涉及檔案室制度[公司/組織名稱]檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用檔案，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案內(nèi)容的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本公司/組織各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、編目、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。4.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開發(fā)利用，編制各類檔案檢索工具，積極開展檔案編研工作，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。5.負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。6.負(fù)責(zé)辦理檔案的查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。7.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案工作的順利開展。2.負(fù)責(zé)收集本部門在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理，定期移交檔案室。3.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改檔案，不得擅自將檔案帶出公司/組織或轉(zhuǎn)借他人。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，熟練掌握檔案管理的各項(xiàng)技能。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、利用等，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，對(duì)檔案信息嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。5.積極開展檔案信息資源開發(fā)利用工作，為公司/組織提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好庫房的安全防范工作，確保檔案的安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.科技檔案：包括產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)改造、工程建設(shè)等項(xiàng)目形成的圖紙、技術(shù)文件、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試數(shù)據(jù)等。3.人事檔案：包括員工的履歷、學(xué)歷、職稱、工資、考核、獎(jiǎng)懲、任免等材料。4.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)制度等。5.業(yè)務(wù)檔案：包括市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶管理、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案。6.其他檔案：包括公司/組織的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、合同協(xié)議、印章使用記錄等具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在各項(xiàng)工作中形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案管理要求。3.對(duì)收集的文件材料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照檔案管理的基本原則和方法，確定檔案的類別、保管期限等。（三）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類整理，編制項(xiàng)目檔案目錄。3.人事檔案：按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行分類整理，建立員工人事檔案。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、類別等進(jìn)行分類整理，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。5.業(yè)務(wù)檔案：按照業(yè)務(wù)類型、項(xiàng)目等進(jìn)行分類整理，編制業(yè)務(wù)檔案目錄。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案：次年上半年完成上一年度文件材料的歸檔工作。2.科技檔案：項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成項(xiàng)目檔案的歸檔工作。3.人事檔案：?jiǎn)T工離職后一個(gè)月內(nèi)將其人事檔案移交檔案室。4.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案室保管。5.業(yè)務(wù)檔案：業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將業(yè)務(wù)檔案整理歸檔，移交檔案室。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的歸檔時(shí)間，將整理好的檔案移交檔案室，辦理移交手續(xù)。2.移交的檔案應(yīng)編制移交清單，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案移交的準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案室應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合歸檔要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織臨時(shí)性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為1年至15年。（四）保管措施1.檔案室應(yīng)配備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)符合防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等要求，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備滅火器材，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案應(yīng)分類存放，上架排列，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案的存放位置。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。5.檔案室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。五、檔案的利用（一）利用范圍本公司/組織員工因工作需要，可查閱、借閱本公司/組織的檔案。外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱的檔案名稱、內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱本公司/組織檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱檔案的目的、范圍等，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交檔案室辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)有專人陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、攝像等。3.檔案室對(duì)查閱、借閱的檔案應(yīng)進(jìn)行登記，注明查閱、借閱的時(shí)間、人員、檔案名稱、內(nèi)容等，查閱、借閱人員應(yīng)在登記冊(cè)上簽字確認(rèn)。（三）利用期限1.查閱檔案一般應(yīng)在檔案室進(jìn)行，如需帶出檔案室，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)月，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用要求1.查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。2.查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。3.查閱、借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完整無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和利用價(jià)值，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，逐卷逐件地審查檔案的內(nèi)容和保存價(jià)值，提出鑒定意見。2.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等，經(jīng)檔案鑒定工作小組組長(zhǎng)審核簽字后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案