國(guó)企檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各單位。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)、電子、聲像等載體的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則。應(yīng)全面收集、整理公司在各個(gè)階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和具體實(shí)施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，定期清理過期檔案，提出存毀意見。3.負(fù)責(zé)檔案的保管，確保檔案的安全，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。4.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。5.開展檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。6.參與公司重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持。7.對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常聯(lián)系和協(xié)調(diào)。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件。2.公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各類合同、協(xié)議、文件、報(bào)表等。3.公司科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等項(xiàng)目形成的技術(shù)文件、資料、圖紙等。4.公司黨群工作中形成的各類文件、資料。5.公司人事、財(cái)務(wù)、審計(jì)等工作中形成的文件、報(bào)表等。6.公司對(duì)外交往中形成的各類文件、信函等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.電子文件應(yīng)采用通用格式，確?？勺x性和可操作性。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)目錄。3.按照分類順序?qū)⑽募牧涎b訂成冊(cè)，填寫案卷封面。4.編制檔案索引，方便查詢。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類上架存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，并做好標(biāo)識(shí)。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要是反映公司重大歷史事件、重要決策等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中具有重要參考價(jià)值的檔案。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要是一般性的文件材料。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）借閱規(guī)定1.檔案一般不外借，特殊情況需外借時(shí)，需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。（三）利用登記1.對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱人、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等。2.登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，編制銷毀清單。2.銷毀清單經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字，并將銷毀情況報(bào)告公司檔案管理部門。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)功能1.具備檔案的分類管理、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.提供權(quán)限管理，確保不同人員對(duì)檔案的訪問權(quán)限符合規(guī)定。（四）安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)