財(cái)務(wù)檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財(cái)務(wù)檔案管理工作。（三）定義1.財(cái)務(wù)檔案：指公司在各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)資料。2.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證和記賬憑證，是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書(shū)面證明，是登記賬簿的依據(jù)。3.會(huì)計(jì)賬簿：指以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬及其他輔助性賬簿。4.財(cái)務(wù)報(bào)告：指公司對(duì)外提供的反映公司某一特定日期財(cái)務(wù)狀況和某一會(huì)計(jì)期間經(jīng)營(yíng)成果、現(xiàn)金流量等會(huì)計(jì)信息的文件，包括年度、半年度、季度和月度財(cái)務(wù)報(bào)告。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理財(cái)務(wù)檔案工作，各分公司、子公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本單位財(cái)務(wù)檔案的具體管理，并接受公司財(cái)務(wù)部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.依法合規(guī)原則。財(cái)務(wù)檔案管理工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保財(cái)務(wù)檔案的合法性、真實(shí)性和完整性。3.安全保密原則。采取有效措施確保財(cái)務(wù)檔案的安全，防止財(cái)務(wù)檔案的損壞、丟失和泄密。對(duì)涉及公司商業(yè)秘密的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密。4.便于利用原則。財(cái)務(wù)檔案的整理、保管和利用應(yīng)便于查閱和檢索，滿(mǎn)足公司經(jīng)營(yíng)管理和決策的需要。二、財(cái)務(wù)檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：包括年度、半年度、季度和月度財(cái)務(wù)報(bào)告，以及財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等。4.其他會(huì)計(jì)資料類(lèi)：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等。（二）編號(hào)1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類(lèi)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.會(huì)計(jì)憑證編號(hào)：按照月份和憑證順序號(hào)進(jìn)行編號(hào)，如“20XX年X月001號(hào)”。3.會(huì)計(jì)賬簿編號(hào)：總賬編號(hào)為“1”，明細(xì)賬編號(hào)為“2”，日記賬編號(hào)為“3”，固定資產(chǎn)卡片編號(hào)為“4”，其他輔助性賬簿編號(hào)為“5”，并在賬簿首頁(yè)注明編號(hào)。4.財(cái)務(wù)報(bào)告編號(hào)：按照年份和報(bào)告期進(jìn)行編號(hào)，如“20XX年度第1期”。5.其他會(huì)計(jì)資料編號(hào)：按照資料類(lèi)別和順序號(hào)進(jìn)行編號(hào)，如“銀行存款余額調(diào)節(jié)表20XX年X月001號(hào)”。三、財(cái)務(wù)檔案的整理與裝訂（一）會(huì)計(jì)憑證的整理與裝訂1.每月終了，會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將本月的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行整理。整理時(shí)，應(yīng)將原始憑證按照記賬憑證的編號(hào)順序進(jìn)行排列，檢查原始憑證的張數(shù)、內(nèi)容是否齊全，對(duì)破損或褪色的原始憑證應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.記賬憑證應(yīng)按照編號(hào)順序進(jìn)行整理，并檢查記賬憑證的日期、編號(hào)、摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、附件張數(shù)等是否齊全、準(zhǔn)確。3.會(huì)計(jì)憑證整理完畢后，應(yīng)進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)，應(yīng)使用會(huì)計(jì)憑證封面和封底，將記賬憑證和原始憑證整齊地裝訂在一起。裝訂線(xiàn)應(yīng)加封簽，并由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。4.會(huì)計(jì)憑證封面上應(yīng)注明單位名稱(chēng)、年度、月份、憑證種類(lèi)、起止日期、起止編號(hào)、憑證張數(shù)等內(nèi)容。（二）會(huì)計(jì)賬簿的整理與裝訂1.年度終了，會(huì)計(jì)人員應(yīng)將本年度的會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行整理。整理時(shí)，應(yīng)檢查賬簿的賬頁(yè)是否齊全、完整，賬頁(yè)編號(hào)是否連續(xù)，記賬是否正確，結(jié)賬是否及時(shí)。2.對(duì)于活頁(yè)式賬簿，應(yīng)將賬頁(yè)按照順序編號(hào)，并加具賬夾。對(duì)于卡片式賬簿，應(yīng)將卡片按照類(lèi)別和編號(hào)順序排列，并裝訂成冊(cè)。3.會(huì)計(jì)賬簿整理完畢后，應(yīng)在賬簿首頁(yè)加蓋單位公章，并由記賬人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名或蓋章。4.會(huì)計(jì)賬簿封面上應(yīng)注明單位名稱(chēng)、賬簿名稱(chēng)、年度、月份等內(nèi)容。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告的整理與裝訂1.年度終了，會(huì)計(jì)人員應(yīng)將本年度的財(cái)務(wù)報(bào)告進(jìn)行整理。整理時(shí)，應(yīng)檢查財(cái)務(wù)報(bào)告的內(nèi)容是否齊全、完整，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，報(bào)表之間的勾稽關(guān)系是否正確。2.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照順序編號(hào)，并加具封面。封面上應(yīng)注明單位名稱(chēng)、年度、月份、報(bào)告期、報(bào)告種類(lèi)等內(nèi)容。3.財(cái)務(wù)報(bào)告整理完畢后，應(yīng)在報(bào)告首頁(yè)加蓋單位公章，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作的負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名或蓋章。（四）其他會(huì)計(jì)資料類(lèi)的整理與裝訂1.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)按照類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，并加具封面。封面上應(yīng)注明單位名稱(chēng)、資料類(lèi)別、年度、月份等內(nèi)容。2.對(duì)于零散的其他會(huì)計(jì)資料，應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)裝訂，并在裝訂處加蓋單位公章。四、財(cái)務(wù)檔案保管期限（一）會(huì)計(jì)憑證類(lèi)1.原始憑證、記賬憑證和匯總憑證保管期限為30年。