單位檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)單位檔案的管理與利用，充分發(fā)揮檔案在單位各項(xiàng)工作中的作用，提高工作效率和決策科學(xué)性，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位各部門及全體員工在檔案利用方面的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案利用活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案利用過程中，切實(shí)保障檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.服務(wù)至上原則：以滿足單位各項(xiàng)工作需求為出發(fā)點(diǎn)，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、檔案利用范圍（一）內(nèi)部工作需要1.行政管理：為制定政策、規(guī)劃、計(jì)劃等提供參考依據(jù)，查閱相關(guān)文件、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等檔案資料。2.業(yè)務(wù)開展：在項(xiàng)目策劃、執(zhí)行、評(píng)估等環(huán)節(jié)，利用檔案中的技術(shù)資料、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等，保障業(yè)務(wù)工作的順利進(jìn)行。3.人事管理：用于員工招聘、考核、晉升、培訓(xùn)等工作，查閱員工檔案、考勤記錄、獎(jiǎng)懲情況等。（二）對(duì)外提供服務(wù)1.向有關(guān)部門報(bào)送資料：按照法律法規(guī)要求或相關(guān)部門的規(guī)定，提供檔案資料作為證明材料或工作匯報(bào)依據(jù)。2.應(yīng)對(duì)審計(jì)、檢查等：配合審計(jì)機(jī)關(guān)、上級(jí)主管部門等的審計(jì)、檢查工作，提供所需的檔案資料。三、檔案利用流程（一）提出申請(qǐng)1.填寫申請(qǐng)表：利用者需填寫檔案利用申請(qǐng)表，詳細(xì)注明利用檔案的目的、內(nèi)容、范圍、時(shí)間等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審批：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)利用目的合理、利用范圍適當(dāng)。（二）檔案部門審核1.審查申請(qǐng)內(nèi)容：檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審查，核實(shí)利用者身份及申請(qǐng)事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性。2.確定利用方式：根據(jù)檔案的性質(zhì)、密級(jí)及利用者需求，確定檔案的利用方式，如查閱、借閱、復(fù)制等。（三）辦理利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：利用者憑有效證件到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)審批后的申請(qǐng)表提供檔案，并在查閱登記表上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱手續(xù)：如需借閱檔案，利用者需填寫借閱登記表，注明借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制手續(xù)：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。（四）利用過程管理1.現(xiàn)場查閱：利用者在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)保持安靜，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.借閱管理：借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，不得在檔案上進(jìn)行任何形式的處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（五）歸還檔案1.按時(shí)歸還：利用者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檢查驗(yàn)收：檔案管理人員在接收歸還的檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與利用者溝通解決。四、檔案利用的安全與保密（一）安全保障1.檔案保管場所安全：檔案管理部門應(yīng)確保檔案保管場所的安全，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備。2.利用過程安全：在檔案利用過程中，檔案管理人員應(yīng)密切關(guān)注利用者的行為，確保檔案不受到任何形式的損壞或丟失。（二）保密措施1.密級(jí)劃分：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案劃分為不同的密級(jí)，如絕密級(jí)、機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)等。2.利用限制：嚴(yán)格限制涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息檔案的利用范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得向無關(guān)人員提供。3.人員管理：檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。對(duì)涉及保密檔案的利用活動(dòng)，應(yīng)進(jìn)行全程監(jiān)督。五、特殊檔案利用規(guī)定（一）電子檔案利用1.權(quán)限管理：對(duì)電子檔案的利用設(shè)置不同的權(quán)限，根據(jù)利用者的工作需要和職責(zé)范圍，授予相應(yīng)的訪問權(quán)限。2.技術(shù)保障：利用電子檔案時(shí)，應(yīng)確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)的安全，防止電子檔案被非法篡改、刪除或泄露。（二）歷史檔案利用1.保護(hù)原則：歷史檔案具有重要的歷史價(jià)值和文化價(jià)值，在利用過程中應(yīng)遵循保護(hù)為主、合理利用的原則。2.專業(yè)指導(dǎo)：如需利用歷史檔案，應(yīng)在檔案管理部門專業(yè)人員的指導(dǎo)下進(jìn)行，確保利用活動(dòng)的科學(xué)性和規(guī)范性。（三）重要業(yè)務(wù)檔案利用1.專項(xiàng)審批：對(duì)于涉及單位重要業(yè)務(wù)、關(guān)鍵技術(shù)等的檔案利用，應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)審批，確保利用活動(dòng)符合單位整體利益和業(yè)務(wù)發(fā)展需要。2.跟蹤管理：對(duì)重要業(yè)務(wù)檔案的利用過程進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)掌握利用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：檔案管理部門定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.外部監(jiān)督：接受上級(jí)主管部門、審計(jì)機(jī)關(guān)等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作。（二）考核辦法1.建立考核指標(biāo)：制定檔案利用工作的考核指標(biāo)，如檔案利用率、利用效果評(píng)估、安全保密情況等。2.考核結(jié)果應(yīng)用：將考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績效掛鉤，對(duì)檔案利用工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)