招標(biāo)檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)招標(biāo)檔案管理，規(guī)范招標(biāo)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用，確保招標(biāo)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為公司各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有招標(biāo)項(xiàng)目檔案的管理，包括但不限于招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書等相關(guān)文件資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則招標(biāo)檔案由公司指定的檔案室進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則招標(biāo)檔案應(yīng)如實(shí)反映招標(biāo)活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則加強(qiáng)招標(biāo)檔案的安全保密措施，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善招標(biāo)檔案室管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司的招標(biāo)檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.建立招標(biāo)檔案管理臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.定期對(duì)招標(biāo)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房整潔、通風(fēng)良好，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性。7.積極開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目招標(biāo)檔案的收集、整理和初步審核工作，并按照規(guī)定及時(shí)移交檔案室。2.確保本項(xiàng)目招標(biāo)檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，對(duì)檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.在項(xiàng)目招標(biāo)過程中，指導(dǎo)和督促相關(guān)人員做好檔案資料的收集和整理工作。4.配合檔案室做好檔案的查詢、借閱等利用工作。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)積極配合檔案室做好招標(biāo)檔案的管理工作，及時(shí)將本部門在招標(biāo)活動(dòng)中形成的文件資料移交檔案室。2.在辦理涉及招標(biāo)檔案的事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行，不得擅自查閱、復(fù)制、銷毀檔案。三、檔案收集（一）收集范圍1.招標(biāo)活動(dòng)前期文件，包括招標(biāo)計(jì)劃、項(xiàng)目審批文件、資金來源證明等。2.招標(biāo)公告、招標(biāo)文件（含澄清文件、修改文件等）。3.投標(biāo)文件（含資格預(yù)審申請(qǐng)文件、投標(biāo)函、投標(biāo)報(bào)價(jià)表、技術(shù)規(guī)格偏離表、商務(wù)條款偏離表等）。4.開標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)候選人公示、中標(biāo)通知書。5.合同文件（含采購合同、建設(shè)工程合同等）。6.與招標(biāo)活動(dòng)相關(guān)的其他文件資料，如質(zhì)疑函、投訴處理決定書等。（二）收集要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在招標(biāo)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將本項(xiàng)目的招標(biāo)檔案資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)文件應(yīng)使用A4規(guī)格紙張，電子文件應(yīng)格式規(guī)范、存儲(chǔ)完整。3.對(duì)于同一項(xiàng)目的不同版本文件，應(yīng)一并收集，并注明版本號(hào)和形成時(shí)間。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)招標(biāo)檔案按照項(xiàng)目類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類，具體分類如下：1.工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)檔案前期文件招標(biāo)公告招標(biāo)文件投標(biāo)文件開標(biāo)記錄評(píng)標(biāo)報(bào)告中標(biāo)通知書合同文件其他文件2.貨物采購項(xiàng)目招標(biāo)檔案前期文件招標(biāo)公告招標(biāo)文件投標(biāo)文件開標(biāo)記錄評(píng)標(biāo)報(bào)告中標(biāo)通知書合同文件其他文件3.服務(wù)采購項(xiàng)目招標(biāo)檔案前期文件招標(biāo)公告招標(biāo)文件投標(biāo)文件開標(biāo)記錄體評(píng)標(biāo)報(bào)告中標(biāo)通知書合同文件其他文件（二）編號(hào)規(guī)則招標(biāo)檔案編號(hào)采用“項(xiàng)目編號(hào)+檔案類別+流水號(hào)”的方式，具體如下：1.項(xiàng)目編號(hào)：按照公司項(xiàng)目管理編號(hào)規(guī)則編制。2.檔案類別：用兩位數(shù)字表示，如“01”表示前期文件，“02”表示招標(biāo)公告，“03”表示招標(biāo)文件等。3.流水號(hào)：按照檔案形成時(shí)間順序依次編制，從“001”開始。例如，某工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)檔案編號(hào)為“[項(xiàng)目編號(hào)]01001”，表示該項(xiàng)目的前期文件中的第一份檔案。（三）裝訂要求：1.檔案資料應(yīng)按照分類順序依次排列，采用左側(cè)裝訂的方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。2.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其符合A4規(guī)格。3.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容。2.檔案題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，日期應(yīng)填寫檔案形成的具體年月日。3.目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份裝訂在檔案首頁，一份單獨(dú)成冊(cè)。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在檔案整理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將招標(biāo)檔案移交檔案室歸檔。（二）歸檔程序1.檔案室接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)退還項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行補(bǔ)充或修正。2.檔案室按照檔案編號(hào)順序?qū)n案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。3.將檔案盒存放在檔案架上，并在檔案管理臺(tái)賬中登記檔案的歸檔情況。六、檔案保管（一）保管期限招標(biāo)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體如下：1.永久保管的檔案：涉及公司重大利益、具有重要?dú)v史價(jià)值或法律意義的文件資料，如公司成立以來的重要招標(biāo)項(xiàng)目檔案、涉及重大訴訟案件的招標(biāo)檔案等。國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定需要永久保管的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：保存期限為[X]年的檔案，主要包括公司一般招標(biāo)項(xiàng)目檔案、合同履行期限較長(zhǎng)的項(xiàng)目檔案等。3.短期保管的檔案：保存期限為[X]年的檔案，主要包括一般性招標(biāo)項(xiàng)目檔案、合同履行期限較短的項(xiàng)目檔案等。（二）保管要求1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。七、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱、借閱招標(biāo)檔案。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱、借閱檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用程序1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《招標(biāo)檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號(hào)、查閱或借閱目的、查閱或借閱時(shí)間等內(nèi)容。2.《招標(biāo)檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。3.檔案室根據(jù)審批意見，為查閱、借閱人員提供檔案，并做好登記工作。查閱人員應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱、借閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、標(biāo)注、污損等，如因工作需要摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意。摘錄或復(fù)制的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得泄露或用于其他目的。（三）歸還要求借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案室應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案室應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的招標(biāo)檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作由檔案室負(fù)責(zé)人組織，相關(guān)部門人員參加。2.鑒定人員應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《招標(biāo)檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。