檔案三審制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的真實性、完整性和準確性，提高檔案質(zhì)量，特制定本檔案三審制度。本制度旨在規(guī)范檔案審核流程，保障公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的檔案能夠得到妥善審核與管理，為公司的決策、運營及發(fā)展提供可靠的依據(jù)。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，包括但不限于文件、合同、報表、記錄、證照等。涉及公司機密信息的檔案審核，除遵循本制度外，還需嚴格遵守公司保密規(guī)定。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案審核工作必須嚴格遵循國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準規(guī)范，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.客觀公正原則：審核人員應(yīng)秉持客觀公正的態(tài)度，依據(jù)事實和標準進行審核，不受任何主觀因素干擾。3.全面細致原則：對檔案的內(nèi)容、格式、手續(xù)等進行全面細致的審核，不放過任何可能存在的問題。4.及時高效原則：在規(guī)定時間內(nèi)完成檔案審核工作，確保檔案流轉(zhuǎn)順暢，不影響公司業(yè)務(wù)的正常開展。二、檔案初審（一）初審主體各部門檔案管理人員作為檔案初審的第一責(zé)任人，負責(zé)對本部門產(chǎn)生的檔案進行初步審核。（二）初審內(nèi)容1.文件完整性審核檢查檔案資料是否齊全，是否涵蓋業(yè)務(wù)活動的各個環(huán)節(jié)。例如，一份項目合同檔案應(yīng)包括合同文本、雙方授權(quán)代表簽字頁、附件等。核對文件的份數(shù)是否符合規(guī)定要求，確保檔案能夠完整反映業(yè)務(wù)全貌。2.文件準確性審核審查文件內(nèi)容是否準確無誤，數(shù)據(jù)是否真實可靠。對于涉及財務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)參數(shù)等關(guān)鍵信息的文件，要進行重點核實。檢查文件中的文字表述是否清晰、邏輯是否嚴謹，避免出現(xiàn)歧義或矛盾之處。3.文件格式規(guī)范性審核按照公司統(tǒng)一規(guī)定的文件格式要求進行審核，如文件的字體、字號、排版格式等。例如，正式文件應(yīng)采用公司規(guī)定的模板，標題、正文、落款等格式應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一。確保電子文件的格式兼容性，便于長期保存和查閱。對于特殊格式的文件，應(yīng)注明其打開方式或進行必要的格式轉(zhuǎn)換。4.手續(xù)完備性審核查看檔案文件上的簽字、蓋章等手續(xù)是否齊全，是否符合公司內(nèi)部審批流程和相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)定。例如合同需雙方簽字蓋章，并經(jīng)過公司內(nèi)部的合同審批流程。檢查文件的日期填寫是否準確，各類審批意見是否完整、清晰。（三）初審流程1.檔案形成后，部門檔案管理人員應(yīng)及時收集、整理相關(guān)資料，按照初審內(nèi)容進行逐一審核。2.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理人員應(yīng)及時與業(yè)務(wù)人員溝通，要求其補充或修正相關(guān)資料。3.初審合格的檔案，由部門檔案管理人員填寫《檔案初審記錄表》，記錄初審情況，并簽字確認。初審記錄表應(yīng)包括檔案名稱、形成時間、初審內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及處理情況等信息。三、檔案二審（一）二審主體公司檔案管理部門指定的審核人員負責(zé)檔案的二審工作。（二）二審內(nèi)容1.初審結(jié)果復(fù)核對初審記錄進行復(fù)核，檢查初審人員是否按照要求進行了全面細致的審核，初審發(fā)現(xiàn)的問題是否得到妥善處理。抽查部分檔案內(nèi)容，驗證初審結(jié)論的準確性。2.檔案合規(guī)性審核依據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司相關(guān)制度，審核檔案是否符合規(guī)定要求。例如，檔案的保存期限是否符合行業(yè)標準，涉及知識產(chǎn)權(quán)的檔案是否有相應(yīng)的保護措施。檢查檔案的密級劃分是否準確，是否符合公司保密規(guī)定。對于涉及公司機密的檔案，要確保其在傳遞、存儲過程中的安全性。3.檔案關(guān)聯(lián)性審核審核檔案之間的關(guān)聯(lián)性，確保不同檔案之間的信息相互印證、邏輯連貫。例如，項目檔案中的合同、進度報告、驗收文件等應(yīng)相互關(guān)聯(lián)，能夠清晰反映項目的全過程。檢查檔案與公司整體業(yè)務(wù)流程的契合度，是否能夠為公司業(yè)務(wù)決策提供有效的支持。（三）二審流程1.檔案管理部門審核人員收到初審合格的檔案后，應(yīng)根據(jù)二審內(nèi)容進行審核。2.在審核過程中，如發(fā)現(xiàn)問題，審核人員應(yīng)及時與部門檔案管理人員或相關(guān)業(yè)務(wù)人員溝通，要求其作出解釋或補充相關(guān)材料。