檔案涉密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門(mén)、崗位及人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.保密原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、敏感信息的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。3.分級(jí)管理原則：根據(jù)檔案的重要性和涉密程度，實(shí)行分級(jí)分類(lèi)管理。4.規(guī)范操作原則：明確檔案管理各環(huán)節(jié)的操作流程和規(guī)范，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。二、檔案涉密范圍界定（一）商業(yè)機(jī)密類(lèi)1.公司/組織的商業(yè)戰(zhàn)略、營(yíng)銷(xiāo)策略、市場(chǎng)分析報(bào)告等。2.未公開(kāi)的產(chǎn)品研發(fā)計(jì)劃、技術(shù)方案、工藝流程等。3.客戶名單、客戶資料、合作協(xié)議等涉及商業(yè)合作的重要信息。（二）財(cái)務(wù)信息類(lèi)1.財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、成本核算資料等。2.資金運(yùn)作情況、投資項(xiàng)目信息等。（三）人事信息類(lèi)1.員工個(gè)人檔案、薪資福利信息、績(jī)效考核結(jié)果等。2.內(nèi)部人事任免、崗位調(diào)整等敏感信息。（四）其他敏感信息類(lèi)1.公司/組織的重大決策過(guò)程、會(huì)議紀(jì)要等。2.涉及國(guó)家安全、公共安全等特殊領(lǐng)域的相關(guān)檔案信息。三、檔案分類(lèi)與標(biāo)識(shí)（一）檔案分類(lèi)1.行政檔案：包括公司/組織的各類(lèi)行政文件、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋公司/組織在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件、合同、報(bào)告等。3.財(cái)務(wù)檔案：涉及財(cái)務(wù)收支、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)資料。4.人事檔案：包含員工個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄等人事資料。5.其他檔案：如聲像檔案、實(shí)物檔案等。（二）涉密標(biāo)識(shí)1.對(duì)于確定為涉密的檔案，應(yīng)在檔案封面、盒脊等顯著位置標(biāo)注“機(jī)密”、“絕密級(jí)”等涉密標(biāo)識(shí)。2.涉密標(biāo)識(shí)應(yīng)采用不易褪色、涂改的方式標(biāo)注，并注明保密期限。四、檔案管理流程（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保各類(lèi)文件、資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.對(duì)于涉密文件，在收集過(guò)程中應(yīng)采取必要的保密措施，如使用專(zhuān)用文件袋封裝，并在封口處加蓋保密章。（二）檔案整理1.收集后的檔案應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.對(duì)涉密檔案進(jìn)行單獨(dú)整理，與非涉密檔案分開(kāi)存放。（三）檔案歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案編號(hào)順序依次存放于檔案柜或檔案庫(kù)中。2.建立檔案索引目錄，便于查找和利用檔案。（四）檔案借閱1.借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等信息。2.審批流程：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。對(duì)于涉密檔案的借閱，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱登記：檔案管理部門(mén)對(duì)批準(zhǔn)借閱的檔案進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.借閱要求：借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄或泄露檔案內(nèi)容。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（五）檔案查閱1.查閱申請(qǐng)：查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，說(shuō)明查閱目的、查閱范圍等。2.審批流程：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。對(duì)于涉密檔案的查閱，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱方式：檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人陪同查閱，查閱過(guò)程中不得擅自將檔案帶出指定查閱場(chǎng)所。查閱人員只能在查閱范圍內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（六）檔案歸還1.借閱或查閱完畢的檔案，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄露等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。（七）檔案銷(xiāo)毀清理1.銷(xiāo)毀鑒定：定期對(duì)已超過(guò)保管期限或已無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀審批：經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷(xiāo)毀實(shí)施：檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定場(chǎng)所進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)人員共同監(jiān)銷(xiāo)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀記錄：對(duì)檔案銷(xiāo)毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀檔案的名稱、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式等，記錄保存期限與檔案保管期限相同。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）存儲(chǔ)方式1.檔案應(yīng)分類(lèi)存放于檔案柜或檔案架上，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。2.對(duì)于涉密檔案，應(yīng)單獨(dú)存放于保密柜中，并采取必要的加密措施。（三）保管責(zé)任1.檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的日常保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)充或處理，并查明原因，追究相關(guān)人員責(zé)任。六、檔案安全保密措施（一）人員管理1.背景審查：對(duì)檔案管理崗位人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查，確保人員具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德。2.培訓(xùn)教育：定期對(duì)檔案管理崗位人員進(jìn)行保密知識(shí)培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)能力，并簽訂保密承諾書(shū)。3.監(jiān)督考核：建立檔案管理崗位人員監(jiān)督考核機(jī)制，對(duì)違反保密制度的人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）環(huán)境安全1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)。（三）技術(shù)防護(hù)1.對(duì)涉密檔案信息采用加密存儲(chǔ)、傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，防止信息泄露。2.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)更新系統(tǒng)安全補(bǔ)丁，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。（四）應(yīng)急處置1.制定檔案安全保密應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期組織檔案安全保密應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。如發(fā)生檔案信息泄露事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，并及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理流程的規(guī)范性等。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改存在的問(wèn)題。（二）外部檢查1.積極配合國(guó)家有關(guān)部門(mén)、行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)等對(duì)公司/組織檔案管理工作的檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。接受外部審計(jì)、評(píng)估等機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理工作的審計(jì)、評(píng)估，并根據(jù)其提出的意見(jiàn)和建議進(jìn)行整改。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱、借閱、復(fù)印、摘錄涉密檔案的。2.擅自將涉密檔案帶出指定場(chǎng)所或轉(zhuǎn)借他人的。3.因保管不善導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄露的。4.違反檔案管理流程，擅自更改、銷(xiāo)毀檔案的。5.其他違反檔案涉密制度的行為。（二）處理措施1.對(duì)于違反檔案涉密制度的行為，視情節(jié)輕重給予警告、記過(guò)、記大過(guò)、降職、撤職、解除勞動(dòng)合同等處分。2.如因違反檔案涉密制度給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員