學校實物檔案制度一、總則（一）目的為加強學校實物檔案管理，確保實物檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮實物檔案在學校教學、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各單位及個人形成的，具有保存價值的各類實物檔案。（三）定義實物檔案是指學校在各項活動中形成的，具有保存價值的，以物質實體形式存在的各種載體的檔案，包括但不限于獎杯、獎牌、證書、印章、題詞、字畫、照片、錄音、錄像、實物標本等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則學校實物檔案由學校檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保實物檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則實物檔案應真實反映學校各項活動的歷史面貌，不得偽造、篡改。3.完整性原則實物檔案應包括實物本身及其相關的文字說明、背景材料等，確保檔案內容的完整性。4.安全性原則實物檔案的保管應確保安全，防止實物損壞、丟失、變質等情況發(fā)生。二、實物檔案的收集（一）收集范圍1.學校獲得的各類獎杯、獎牌、榮譽證書等。2.學校使用過的印章、題詞、字畫等。3.學校舉辦重大活動形成的照片、錄音、錄像等。4.學校保存的實物標本、模型等。5.其他具有保存價值的實物。（二）收集要求1.各部門、各單位應指定專人負責實物檔案的收集工作，確保實物檔案及時、完整地收集。2.實物檔案的收集應遵循真實性、完整性原則，確保實物檔案的質量。3.收集的實物檔案應附有文字說明，包括實物的名稱、來源、時間、背景、用途等。（三）收集程序1.實物形成部門或個人應在實物形成后及時將實物及相關文字說明提交給學校檔案管理部門或本部門的檔案管理人員。2.檔案管理人員對收集的實物檔案進行初步審核，檢查實物檔案的完整性和質量，對不符合要求的實物檔案，應及時反饋給實物形成部門或個人進行補充完善。3.檔案管理人員對審核合格的實物檔案進行整理、編號，并登記造冊。三、實物檔案的整理（一）分類實物檔案應按照實物的類別、來源、時間等進行分類整理，確保實物檔案的系統(tǒng)性和便于查找利用。1.獎杯、獎牌、榮譽證書類按照獎項名稱、頒獎單位、頒獎時間等進行分類。2.印章、題詞、字畫類按照印章名稱、題詞作者、字畫名稱等進行分類。3.照片、錄音、錄像類按照活動主題、時間、地點等進行分類。4.實物標本、模型類按照標本、模型的類別、來源等進行分類。（二）編號實物檔案應進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“年度+流水號”的方式，如“2023001”表示2023年收集的第1件實物檔案。（三）編目實物檔案應進行編目，編目內容包括實物檔案的編號、名稱、來源、時間、保管期限、存放位置等。編目應采用紙質和電子兩種形式，紙質編目應裝訂成冊，電子編目應存儲在檔案管理系統(tǒng)中。（四）裝盒實物檔案應裝入專用檔案盒中進行保管，檔案盒應標明實物檔案的編號、名稱、類別等信息。四、實物檔案的保管（一）保管場所實物檔案應存放在專門的檔案庫房中，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管方式1.對于獎杯、獎牌、榮譽證書等體積較小的實物檔案，應存放在檔案盒中，按照編號順序排列存放。2.對于印章、題詞、字畫等珍貴實物檔案，應采取專柜存放、專人保管的方式，并配備必要的防護設備，如保險柜、溫濕度控制設備等。3.對于照片、錄音、錄像等電子實物檔案，應存儲在專用的存儲設備中，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對于實物標本、模型等體積較大的實物檔案，應存放在專門的標本庫或模型庫中，并采取相應的防護措施，如防潮、防蟲、防火等。（三）保管期限實物檔案的保管期限應根據(jù)其重要程度、歷史價值等因素確定，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的實物檔案反映學校重大歷史事件、重要活動、重要人物等具有重要歷史價值和紀念意義的實物檔案。2.長期保管的實物檔案反映學校一般歷史事件、活動、人物等具有一定歷史價值的實物檔案，保管期限一般為30年。3.短期保管的實物檔案反映學校日常工作、一般性活動等具有一定參考價值的實物檔案，保管期限一般為10年。（四）定期檢查檔案管理人員應定期對實物檔案進行檢查，檢查內容包括實物檔案的保管狀況、數(shù)量、質量等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，確保實物檔案的安全。五、實物檔案的利用（一）利用范圍學校內部各部門、各單位及個人因教學、科研、管理等工作需要，可查閱、利用實物檔案。學校外部單位或個人因工作需要查閱、利用實物檔案，應按照學校相關規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的實物檔案，并做好查閱登記工作。查閱者應在檔案查閱室進行查閱，不得擅自將實物檔案帶出查閱室。2.復制對于因工作需要確實無法提供原件的實物檔案，利用者可申請復制。檔案管理人員應按照相關規(guī)定進行復制，并做好復制登記工作。復制件應加蓋學校檔案管理部門的印章，與原件具有同等效力。3.出借對于特殊情況需要出借實物檔案的，利用者應填寫出借申請表，經學校檔案管理部門負責人批準后，辦理出借手續(xù)。出借期限一般不得超過7天，出借期間利用者應妥善保管實物檔案，不得轉借他人或擅自改變實物檔案的用途。（三）利用登記檔案管理人員應對實物檔案的利用情況進行詳細登記，登記內容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用方式、利用目的、實物檔案編號等。利用登記應采用紙質和電子兩種形式，紙質登記應裝訂成冊，電子登記應存儲在檔案管理系統(tǒng)中。六、實物檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定學校檔案管理部門應定期對實物檔案進行鑒定，鑒定工作應由檔案管理人員、相關業(yè)務人員及專家組成的鑒定小組進行。鑒定小組應根據(jù)實物檔案的保管期限、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對實物檔案進行全面評估，確定其是否仍具有保存價值。（二）銷毀對于經過鑒定確定已失去保存價值的實物檔案，應按照學校相關規(guī)定進行銷毀。銷毀工作應由檔案管理人員和相關業(yè)務人員共同進行，并做好銷毀記錄。銷