3.二審結(jié)束后，審核人員填寫《檔案二審記錄表》，詳細記錄二審情況，包括審核意見、發(fā)現(xiàn)問題及處理結(jié)果等，并簽字確認。四、檔案終審（一）終審主體公司分管領(lǐng)導(dǎo)作為檔案終審的負責(zé)人，對重要檔案或涉及重大事項的檔案進行最終審核。（二）終審內(nèi)容1.二審結(jié)果審定對二審記錄和結(jié)論進行審定，檢查二審工作是否認真負責(zé)，審核意見是否合理準確。重點關(guān)注二審中發(fā)現(xiàn)的重大問題及處理情況，確保問題得到妥善解決。2.檔案價值評估從公司戰(zhàn)略發(fā)展、業(yè)務(wù)運營、歷史研究等角度，評估檔案的價值和保存意義。對于具有重要價值的檔案，應(yīng)考慮采取特殊的保管措施和利用方式。審核檔案的分類、編號等管理方式是否科學(xué)合理，便于日后的查閱和利用。3.整體合規(guī)性與風(fēng)險把控從公司整體層面審核檔案是否符合法律法規(guī)和公司制度要求，是否存在潛在的法律風(fēng)險或管理漏洞。對涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)活動的檔案進行重點把關(guān)，確保檔案能夠準確反映公司的決策過程和業(yè)務(wù)實際情況，為公司的風(fēng)險防控提供有力支持。（三）終審流程1.檔案管理部門將經(jīng)過二審的檔案提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)進行終審。2.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)終審內(nèi)容進行全面審核，必要時可召集相關(guān)部門人員進行討論。3.終審?fù)ㄟ^的檔案，分管領(lǐng)導(dǎo)在《檔案終審記錄表》上簽字確認。對于終審未通過的檔案，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確指出問題所在，并提出整改意見。檔案管理部門根據(jù)整改意見，通知相關(guān)部門進行修改完善后，重新提交終審。五、審核記錄與檔案留存（一）審核記錄要求1.各級審核人員應(yīng)認真填寫《檔案初審記錄表》、《檔案二審記錄表》和《檔案終審記錄表》，記錄內(nèi)容要詳實、準確、清晰。2.審核記錄應(yīng)包括檔案基本信息、審核內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題、處理情況及審核結(jié)論等，確保能夠完整反映檔案審核的全過程。3.審核記錄應(yīng)妥善保存，作為檔案管理工作的重要資料，以備日后查閱和追溯。（二）檔案留存規(guī)定1.經(jīng)過三審合格的檔案，按照公司檔案管理制度進行分類、編號、裝訂，并移交至公司檔案庫房進行妥善保管。2.檔案留存期限應(yīng)嚴格按照國家法律法規(guī)和行業(yè)標準執(zhí)行。對于重要檔案和涉及公司核心業(yè)務(wù)的檔案，應(yīng)適當延長保存期限，以滿足公司長期發(fā)展和業(yè)務(wù)查詢的需要。3.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司內(nèi)部審計部門定期對檔案三審制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查審核流程是否規(guī)范、審核記錄是否完整、檔案留存是否符合要求等。2.設(shè)立檔案管理監(jiān)督舉報郵箱和電話，鼓勵公司員工對檔案審核過程中的違規(guī)行為進行舉報。對于舉報信息，公司將及時進行調(diào)查核實，并嚴肅處理相關(guān)責(zé)任人。（二）考核辦法1.將檔案三審制度的執(zhí)行情況納入部門和個人績效考核體系，對嚴格執(zhí)行制度、審核工作質(zhì)量高的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對于未按照檔案三審制度進行審核，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)重大問題的部門和個人，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于績效扣分、警告、罰款等。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃1.定期組織檔案三審制度培訓(xùn)，提高公司員工對檔案審核工作重要性的認識，熟悉審核流程和標準要求。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括國家法律法規(guī)、行業(yè)標準、公司檔案管理制度、檔案審核技巧等，培訓(xùn)方式可采用集中授課、案例分析、現(xiàn)場演示等多種形式。3.根據(jù)員工崗位需求和檔案審核工作實際情況，制定個性化的培訓(xùn)計劃，確保培訓(xùn)效果。（二）宣傳推廣1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、工作群等渠道，宣傳檔案三審制度的重要意義和具體內(nèi)容，提高員工對制度的知曉度和認同感。2.發(fā)布檔案審核工作的典型案例和經(jīng)驗教訓(xùn)，引導(dǎo)員工樹立正確的檔案審核意識，規(guī)范檔案審核行為。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門