離崗檔案移交制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織離崗人員檔案的移交工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的管理和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有因離職、退休、調(diào)動等原因離崗的員工檔案移交工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交工作嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.真實準確原則：確保移交檔案內(nèi)容真實、準確、完整，如實反映離崗人員的工作經(jīng)歷和業(yè)績等情況。3.及時完整原則：離崗人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成檔案移交，移交的檔案應(yīng)齊全完整，避免遺漏重要材料。4.安全保密原則：在檔案移交過程中，要確保檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案范圍及內(nèi)容（一）人事檔案1.員工履歷材料：包括個人基本信息登記表、學歷學位證書、身份證復印件等。2.自傳材料：個人撰寫的反映自身經(jīng)歷、思想變化等情況的材料（如有）。3.考核鑒定材料：年度考核表、績效考核記錄、獎懲決定等。4.學歷學位、培訓和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：學歷學位證書、培訓結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書及評審材料等。5.政審材料：入黨、入團、出國（境）等政審材料。6.黨團材料：入黨志愿書、入團志愿書、黨員轉(zhuǎn)正申請書等。7.工資、任免、出國（境）和會議代表材料：工資變動審批表、任免文件、出國（境）審批材料、參加重要會議的相關(guān)材料等。8.其他可供組織參考的材料：個人述職報告、工作總結(jié)、科研成果等。（二）業(yè)務(wù)檔案1.工作成果材料：項目報告、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)文檔、工作記錄等與離崗人員工作相關(guān)的成果性材料。2.客戶資料：涉及離崗人員所接觸和服務(wù)的客戶信息，包括客戶聯(lián)系方式、業(yè)務(wù)往來記錄等（如涉及保密規(guī)定，需按規(guī)定進行處理）。3.培訓資料：離崗人員參加內(nèi)部培訓或外部培訓的相關(guān)資料，如培訓教材、培訓證書等。4.其他業(yè)務(wù)相關(guān)材料：與離崗人員業(yè)務(wù)工作直接相關(guān)的其他各類材料。三、移交流程（一）離崗人員準備1.離崗人員在接到離崗通知后，應(yīng)主動清理個人檔案，確保檔案材料齊全、完整、真實。2.對需要補充或完善的材料，應(yīng)及時向所在部門或相關(guān)機構(gòu)申請辦理。3.整理好的檔案應(yīng)按照檔案類別和時間順序進行分類裝訂，并填寫檔案目錄清單一式兩份，一份留存，一份隨檔案移交。（二）部門初審1.離崗人員所在部門負責對其檔案進行初審。2.審查內(nèi)容包括檔案材料的完整性、準確性、真實性，以及檔案整理是否符合要求。3.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，部門應(yīng)及時通知離崗人員進行補充或更正，并在檔案目錄清單上注明問題及處理情況。4.初審通過后，部門負責人在檔案目錄清單上簽字確認，并加蓋部門公章。（三）檔案移交1.離崗人員將初審通過的檔案及檔案目錄清單一并提交至公司/組織的檔案管理部門。2.檔案管理部門指定專人接收檔案，并對檔案的數(shù)量、完整性、整理情況等進行再次核對。3.核對無誤后，接收人員在檔案目錄清單上簽字，并填寫檔案移交登記表，詳細記錄檔案移交的時間、檔案名稱、數(shù)量、移交人、接收人等信息。4.檔案管理部門對接收的檔案進行妥善保管，并按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進行分類、編號、上架等操作。（四）特殊情況處理1.如離崗人員因特殊原因無法親自辦理檔案移交手續(xù)，可委托他人代為辦理。委托辦理時，需出具書面委托書，明確委托事項、委托期限、委托人及受托人的相關(guān)信息，并由委托人簽字確認。受托人應(yīng)按照本制度規(guī)定的移交流程辦理檔案移交手續(xù)。2.對于涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，在移交過程中應(yīng)嚴格按照公司/組織的保密規(guī)定進行處理，采取加密存儲、限制查閱權(quán)限等措施，確保信息安全。四、交接責任（一）離職人員責任1.離職人員對本人檔案的真實性、完整性負責，確保移交的檔案材料真實反映其工作經(jīng)歷和業(yè)績等情況。2.離職人員應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求完成檔案整理和移交工作，如因個人原因?qū)е聶n案移交延誤或不完整，應(yīng)承擔相應(yīng)責任。3.離職人員應(yīng)妥善保管本人檔案，在離職前不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案材料。（二）所在部門責任1.所在部門負責對離職人員檔案進行初審，確保檔案材料符合要求。2.部門應(yīng)協(xié)助離職人員完成檔案整理工作，提供必要的支持和指導。3.如因部門審查不嚴導致檔案存在問題，部門負責人應(yīng)承擔相應(yīng)責任。（三）檔案管理部門責任1.檔案管理部門負責接收、保管和管理離職人員檔案，確保檔案的安全和完整。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的流程辦理檔案移交手續(xù)，對接收的檔案進行認真核對和登記。3.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案管理制度，定期對檔案進行整理、檢查和維護，防止檔案損壞、丟失或信息泄露。如因檔案管理部門原因?qū)е聶n案出現(xiàn)問題，相關(guān)責任人應(yīng)承擔相應(yīng)責任。五、檔案保管與利用（一）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，保證檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風良好，溫度、濕度符合國家標準要求。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進行分類存放，建立檔案索引和檢索系統(tǒng)，便于查找和利用。同時，應(yīng)定期對紙質(zhì)檔案進行清點和核對，確保檔案數(shù)量準確、無破損、無霉變。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，并采用安全可靠的存儲介質(zhì)和存儲方式。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定進行分類、編號、命名，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便查詢和使用。同時，要定期對電子檔案進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)完整、準確。4.檔案管理部門應(yīng)建立檔案借閱登記制度，對檔案的借閱情況進行詳細記錄，包括借閱時間、借閱人、借閱檔案名稱、歸還時間等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因需要延期借閱，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。（二）檔案利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，為查閱人員提供必要的檔案查閱服務(wù)，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內(nèi)容。3.因工作需要復印檔案材料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的格式和數(shù)量進行復印。復印后的檔案材料應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，注明復印日期和用途。4.涉及公司/組織機密或敏感信息的檔案，查閱和利用應(yīng)嚴格按照公司/組織的保密規(guī)定進行審批，限制查閱范圍和使用方式，確保信息安全。六、監(jiān)督檢查與責任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織應(yīng)定期對離崗檔案移交制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保制度的有效實施。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案移交流程的執(zhí)行情況、檔案的完整性和準確性、檔案保管和利用情況等。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題，并向上級主管部門報告自查情況。（二）責任追究1.對于違反本制度規(guī)定的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責任人給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違反本制度規(guī)定導致檔案信息泄露、檔案丟失或損壞等嚴重后果的，公司/組織將依法追究相關(guān)責任人的法律責任。3.