職工檔案轉(zhuǎn)移制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司職工檔案的轉(zhuǎn)移工作，確保職工檔案的安全、完整和有效利用，維護(hù)職工的合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體職工檔案的轉(zhuǎn)移管理工作，包括檔案的接收、轉(zhuǎn)出、保管、查閱等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保檔案轉(zhuǎn)移工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：保證職工檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映職工的工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲等情況。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全管理，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生，確保職工檔案信息安全。4.及時(shí)高效原則：及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，提高工作效率，滿足職工合理需求。二、檔案接收（一）新職工檔案接收1.新職工入職時(shí)，人力資源部門應(yīng)告知其檔案轉(zhuǎn)移的相關(guān)要求和流程。2.職工應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將個(gè)人檔案提交至公司人力資源部門。檔案內(nèi)容應(yīng)包括但不限于：履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料、獎(jiǎng)懲材料、黨團(tuán)材料等。3.人力資源部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案材料是否齊全、完整，是否符合檔案管理要求。如發(fā)現(xiàn)檔案材料不齊全或不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知職工補(bǔ)充或更正。4.審核通過(guò)后，人力資源部門將新職工檔案進(jìn)行整理、編號(hào)，并錄入公司職工檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案。（二）外部調(diào)入職工檔案接收1.對(duì)于外部調(diào)入的職工，公司人力資源部門應(yīng)在收到對(duì)方檔案轉(zhuǎn)遞通知單后，及時(shí)與對(duì)方聯(lián)系，確認(rèn)檔案轉(zhuǎn)遞事宜。2.按照新職工檔案接收流程，對(duì)調(diào)入職工檔案進(jìn)行審核、整理、編號(hào)和錄入系統(tǒng)。3.在檔案接收過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題或疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)與原檔案管理機(jī)構(gòu)溝通核實(shí)，確保檔案的真實(shí)性和完整性。三、檔案轉(zhuǎn)出（一）職工離職檔案轉(zhuǎn)出1.職工離職時(shí)，人力資源部門應(yīng)在辦理離職手續(xù)的同時(shí)，辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。2.職工需填寫(xiě)檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)表，注明檔案接收單位名稱、地址、聯(lián)系人及聯(lián)系電話等信息。3.人力資源部門對(duì)檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)職工離職手續(xù)已辦理完畢，檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤后，開(kāi)具檔案轉(zhuǎn)遞通知單。4.將職工檔案材料進(jìn)行整理、密封，并在檔案袋封口處加蓋公司公章。5.通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞剑瑢⒙毠n案安全轉(zhuǎn)遞至檔案接收單位。同時(shí)，將檔案轉(zhuǎn)遞情況記錄在公司職工檔案管理系統(tǒng)中。（二）職工退休檔案轉(zhuǎn)出1.職工達(dá)到退休年齡，辦理退休手續(xù)時(shí)，人力資源部門應(yīng)按照規(guī)定將職工檔案轉(zhuǎn)出至當(dāng)?shù)厣绫２块T或退休人員管理機(jī)構(gòu)。2.參照職工離職檔案轉(zhuǎn)出流程，辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確轉(zhuǎn)遞。（三）檔案轉(zhuǎn)出注意事項(xiàng)1.檔案轉(zhuǎn)遞必須通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确媳Ｃ芤蟮姆绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。2.檔案轉(zhuǎn)遞通知單應(yīng)詳細(xì)注明檔案基本信息、轉(zhuǎn)遞原因、接收單位等內(nèi)容，并加蓋公司公章。3.在檔案轉(zhuǎn)出前，應(yīng)與檔案接收單位進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保接收單位能夠及時(shí)接收檔案，并做好檔案交接手續(xù)。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所公司設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境安全、適宜。（二）保管要求1.按照檔案類別、年度、職工姓名等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整無(wú)損。3.做好檔案保管室的清潔衛(wèi)生工作，保持室內(nèi)整潔、通風(fēng)良好。4.嚴(yán)格控制檔案保管室的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。（三）檔案數(shù)字化管理1.逐步推進(jìn)職工檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行掃描錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限，防止電子檔案信息泄露、篡改等情況發(fā)生。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。五、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱職工檔案的，需填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門審批。2.人力資源部門根據(jù)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并指定專人陪同查閱。3.涉及職工個(gè)人隱私的檔案材料，如獎(jiǎng)懲材料、體檢報(bào)告等，未經(jīng)職工本人書(shū)面同意，不得查閱。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人持經(jīng)批準(zhǔn)的檔案查閱申請(qǐng)表到檔案保管室，在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。2.查閱過(guò)程中，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案保管室，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）外單位查閱1.外單位因工作需要查閱公司職工檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.按照公司內(nèi)部人員查閱流程，辦理查閱手續(xù)，并由公司檔案管理人員負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)。3.外單位查閱檔案時(shí)，公司應(yīng)安排專人在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱過(guò)程規(guī)范、有序。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密承諾書(shū)，明確保密責(zé)任。2.對(duì)檔案保管場(chǎng)所設(shè)置門禁系統(tǒng)，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案保管環(huán)境安全。3.在檔案查閱、轉(zhuǎn)遞等過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及職工個(gè)人隱私的信息予以保密。（二）安全管理1.建立檔案安全管理制度，定期對(duì)檔案保管設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.加強(qiáng)防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等工作，采取必要的防護(hù)措施，確保檔案安全。3.如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告，配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)職工檔案轉(zhuǎn)移制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案接收、轉(zhuǎn)出、保管、查閱等環(huán)節(jié)的工作流程是否規(guī)范。2.檔案管理人員是否嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定和保密制度。3.檔案材料是否齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，檔案整理、編號(hào)、錄入等工作是否符合要求。（三）檢查方式1.定期檢查：人力資源部門定期對(duì)職工檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，每年不少于一次。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，人力資源部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門或人員限期整改。2.對(duì)違反檔案管理規(guī)定的行為，