檔案審閱制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的真實性、完整性和準確性，規(guī)范檔案審閱工作流程，提高檔案質(zhì)量，保障公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的審閱工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案審閱工作應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.客觀公正原則：審閱人員應(yīng)秉持客觀、公正的態(tài)度，對檔案內(nèi)容進行全面、細致的審查，不受任何主觀因素干擾。3.全面細致原則：涵蓋檔案的各個方面，包括文件材料的完整性、準確性、規(guī)范性以及與業(yè)務(wù)活動的關(guān)聯(lián)性等，確保無遺漏、無差錯。4.及時高效原則：在規(guī)定的時間內(nèi)完成檔案審閱工作，不拖延，以滿足公司業(yè)務(wù)對檔案信息的需求，保障工作的及時性。二、檔案審閱職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案審閱制度、流程及標準，并組織實施。2.負責(zé)對各部門提交的檔案進行集中審閱，重點審查檔案的分類、編號、裝訂等整理工作是否符合規(guī)范要求。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案審閱工作，解答審閱過程中出現(xiàn)的問題，定期組織檔案審閱培訓(xùn)，提高公司整體檔案管理水平。4.對檔案審閱結(jié)果進行記錄和匯總，建立檔案審閱臺賬，跟蹤檔案問題的整改情況。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步審閱工作，確保檔案材料齊全、完整、準確，并符合業(yè)務(wù)實際情況。2.按照檔案管理部門的要求，及時提交檔案進行集中審閱，并配合檔案管理部門完成后續(xù)的整改工作。3.明確本部門檔案審閱責(zé)任人，對檔案內(nèi)容的真實性、準確性負責(zé)，確保檔案能夠真實反映業(yè)務(wù)活動過程和結(jié)果。（三）審閱人員職責(zé)1.熟悉檔案管理相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準和公司檔案審閱制度，具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能。2.認真履行審閱職責(zé)，嚴格按照審閱流程和標準對檔案進行審查，做好審閱記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題提出明確的整改意見。3.保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容及審閱過程中知悉的公司商業(yè)秘密等敏感信息。三、檔案審閱范圍與內(nèi)容（一）文件材料完整性審閱1.檢查檔案中是否包含業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件、報表、合同、協(xié)議、紀要等材料，確保反映業(yè)務(wù)全貌。2.核實文件材料的份數(shù)是否齊全，有無缺失頁、漏頁等情況。（二）文件材料準確性審閱1.審查文件內(nèi)容是否真實，數(shù)據(jù)是否準確無誤，邏輯是否清晰合理。2.核對文件中的日期、名稱、編號、簽字、蓋章等關(guān)鍵信息是否正確。（三）文件材料規(guī)范性審閱1.檢查文件格式是否符合公司統(tǒng)一規(guī)定，如字體、字號、排版等。2.審查文件簽署、審批流程是否完整，簽字、蓋章是否清晰有效。3.查看文件紙張質(zhì)量、裝訂方式等是否符合檔案保管要求。（四）檔案與業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性審閱1.評估檔案內(nèi)容與業(yè)務(wù)活動的關(guān)聯(lián)性，確保檔案能夠準確反映業(yè)務(wù)活動的開展情況和結(jié)果。2.檢查檔案分類是否合理，是否便于查找和利用，能否滿足公司業(yè)務(wù)查詢、統(tǒng)計分析等需求。四、檔案審閱流程（一）部門自查1.業(yè)務(wù)部門在檔案整理完成后，由檔案審閱責(zé)任人按照檔案審閱內(nèi)容要求進行全面自查。2.自查過程中發(fā)現(xiàn)問題及時進行整改，確保檔案質(zhì)量符合要求后，填寫《檔案部門自查表》，并提交至檔案管理部門。（二）集中審閱1.檔案管理部門收到業(yè)務(wù)部門提交的檔案后，安排專人進行集中審閱。2.審閱人員按照審閱內(nèi)容和標準對檔案進行逐份審查，填寫《檔案審閱記錄表》，詳細記錄發(fā)現(xiàn)的問題及整改建議。（三）反饋整改1.檔案管理部門將審閱結(jié)果以書面形式反饋給業(yè)務(wù)部門，明確指出存在的問題及整改要求。2.業(yè)務(wù)部門針對反饋的問題進行整改，整改完成后提交整改報告及相關(guān)證明材料至檔案管理部門。（四）復(fù)查確認1.檔案管理部門對業(yè)務(wù)部門提交的整改情況進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。2.復(fù)查合格的檔案予以正式歸檔保存，復(fù)查不合格的繼續(xù)整改，直至符合要求。五、檔案審閱記錄與檔案管理（一）審閱記錄要求1.審閱人員應(yīng)認真填寫《檔案審閱記錄表》，記錄內(nèi)容包括檔案名稱、所屬部門、審閱日期、審閱內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改建議等，確保記錄詳細、準確、清晰。2.《檔案審閱記錄表》應(yīng)妥善保存，作為檔案管理工作的重要資料留存，以備查閱和追溯。（二）檔案整理與歸檔1.經(jīng)審閱合格的檔案，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求進行進一步整理，確保檔案裝訂整齊、編目準確。2.整理完成后，業(yè)務(wù)部門將檔案移交至檔案管理部門進行歸檔，檔案管理部門按照檔案分類方案進行存放，建立檔案檢索目錄，方便查詢利用。（三）檔案保管與利用1.檔案管理部門應(yīng)做好檔案的保管工作，確保檔案存儲環(huán)境安全、適宜，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。2.按照公司檔案利用制度，嚴格履行檔案借閱、查閱審批手續(xù)，為公司各項工作提供及時、有效的檔案信息支持。六、檔案審閱監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立檔案審閱監(jiān)督小組，由檔案管理部門負責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表組成，定期對檔案審閱工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組通過抽查檔案審閱記錄、實地查看檔案整理情況等方式，對檔案審閱工作的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核辦法1.將檔案審閱工作納入公司績效考核體系，對業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門進行考核。2.考核指標包括檔案審閱工作完成率、檔案質(zhì)量合格率、問題整改及時率等，具體考核標準由公司人力資源部門會同檔案管理部門制定。3.對檔案審閱工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵，對未達到考核要求的進行相應(yīng)處罰。七、檔案審閱信息化管理（一）建立檔案審閱信息系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)手段，建立檔案審閱信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案審閱流程的信息化管理。2.檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門可通過信息系統(tǒng)提交檔案、進行審閱記錄、反饋整改情況等操作，提高工作效率和管理水平。（二）電子檔案審閱1.對于電子檔案，應(yīng)制定專門的電子檔案審閱標準和流程，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。2.審閱人員可利用電子檔案管理軟件對電子檔案進行在線審閱，標注問題并