檔案制度體系建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案制度體系。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、利用和開發(fā)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：負(fù)責(zé)接收、征集公司/組織各部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。2.檔案整理：對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化。3.檔案保管：負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。4.檔案利用：為公司/組織各部門及員工提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源。5.檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.檔案統(tǒng)計(jì)：負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。2.按規(guī)定時(shí)間向檔案管理部門移交本部門的檔案。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事管理類：包括員工檔案、招聘錄用、培訓(xùn)考核、薪酬福利、獎(jiǎng)懲等方面的文件材料。3.財(cái)務(wù)管理類：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)檔案。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：包括市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案。5.基本建設(shè)類：包括公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等方面的文件材料。6.設(shè)備儀器類：包括公司/組織購置的各類設(shè)備儀器的檔案，如設(shè)備說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。7.聲像電子類：包括照片、錄音、錄像、電子文件等聲像電子檔案。（二）檔案編號(hào)1.編號(hào)方法：采用分類編號(hào)法，按照檔案分類體系，為每一類檔案編制唯一的編號(hào)。2.編號(hào)格式：編號(hào)由字母和數(shù)字組成，字母表示檔案類別，數(shù)字表示該類檔案的順序號(hào)。例如，行政管理類檔案編號(hào)為XZGL001，人事管理類檔案編號(hào)為RSGL001。四、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來信函等文件材料。3.員工個(gè)人在工作中形成的重要文件材料，如工作總結(jié)、科研成果、獲獎(jiǎng)證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）歸檔時(shí)間1.行政管理類檔案應(yīng)在文件辦理完畢后一周內(nèi)歸檔。2.人事管理類檔案應(yīng)在員工離職后一個(gè)月內(nèi)歸檔。3.財(cái)務(wù)管理類檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后三個(gè)月內(nèi)歸檔。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。5.基本建設(shè)類檔案應(yīng)按項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度及時(shí)歸檔，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成全部歸檔工作。6.設(shè)備儀器類檔案應(yīng)在設(shè)備儀器購置、安裝、調(diào)試完畢后一個(gè)月內(nèi)歸檔。7.聲像電子類檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核、整理，符合要求的予以接收，并在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門按照檔案分類編號(hào)規(guī)則，對(duì)歸檔檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。五、檔案的整理與保管（一）整理要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。3.歸檔文件應(yīng)逐件編目，編目內(nèi)容包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等。4.檔案應(yīng)按照一定的排列順序進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括公司/組織的一般性文件、業(yè)務(wù)檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括公司/組織的臨時(shí)性文件、一般性事務(wù)檔案等。（三）保管方式1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案的安全和有效利用。2.檔案利用應(yīng)根據(jù)工作需要，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，可直接到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明用途，不得擅自更改檔案內(nèi)容。（三）利用審批1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫相應(yīng)的申請(qǐng)表，申請(qǐng)表應(yīng)注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案利用的必要性和保密性等因素進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后方可辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱及編號(hào)、查閱頁數(shù)、借閱期限、復(fù)制份數(shù)等。3.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，便于統(tǒng)計(jì)和查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來源、形成時(shí)間、保管期限等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。3.集體鑒定原則：檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員共同參與，進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文件內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)：檔案內(nèi)容應(yīng)具有重要的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值或憑證價(jià)值，能夠反映公司/組織的發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)活動(dòng)和工作成果。2.文件來源標(biāo)準(zhǔn)：檔案來源應(yīng)合法、可靠，具有權(quán)威性和代表性。3.文件形成時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)：檔案形成時(shí)間應(yīng)具有一定的歷史跨度，能夠反映公司/組織不同階段的發(fā)展情況。4.保管期限標(biāo)準(zhǔn)：檔案保管期限應(yīng)根據(jù)其價(jià)值大小和利用需求確定，確保檔案在規(guī)定期限內(nèi)得到妥善保管。（三）鑒定程序1.檔案管理部門制定檔案鑒定計(jì)劃，明確鑒定的范圍、時(shí)間、人員等。2.檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行初步篩選，剔除明顯無保存價(jià)值的檔案。3.組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員進(jìn)行集體鑒定，對(duì)初步篩選后的檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的保管期限和存毀意見。4.檔案管理部門根據(jù)集體鑒定意見，編制檔案鑒定報(bào)告，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。5.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀程序1.檔案管理部門對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行造冊登記，登記內(nèi)容包括檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等。2.造冊登記后的檔案應(yīng)報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊歸檔保存。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容：檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表：檔案管理部門應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報(bào)送及時(shí)。3.統(tǒng)計(jì)分析：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為改進(jìn)檔案管理工作提供依據(jù)。（二）移交工作1.移交范圍：公司/組織因機(jī)構(gòu)調(diào)整、資產(chǎn)重組等原因，需要將檔案移交給其他單位的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度進(jìn)行移交。2.移交程序：檔案管理部門應(yīng)制定檔案移交計(jì)劃，明確移交的檔案范圍、時(shí)間、方式等。移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。移交清單應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。3.交接手續(xù)：檔案移交雙方應(yīng)按照檔案