2.涉及外事和對(duì)私改造的會(huì)計(jì)憑證保管期限為永久。（二）會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)1.總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為30年。2.固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.輔助賬簿保管期限為30年。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)1.月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年。2.年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）保管期限為永久。（四）其他會(huì)計(jì)資料類(lèi)1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年。2.納稅申報(bào)表保管期限為10年。3.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年。4.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)保管期限為永久。五、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管部門(mén)及人員1.公司財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)（室），配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、保險(xiǎn)柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保財(cái)務(wù)檔案的安全保管。2.財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)（室）應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟悉財(cái)務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)。（二）保管要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)分類(lèi)存放，整齊有序，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和利用。2.財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)（室）應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)磁性介質(zhì)保存的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失。4.財(cái)務(wù)檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保財(cái)務(wù)檔案的賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施。（三）借閱與歸還1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《申請(qǐng)表》），注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，由保管人員按照《申請(qǐng)表》的要求提供查閱，并在查閱過(guò)程中進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得在財(cái)務(wù)檔案上涂改、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，也不得抽換、復(fù)制重要憑證和賬頁(yè)等。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫(xiě)《申請(qǐng)表》，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，由保管人員按照規(guī)定提供查閱，并在查閱過(guò)程中進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得將財(cái)務(wù)檔案帶出公司，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將財(cái)務(wù)檔案歸還保管人員，并在《申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還的財(cái)務(wù)檔案是否完整、無(wú)損，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。（四）調(diào)閱與復(fù)印1.公司內(nèi)部人員因工作需要調(diào)閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，由保管人員按照《申請(qǐng)表》的要求提供調(diào)閱，并在調(diào)閱過(guò)程中進(jìn)行監(jiān)督。調(diào)閱人員不得擅自將財(cái)務(wù)檔案調(diào)離保管庫(kù)（室），如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人因工作需要調(diào)閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫(xiě)《申請(qǐng)表》，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，由保管人員按照規(guī)定提供調(diào)閱，并在調(diào)閱過(guò)程中進(jìn)行監(jiān)督。調(diào)閱人員不得將財(cái)務(wù)檔案帶出公司，如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.復(fù)印財(cái)務(wù)檔案時(shí)，保管人員應(yīng)按照規(guī)定的內(nèi)容和數(shù)量進(jìn)行復(fù)印，并在復(fù)印件上加蓋“與原件核對(duì)無(wú)誤”章，注明復(fù)印日期、復(fù)印人員等信息。六、財(cái)務(wù)檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件財(cái)務(wù)檔案保管期滿(mǎn)，需要銷(xiāo)毀時(shí)，由財(cái)務(wù)部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同公司檔案管理部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。對(duì)其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。（二）銷(xiāo)毀程序1.財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括財(cái)務(wù)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)（或文號(hào)）、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。2.公司法定代表人或授權(quán)人應(yīng)在財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。3.銷(xiāo)毀財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門(mén)、檔案管理部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀財(cái)務(wù)檔案前，應(yīng)按照銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的財(cái)務(wù)檔案；銷(xiāo)毀后，應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告公司法定代表人或授權(quán)人。（三）銷(xiāo)毀記錄財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)作為會(huì)計(jì)檔案保管，保管期限為永久