不足，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的街道檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化流程，如檔案收集、整理、編目、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的信息化操作，減少人工干預(yù)，提高工作準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠，防止信息泄露和數(shù)據(jù)丟失。（二）電子檔案管理1.電子文件的形成、辦理和歸檔應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.對(duì)電子文件進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，與紙質(zhì)文件同步歸檔，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備完善的檢索功能，方便快速查詢和利用電子檔案。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案?jìng)浞莨芾碇贫?，定期檢查備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性，及時(shí)更新備份數(shù)據(jù)。4.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，對(duì)不同級(jí)別的用戶授予相應(yīng)的訪問權(quán)限，防止電子檔案被非法訪問、篡改或刪除。建立電子檔案安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)電子檔案的操作行為進(jìn)行記錄和審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）檔案信息化系統(tǒng)維護(hù)1.配備專業(yè)的技術(shù)人員負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查、升級(jí)和優(yōu)化，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)故障和漏洞，提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。2.建立檔案信息化系統(tǒng)數(shù)