檔案交接登記制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案交接工作的規(guī)范、準確、完整，維護檔案的真實性、完整性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內部各部門之間以及公司/組織與外部單位之間涉及檔案交接的相關活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案交接過程中，應確保所交接檔案內容真實、準確反映相關業(yè)務活動。2.完整性原則：交接的檔案應齊全完整，包括文件、資料、圖表等各種形式的記錄。3.規(guī)范性原則：檔案交接工作應按照規(guī)定的程序、方法和標準進行，確保交接過程規(guī)范有序。4.保密性原則：對于涉及公司/組織機密的檔案，在交接過程中應嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、檔案交接登記的職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案交接登記制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.組織檔案交接登記培訓，提高相關人員的業(yè)務水平。3.審核檔案交接清單，確保交接內容準確無誤。4.負責檔案交接過程中的協調工作，解決交接過程中出現的問題。5.定期對檔案交接登記情況進行檢查和總結，提出改進措施。（二）移交部門職責1.負責整理、核對擬移交的檔案，確保檔案符合交接要求。2.填寫檔案交接清單，詳細記錄檔案的名稱、數量、日期等信息。3.向檔案管理部門提交檔案交接申請，并按照規(guī)定的時間和地點進行檔案移交。4.配合檔案管理部門完成檔案交接過程中的相關工作。（三）接收部門職責1.對移交的檔案進行認真核對，檢查檔案的完整性和準確性。2.在檔案交接清單上簽字確認，接收檔案并妥善保管。3.如發(fā)現檔案存在問題，及時與移交部門溝通解決。三、檔案交接登記的內容與要求（一）交接檔案的范圍1.各類文件，包括紅頭文件、內部文件、會議文件等。2.合同協議，如采購合同、銷售合同、租賃合同等。3.項目資料，如項目立項報告、可行性研究報告、項目驗收報告等。4.財務檔案，如會計憑證、賬簿、報表等。5.人事檔案，如員工入職資料、培訓記錄、考核檔案等。6.其他具有保存價值的檔案資料。（二）交接檔案的要求1.檔案應整理規(guī)范，分類清晰，便于查閱和管理。2.檔案應裝訂成冊，編目編號，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案應保持整潔、完好，無破損、涂改、丟失等情況。4.對于電子檔案，應確保數據的準確性和安全性，存儲介質應符合相關要求。（三）檔案交接清單的填寫1.檔案交接清單應包括移交部門、接收部門、交接日期、檔案名稱、數量、保管期限、密級等內容。2.交接清單應一式兩份，移交部門和接收部門各執(zhí)一份。3.交接清單應詳細、準確填寫，如有涂改應加蓋雙方公章或簽字確認。四、檔案交接登記的程序（一）交接申請移交部門在檔案交接前，應填寫檔案交接申請表，注明交接檔案的名稱、數量、交接原因等信息，并提交給檔案管理部門。（二）檔案整理與核對移交部門按照檔案管理要求，對擬移交的檔案進行整理和核對，確保檔案的質量。（三）交接清單編制移交部門根據整理核對后的檔案，填寫檔案交接清單，并與檔案管理部門共同審核。（四）檔案移交移交部門和接收部門按照約定的時間和地點進行檔案移交，移交過程中應認真核對檔案的數量和內容。（五）簽字確認及存檔檔案移交完成后，移交部門和接收部門在檔案交接清單上簽字確認，并將交接清單存檔。檔案管理部門應將交接情況記錄在檔案管理系統(tǒng)中。五、檔案交接登記的監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對檔案交接登記情況進行檢查，發(fā)現問題及時督促整改。2.公司/組織內部審計部門對檔案交接登記制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，確保制度的有效執(zhí)行。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合并及時整改存在的問題。2.根據外部監(jiān)督檢查意見和建議，不斷完善檔案交接登記制度。六、檔案交接登記的責任追究（一）責任界定1.因移交部門原因導致檔案交接不完整、不準確或延誤的，由移交部門承擔相應責任。2.因接收部門原因導致檔案接收后出現丟失、損壞或管理不善的，由接收部門承擔相應責任。3.因檔案管理部門監(jiān)督不力或制度執(zhí)行不到位導致檔案交接出現問題的，由檔案管理部門承擔相應責任。（二）責任追究方式1.對于責任較輕的，給予批評教育、責令改正等處理。2.對于責任較重的，給予警告、罰款、降職、撤職等處分。3.對于因檔案交接問題給公司/組織造成重大損失的，依法追究相關人員的法律責任。七、檔案交接登記的信息化管理（一）建立檔案管理系統(tǒng)利用信息化技術建立檔案管理系統(tǒng)，實現檔案交接登記的電子化管理。在系統(tǒng)中記錄檔案交接的全過程，包括交接申請、清單編制、檔案移交、簽字確認等環(huán)節(jié)。（二）數據共享與查詢通過檔案管理系統(tǒng)，實現檔案交接數據的共享與查詢。各部門可以根據權限查詢相關檔案交接信息，提高工作效率和管理水平。（三）數據安全與備份加強檔案管理系統(tǒng)的數據安全防護，定期進行數據備份，防止數據丟失或損壞。同時，制定數據恢復預案，確保在數據出現問題時能夠及時恢復。八、檔案交接登記的培訓與宣傳（一）培訓計劃制定檔案交接登記培訓計劃，定期組織相關人員進行培訓學習。培訓內容包括檔案管理知識、檔案交接登記制度、操作流程等。（二）培訓方式采用集中培訓、現場指導、在線學習等多種方式進行培訓，提高培訓效果。同時，鼓勵員工自主學習，不斷提升業(yè)務能力。（三）宣傳推廣通過內部刊物、宣傳欄、會議等形式，宣傳檔案交接登記制度的重要性和相關要求，提高員工的認識和重視程度。九、附則