檔案圖書室制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案圖書室的管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內所有涉及檔案資料管理與使用的部門和人員。（三）基本原則1.集中統一管理原則：檔案圖書室負責集中管理公司/組織各類檔案資料，確保檔案資料的系統性和完整性。2.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案資料的安全，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案資料的利用需求，為公司/組織各項工作提供便捷的服務。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的各類行政文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度等。2.人事檔案：涵蓋員工的個人基本信息、入職離職手續(xù)、薪資福利、培訓記錄、考核評價等相關資料。3.財務檔案：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務方面的文件資料。4.業(yè)務檔案：根據公司/組織的業(yè)務類型劃分，如銷售合同、采購訂單、項目文檔、技術資料等。5.其他檔案：如公司/組織的榮譽證書、資質證明、對外宣傳資料等不屬于上述分類的檔案。（二）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.檔案形成部門在工作完成后，應按照檔案分類標準，對相關文件資料進行整理、裝訂，并及時移交檔案圖書室。3.對于重要會議、重大活動等形成的檔案資料，相關部門應在活動結束后[X]個工作日內移交檔案圖書室。（三）檔案整理1.檔案圖書室接收檔案資料后，應按照檔案分類標準進行進一步的整理和分類。2.對每份檔案資料進行編號、編目，編制檔案目錄索引，以便于查找和利用。3.整理過程中，應檢查檔案資料的完整性，對缺頁、破損等情況進行記錄，并及時采取補救措施。（四）檔案歸檔1.經過整理的檔案資料應及時歸檔，按照檔案類別和時間順序排列上架存放。2.建立檔案存放位置索引，明確各類檔案的具體存放地點，方便快速查找。3.定期對檔案進行清點核對，確保檔案數量與目錄一致，檔案存放位置準確無誤。（五）檔案保管1.檔案圖書室應具備安全的保管環(huán)境，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備。2.檔案應存放在專門的檔案柜中，保持檔案柜的清潔和通風良好。3.對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期檢查和更新，確保電子檔案的安全性和可讀取性。4.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，發(fā)現問題及時處理，并做好記錄。（六）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的人員，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱時間等信息。2.申請表經所在部門負責人簽字批準后，交檔案圖書室審核。檔案圖書室根據申請內容，確定是否予以借閱，并在申請表上簽署意見。3.借閱檔案一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應在檔案圖書室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出圖書室或轉借他人。5.借閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。如發(fā)現檔案有損壞情況，應及時報告檔案圖書室。6.借閱結束后，借閱人員應按時歸還檔案，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（七）檔案查閱1.公司/組織內部人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案圖書室進行查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員應遵守檔案查閱的相關規(guī)定，不得擅自復制、拍照、傳播檔案內容。3.對于涉及公司/組織機密的檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，未經批準不得向任何無關人員透露檔案內容。（八）檔案鑒定與銷毀1.檔案圖書室應定期對檔案進行鑒定，根據檔案的保存價值和保管期限，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應由檔案管理人員、相關業(yè)務部門人員以及公司/組織領導共同參與，形成鑒定意見。3.對已失去保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，經公司/組織領導批準后進行銷毀。4.檔案銷毀應采用適當的方式進行，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀檔案的名稱、數量、銷毀時間、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。5.銷毀記錄應長期保存，以備查考。三、圖書室管理（一）圖書室藏書管理1.圖書室應根據公司/組織的業(yè)務需求和員工的閱讀興趣，合理配置各類圖書資料。2.對新采購的圖書應進行驗收、登記，并及時上架分類擺放。3.建立圖書借閱登記制度，記錄圖書的借閱情況，包括借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。4.定期對圖書進行盤點清查，確保圖書數量與登記記錄一致，圖書無丟失、損壞等情況。（二）圖書室環(huán)境管理1.保持圖書室的整潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。2.合理布置圖書室的桌椅、書架等設施，營造舒適的閱讀環(huán)境。3.確保圖書室的采光、通風良好，溫度、濕度適宜，為圖書資料的保存和讀者的閱讀提供良好的條件。（三）圖書室設備管理1.配備必要的圖書管理設備，如電腦、打印機、復印機、裝訂機等，并定期進行維護保養(yǎng)，確保設備正常運行。2.建立設備使用登記制度，記錄設備的使用情況，包括使用時間、使用人、使用內容等信息。3.對設備的故障維修、更換零部件等情況進行詳細記錄，以便于設備的管理和維護。（四）圖書室開放時間1.明確圖書室的開放時間，原則上每周開放[X]天，每天開放時間為[具體時間段]。2.根據公司/組織的工作安排和員工的實際需求，可適當調整開放時間，并提前向員工公布。（五）圖書借閱1.公司/組織員工可憑工作證到圖書室借閱圖書，每次借閱數量一般不超過[X]本。2.借閱期限一般為[X]周，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應愛護圖書，不得在圖書上涂改、圈劃、污損、丟失等。如發(fā)現圖書有損壞情況，應及時報告圖書室管理人員，并按照規(guī)定進行賠償。4.借閱人員應按時歸還圖書，逾期未還的，圖書室管理人員有權暫停其借閱資格，并督促其歸還圖書。四、人員職責（一）檔案圖書室管理人員職責1.負責檔案圖書室的日常管理工作，包括檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱、查閱等。2.嚴格遵守檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的各項規(guī)章制度，確保檔案資料的安全保密。3.定期對檔案資料進行檢查和盤點，及時發(fā)現并處理檔案管理中存在的問題。4.負責圖書資料的采購、驗收、登記、上架、借閱等管理工作，為員工提供良好的閱讀服務。5.協助公司/組織內部人員查閱檔案資料，解答相關疑問，提供必要的幫助。6.完成領導交辦的其他與檔案圖書室管理相關的工作任務。（二）各部門檔案資料管理人員職責1.負責本部門檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的及時、完整。2.按照檔案分類標準，對本部門形成的檔案資料進行分類整理，編制目錄索引，便于查找和移交。3.在規(guī)定時間內將整理好的檔案資料移交檔案圖書室，并辦理交接手續(xù)。4.協助檔案圖書室管理人員做好檔案資料的查閱、借閱等工作，提供必要的信息和支持。5.對本部門檔案資料的管理情況進行定期自查，發(fā)現問題及時整改。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查機制1.公司/組織應建立檔案圖書室管理監(jiān)督檢查機制，定期對檔案圖書室的管理工作進行檢查。2.監(jiān)督檢查內容包括檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱、查閱等環(huán)節(jié)的工作情況，以及圖書室的環(huán)境管理、設備管理等方面。3.檢查人員應認真填寫檢查記錄，對發(fā)現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.制定檔案圖書室管理工作考核評價標準，對檔案圖書室管理人員和各部門檔案資料管理人員的工作進行考核評價。2.考核評價內容包括工作任務完成情況、工作質