文件檔案存檔制度一、總則（一）目的為了加強公司文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于文件檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類文件檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司文件檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保文件檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則文件檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，保證文件檔案內(nèi)容的完整性，不得隨意篡改或缺失。3.便于利用原則文件檔案的整理和存儲應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，確保文件檔案的安全，防止文件檔案的泄露、丟失和損壞，對涉及公司機密的文件檔案要嚴(yán)格保密。二、文件檔案的分類與編號（一）文件檔案的分類1.行政文件類包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等行政公文。2.業(yè)務(wù)文件類涵蓋公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、訂單、業(yè)務(wù)報表、項目文檔等。3.財務(wù)文件類包含會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)相關(guān)文件。4.人事文件類涉及員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動合同等人事管理文件。5.技術(shù)文件類如公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。6.其他文件類不屬于以上分類的其他各類文件，如會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、宣傳資料等。（二）文件檔案的編號1.編號規(guī)則采用分類編號法，按照文件檔案的分類，為每一類文件檔案編制獨立的編號體系。編號由字母和數(shù)字組成，字母表示文件檔案的類別，數(shù)字表示該類別下文件檔案的順序號。例如：行政文件類編號為XZ001，業(yè)務(wù)文件類編號為YW001等。2.編號的唯一性每個文件檔案都有唯一的編號，確保在管理過程中能夠準(zhǔn)確識別和區(qū)分不同的文件檔案。3.編號變更文件檔案的編號一經(jīng)確定，不得隨意變更。如因特殊原因需要變更編號，應(yīng)在檔案管理部門進(jìn)行詳細(xì)記錄，并確保相關(guān)文件檔案的索引和查詢不受影響。三、文件檔案的形成與收集（一）文件檔案的形成1.各部門職責(zé)公司各部門負(fù)責(zé)本部門工作中各類文件檔案的形成。在日常工作中，應(yīng)明確文件檔案的形成要求和流程，確保文件檔案的質(zhì)量。2.文件起草與審核文件起草人應(yīng)按照公司的格式規(guī)范和內(nèi)容要求起草文件，確保文件表述準(zhǔn)確、清晰。文件起草完成后，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，重要文件還應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.文件簽署與印發(fā)審核通過的文件，按照規(guī)定的簽署流程進(jìn)行簽署，然后交由公司行政部門統(tǒng)一印發(fā)。行政部門應(yīng)做好文件印發(fā)的登記工作，記錄文件的印發(fā)時間、文號、標(biāo)題、印發(fā)范圍等信息。（二）文件檔案的收集1.定期收集檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的文件檔案進(jìn)行收集，確保文件檔案及時歸檔。收集周期根據(jù)公司實際情況確定，一般為每月或每季度一次。2.臨時收集在特殊情況下，如公司重大項目結(jié)束、重要會議召開后等，檔案管理部門應(yīng)及時組織臨時收集，確保相關(guān)文件檔案不遺漏。3.收集要求檔案管理部門在收集文件檔案時，應(yīng)與各部門進(jìn)行交接，辦理交接手續(xù)，明確交接雙方的責(zé)任。收集的文件檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意拆換、涂改或丟失。四、文件檔案的整理與歸檔（一）文件檔案的整理1.分類整理檔案管理人員按照文件檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件檔案進(jìn)行分類整理。將同一類別的文件檔案放在一起，便于查找和管理。2.裝訂與編目對紙張文件進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。同時，為每份文件檔案編制目錄，目錄應(yīng)包含文件編號、標(biāo)題、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索。3.電子文件整理對于電子文件，應(yīng)按照文件的類別和時間順序進(jìn)行整理，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并對文件進(jìn)行命名，確保文件名能夠準(zhǔn)確反映文件的內(nèi)容和性質(zhì)。同時，對電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）文件檔案的歸檔1.歸檔流程整理好的文件檔案經(jīng)檔案管理人員核對無誤后，按照編號順序進(jìn)行歸檔。歸檔時，應(yīng)將文件檔案放入相應(yīng)的檔案盒或檔案柜中，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明類別和編號范圍。2.歸檔時間文件檔案應(yīng)在形成后的規(guī)定時間內(nèi)歸檔，一般不超過一個月。對于重要緊急的文件檔案，應(yīng)及時歸檔。3.歸檔標(biāo)識在歸檔的文件檔案上應(yīng)加蓋歸檔章，注明歸檔日期、歸檔人等信息，以便追溯和查詢。五、文件檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保文件檔案的安全保管。2.庫房設(shè)施檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案架、檔案盒等。同時，應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對庫房進(jìn)行實時監(jiān)控。（二）保管期限1.