法院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強法院檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在審判工作、司法政務及其他各項工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《人民法院檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)，結合本院實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本院各部門在工作中形成的各類檔案，包括但不限于案件卷宗、文書檔案、聲像檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本院檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則各部門應確保所形成檔案的真實性和完整性，如實反映工作過程和結果，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.安全保密原則加強檔案安全保密工作，采取必要的安全防護措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露，確保檔案信息安全。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為本院各項工作提供及時、有效的檔案信息服務，方便檔案利用者查閱和使用檔案。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置本院設立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責全院檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本院檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管全院各類檔案，確保檔案的齊全、完整和安全。3.開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理效率和利用水平。4.編制檔案檢索工具，開展檔案編研工作，為本院各項工作提供檔案信息服務。5.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員業(yè)務素質。6.依法依規(guī)做好檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質量和安全。7.積極開發(fā)利用檔案資源，為審判工作、司法改革、隊伍建設等提供決策依據(jù)和歷史參考。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.案件卷宗各類案件從立案到結案過程中形成的全部材料，包括起訴書、答辯狀、證據(jù)材料、庭審筆錄、裁判文書等。2.文書檔案本院制發(fā)的各類文件、請示、報告、通知、會議紀要等；上級機關下發(fā)的與本院工作相關的文件、指示等；本院收到的各類來文、函件等。3.聲像檔案本院工作中形成的照片、錄音、錄像等資料，如重大案件庭審現(xiàn)場照片、重要會議錄像、領導視察工作影像等。4.電子檔案以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、案件信息等，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、審判流程管理系統(tǒng)中的案件數(shù)據(jù)、電子訴訟檔案等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理后移交檔案管理部門。2.收集的檔案材料應真實、完整、準確，字跡清晰，簽署完備，載體應符合耐久性要求，禁止使用易褪色的書寫材料。3.對于電子檔案，應確保數(shù)據(jù)的真實性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲要求進行整理和移交。（三）歸檔程序1.檔案管理人員對接收的檔案材料進行初步審核，檢查檔案材料是否齊全、完整，整理是否符合要求。2.對符合要求的檔案材料進行分類、編號、編目，編制檔案目錄清單，建立檔案實體分類庫和電子目錄數(shù)據(jù)庫。3.將整理好的檔案材料裝入檔案盒，填寫檔案盒封面、盒脊相關信息，按照檔案存放順序上架排列，實現(xiàn)檔案實體的有序管理。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.案件卷宗按照案件類型進行分類，如刑事、民事、行政等，再根據(jù)案件審理程序的不同階段進行細分。2.文書檔案采用年度保管期限機構（問題）分類法。即先按年度分類，再按保管期限分為永久、長期、短期，然后按機構（問題）進行細分。3.聲像檔案按照載體形式、內容主題等進行分類，如照片檔案可按拍攝時間、事件類別等分類；錄音錄像檔案可按錄制時間、錄制內容等分類。4.電子檔案按照檔案的來源、類型、年度等進行分類，建立電子檔案分類體系，確保電子檔案的有序存儲和檢索。（三）編號與編目1.編號為每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號，編號應體現(xiàn)檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于檔案的識別和管理。2.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等項目，詳細記錄檔案的基本信息，方便檔案的查找和利用。（四）裝訂與裝盒1.案件卷宗對案件材料進行系統(tǒng)排列后，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保卷宗牢固、整齊。裝訂后的卷宗裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和盒脊相關信息。2.文書檔案將每份文件材料按順序排列整齊，采用左側裝訂的方式進行裝訂，裝入檔案盒后填寫相關信息。3.聲像檔案照片應粘貼在照片檔案冊上，并注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息；錄音錄像檔案應制作標簽，注明錄制時間、內容摘要等，然后進行分類存放。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設施。2.庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放1.按照檔案分類體系，將檔案有序存放在檔案架上，不同類別、保管期限的檔案應分開存放，便于查找和管理。2.檔案架應排列整齊，標識清晰，注明檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的日常巡查，確保安全設施正常運行，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。