檔案保管使用制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案保管與使用過程中的相關(guān)活動。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司各項活動的實際情況。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：在確保安全和保密的前提下，為公司各項工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案保管機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案保管使用制度，并組織實施。2.集中管理公司各類檔案，建立檔案管理臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.定期對檔案進(jìn)行整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，保證檔案的安全保管。5.按照規(guī)定的程序和要求，為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記工作。6.對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行相應(yīng)處理。7.組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作，并定期向綜合管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開展。3.在檔案形成過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行規(guī)范操作，保證檔案質(zhì)量。4.根據(jù)工作需要，向綜合管理部門提出檔案查閱、借閱申請，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。5.協(xié)助綜合管理部門做好檔案管理的其他相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文等。2.公司經(jīng)營決策、生產(chǎn)管理、市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理等各項活動中產(chǎn)生的文件、報告、合同、協(xié)議等。3.公司各類會議記錄、紀(jì)要、決議等。4.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。5.公司產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新、質(zhì)量管理等方面的文件、資料、圖紙等。6.公司對外宣傳、公關(guān)活動中形成的文件、資料、照片、影像等。7.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案，并確保檔案的真實、完整。2.對于重要文件、合同等，應(yīng)一式多份，分別由相關(guān)部門和綜合管理部門保存。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于保密和查閱。(四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、會計檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于查找和管理。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便于快速檢索檔案。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件進(jìn)行修整、裱糊，然后按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的重要文件、資料，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重大合同、重要會議記錄等，應(yīng)永久保存。2.長期保管的檔案：保管期限為1年至50年，主要是公司在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件、資料，如年度工作計劃、總結(jié)、財務(wù)報表等。3.短期保管的檔案：保管期限為1年以內(nèi)，主要是一些臨時性、一般性的文件、資料，如一般性通知、便函等。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全保管。5.定期對檔案進(jìn)行清查核對，做到賬實相符，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）檔案的存放方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列。2.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備上，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類管理。3.對于特殊載體的檔案，如照片、錄像帶、光盤等，應(yīng)根據(jù)其特點進(jìn)行妥善保管，如存放在專門的相冊、光盤盒中，并注明相關(guān)信息。五、檔案的使用（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案安全。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞，嚴(yán)禁擅自將檔案帶出查閱室。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還綜合管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計歸還時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.綜合管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請情況，批準(zhǔn)借閱申請，并確定借閱期限和借閱份數(shù)。3.借閱人員憑審批后的申請表到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案，并在借閱登記本上簽字。4.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）復(fù)印1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)印檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請表》，注明復(fù)印內(nèi)容、復(fù)印用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理復(fù)印手續(xù)。2.綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表，對復(fù)印內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后進(jìn)行復(fù)印，并在復(fù)印件上加蓋“復(fù)印專用章”。3.復(fù)印人員應(yīng)按照規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)支付復(fù)印費(fèi)用。（四）檔案使用的限制1.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁查閱、借閱、復(fù)印。2.檔案使用過程中，不得違反國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得損害公司利益。3.對于重要檔案的使用，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的登記和審批，確保檔案使用的安全性和規(guī)范性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否仍具有保存價值。2.鑒定工作應(yīng)由綜合管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案進(jìn)行全面評估，提出存毀意見。3.鑒定小組應(yīng)填寫《檔案鑒定意見書》，詳細(xì)說明鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)果和處理建議。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等，經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀清冊》等相關(guān)資料應(yīng)妥善保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.對掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.按照檔案分類和編號規(guī)則，對電子檔案進(jìn)行分類存儲和管理，便于檢索和利用。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括文件題名、編號、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、類別等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，提高借閱工作的效率和規(guī)范性。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相應(yīng)的檔案信息。5.統(tǒng)計分析功能：對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立完善的數(shù)據(jù)備份制度，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。2.加強(qiáng)對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和功能的不斷完善。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，綜合管理部門負(fù)責(zé)對公司各部門檔案保管使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.各部門應(yīng)自覺接受綜合管理部門的監(jiān)督檢查，積極配合做好檔案管理工作。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、使用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的規(guī)范性，如檔案分類、編號、編目、裝訂等是否符合要求。3.檔案的安全保管情況，包括檔案庫房的設(shè)施設(shè)備、溫濕度控制、防火防盜等措施是否落實到位。4.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括數(shù)據(jù)錄入、檢索查詢、權(quán)限管理等功能是否正常。（三）問題處理1.對