保管期限劃分根據(jù)文件檔案的重要性和時效性，將文件檔案的保管期限劃分為永久、長期和短期。永久保管的文件檔案是指具有重要歷史價值和查考利用價值的文件檔案；長期保管的文件檔案保管期限一般為15年至50年；短期保管的文件檔案保管期限一般為5年以下。2.保管期限確定檔案管理部門應(yīng)根據(jù)文件檔案的性質(zhì)和公司的實際情況，確定每份文件檔案的保管期限。在文件檔案歸檔時，應(yīng)在目錄和文件上注明保管期限。3.保管期限調(diào)整文件檔案的保管期限如需調(diào)整，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。調(diào)整后的保管期限應(yīng)及時在檔案管理系統(tǒng)中更新，并通知相關(guān)部門。（三）檔案保管要求1.存放有序檔案應(yīng)按照類別和編號順序存放，便于查找和取用。同時，應(yīng)定期對檔案進(jìn)行盤點，確保檔案的數(shù)量和完整性。2.安全防護(hù)加強檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫房。定期檢查庫房設(shè)施設(shè)備的運行情況，確保其正常工作。對檔案進(jìn)行定期消毒、殺蟲，防止檔案受到損壞。3.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害或其他原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時,應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。六、文件檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部員工因工作需要查閱文件檔案，應(yīng)填寫《文件檔案查閱申請表》，注明查閱的文件檔案名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱因特殊原因需要向外部單位或個人提供文件檔案查閱的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并與查閱方簽訂保密協(xié)議。查閱方應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行查閱，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露公司文件檔案內(nèi)容。3.特殊文件查閱涉及公司機密的文件檔案，查閱權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格控制，僅限于公司高層管理人員和相關(guān)保密人員。查閱此類文件檔案，需經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)，并在檔案管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行查閱。（二）查閱流程1.申請查閱人填寫《文件檔案查閱申請表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱人的查閱目的和工作需要，對申請表進(jìn)行審批。對于重要文件檔案的查閱申請，應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱審批通過后，查閱人持申請表到檔案管理部門查閱文件檔案。檔案管理人員應(yīng)按照申請表上的要求，提供相應(yīng)的文件檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人姓名、部門、查閱文件檔案名稱、編號、查閱目的等信息。4.歸還查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將文件檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對歸還的文件檔案進(jìn)行檢查，確保文件檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）利用限制1.不得擅自復(fù)制未經(jīng)檔案管理部門同意，查閱人不得擅自復(fù)制文件檔案。如因工作需要確需復(fù)制的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理復(fù)制手續(xù)。2.不得泄露內(nèi)容查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得將查閱的文件檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。對于涉及公司機密的文件檔案，查閱人應(yīng)承擔(dān)保密責(zé)任。3.合理利用查閱人應(yīng)在規(guī)定的時間和范圍內(nèi)合理利用文件檔案，不得將文件檔案用于非工作目的。七、文件檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.鑒定周期檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的文件檔案進(jìn)行鑒定，鑒定周期一般為每五年一次。2.鑒定小組成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門相關(guān)人員組成的鑒定小組，負(fù)責(zé)對文件檔案進(jìn)行鑒定。鑒定小組應(yīng)根據(jù)文件檔案的保管期限、重要性、查考利用價值等因素，對文件檔案進(jìn)行綜合評估。3.鑒定標(biāo)準(zhǔn)鑒定小組應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的文件檔案管理制度，制定具體的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確文件檔案的銷毀條件、留存條件等內(nèi)容。（二）銷毀流程1.編制銷毀清單鑒定小組對需要銷毀的文件檔案進(jìn)行逐一核對，編制《文件檔案銷毀清單》。銷毀清單應(yīng)包括文件檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.審批《文件檔案銷毀清單》經(jīng)鑒定小組組長審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實施經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實施文件檔案的銷毀工作。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保文件檔案無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作