2.嚴格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，檔案管理人員應認真核對檔案出入庫的數(shù)量、種類、時間等信息，確保檔案的安全流轉。3.定期對檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況應及時報告并采取相應措施。4.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，確保檔案管理工作安全有序進行。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應嚴格遵守國家法律法規(guī)和本院檔案管理制度，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務審判原則以服務審判工作為核心，充分發(fā)揮檔案在案件審理、司法裁判等方面的參考作用。3.方便快捷原則優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案檢索效率，為利用者提供方便快捷的檔案信息服務。（二）利用范圍1.本院工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.當事人及代理人因訴訟需要查閱、復制相關案件檔案。3.有關單位和個人因工作需要，按照規(guī)定程序查閱本院檔案。（三）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記工作。2.借閱本院工作人員因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制當事人及代理人因訴訟需要復制案件檔案的，應按照規(guī)定程序提交申請，經(jīng)批準后，檔案管理部門可為其提供復制服務，并收取相應的復制費用。（四）利用登記建立檔案利用登記制度，詳細記錄檔案利用的時間、利用者姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱及數(shù)量、歸還時間等信息，確保檔案利用情況可追溯。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關檔案鑒定的規(guī)定和標準，結合本院檔案實際情況，對檔案進行科學、準確的鑒定，確保檔案的留存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門資深法官及檔案管理人員等組成，負責對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定標準1.案件卷宗根據(jù)案件的重要性、時效性、歷史價值等因素進行鑒定，對于已過保管期限且無保存價值的案件卷宗，可考慮銷毀。2.文書檔案按照保管期限的規(guī)定，對文書檔案進行鑒定。對于已過保管期限，且在今后工作中不再具有查考利用價值的文書檔案，可予以銷毀。3.聲像檔案根據(jù)聲像檔案的內容重要性、歷史意義等進行鑒定，對于重復、無保存價值的聲像檔案，可進行清理。4.電子檔案結合電子檔案的存儲期限、數(shù)據(jù)備份情況等進行鑒定，對超過保存期限且無利用價值的電子檔案，可進行刪除或遷移。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，形成檔案鑒定報告。2.將檔案鑒定報告提交本院分管領導審批，經(jīng)批準后，確定銷毀檔案清單。3.檔案管理部門按照檔案銷毀清單，對擬銷毀的檔案進行清點核對，確保無誤。4.采用合適的方式對檔案進行銷毀，如紙質檔案可采用焚燒、粉碎等方式；電子檔案可進行數(shù)據(jù)擦除等處理。5.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，記錄材料應歸檔保存。八、檔案信息化建設（一）建設目標以提高檔案管理效率和利用水平為目標，推進檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化。（二）建設內容1.檔案數(shù)字化對館藏檔案進行全面數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和檢索。2.檔案管理系統(tǒng)建設開發(fā)或選用適合本院檔案管理工作的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全保障建立健全檔案信息化安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等安全措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）數(shù)字化流程1.檔案掃描按照檔案整理要求，對紙質檔案進行掃描，掃描分辨率應符合檔案管理部門規(guī)定的標準，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理對掃描后的圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質量。3.數(shù)據(jù)掛接將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫進行掛接，建立電子檔案與紙質檔案的對應關系。4.數(shù)據(jù)存儲將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）系統(tǒng)功能1.檔案管理實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、編目、存儲等功能，提高檔案管理工作的效率和準確性。2.檢索利用提供多種檢索方式，方便利用者快速查找所需檔案信息，并可在線查閱、下載、打印檔案資料。3.權限管理設置不同的用戶權限，對檔案的訪問和操作進行嚴格控制，確保檔案信息安全。4.統(tǒng)計分析對檔案利用情況、檔案數(shù)量等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體本院紀檢監(jiān)察部門負責對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檔案管理部門負責對各部門檔案管理工作進行日常指導和檢查。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理部門的工作開展情況，如檔案庫房的安全管理、檔案信息化建設等。3.各部門檔案管理工作的落實情況，如檔案收集的及時性、整理的規(guī)范性等。（三）檢查方式1.定期檢查每年定期對檔案管理工作進行全面檢查，檢查內容包括檔案實體管理、檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設、檔案利用情況等。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，不定期對部分部門的檔案管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問