檔案移交制度圖一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，規(guī)范檔案移交工作流程，提高檔案利用效率，根據國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案移交管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案移交應確保檔案內容真實、準確，與實際工作相符。3.及時性原則：檔案形成部門應按照規(guī)定的時間和要求及時移交檔案，不得拖延。4.保密性原則：檔案移交過程中應嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。二、檔案移交主體與職責（一）檔案形成部門1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作，確保檔案的完整、準確和系統(tǒng)。2.按照公司檔案移交制度的要求，定期將應移交的檔案整理好，編制檔案移交清單，向檔案管理部門移交。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的審核、接收等工作，提供必要的檔案信息和說明。（二）檔案管理部門1.負責制定和完善公司檔案移交制度，指導和監(jiān)督各部門的檔案移交工作。2.接收各部門移交的檔案，對移交的檔案進行審核、登記、編號、上架等管理工作。3.負責檔案的保管、利用、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的安全和有效利用。（三）交接雙方經辦人員1.檔案移交過程中，交接雙方應指定專人作為經辦人員，負責具體的交接工作。2.經辦人員應熟悉檔案移交的流程和要求，認真核對檔案內容和清單，確保交接工作的順利進行。三、檔案移交范圍（一）文書檔案1.公司頒發(fā)的各種文件、通知、決定、決議、指示、規(guī)定、辦法等。2.公司向上級單位的請示、報告，與平級單位的函件、協(xié)議等。3.公司內部的工作計劃、總結、統(tǒng)計報表、會議記錄、紀要等。（二）科技檔案1.公司科研項目、新產品開發(fā)項目等形成的可行性研究報告、設計圖紙、技術文件、實驗記錄、總結報告等。2.公司生產工藝、設備安裝調試、技術改造等方面的技術資料。3.公司獲得的專利、商標、著作權等知識產權相關檔案。（三）財務檔案1.公司的會計憑證、賬簿、報表、財務審計報告等。2.公司的稅務申報資料、稅務審計報告等。3.公司的財務預算、決算資料等。（四）人事檔案1.員工的入職登記表、履歷表、勞動合同、培訓記錄、考核評價等。2.員工的工資福利、獎懲情況、職務任免等檔案。3.員工的社會保險、公積金等相關資料。（五）業(yè)務檔案1.公司市場營銷活動中形成的客戶資料、市場調研報告、銷售合同等。2.公司采購業(yè)務中形成的采購合同、供應商資料、采購訂單等。3.公司項目管理中形成的項目計劃、進度報告、驗收文件等。四、檔案移交時間（一）定期移交1.文書檔案：每年[X]月底前，各部門應將上一年度形成的文書檔案整理好，向檔案管理部門移交。2.科技檔案：項目完成后[X]個月內，項目承擔部門應將項目檔案整理好，向檔案管理部門移交。3.財務檔案：會計年度終了后，財務部門應按照國家有關規(guī)定，將會計檔案整理好，在規(guī)定的時間內移交檔案管理部門。4.人事檔案：員工離職后[X]個工作日內，人事部門應將員工的人事檔案整理好，向檔案管理部門移交。（二）不定期移交1.因機構調整、職能變更等原因，涉及檔案移交的，相關部門應在調整、變更完成后[X]個工作日內，將涉及的檔案整理好，向檔案管理部門移交。2.公司認為需要及時移交的其他檔案，相關部門應按照公司要求及時移交。五、檔案移交要求（一）整理要求1.檔案形成部門應按照檔案管理的有關規(guī)定，對檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的整齊、規(guī)范。2.檔案應使用統(tǒng)一的紙張、格式和裝訂材料，保證檔案的耐久性和美觀性。3.檔案整理過程中，應剔除重復、無效的文件，確保檔案內容的精煉和準確。（二）編目要求1.檔案移交清單應按照檔案的分類順序編制，詳細列出檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于檔案的管理和查找。3.檔案編目應使用規(guī)范的文字和符號，確保編目信息的準確和清晰。（三）質量要求1.移交的檔案應內容完整、準確，字跡清晰，圖像、聲像等資料應清晰可辨。2.檔案的載體應符合要求，無破損、褪色、變形等情況。3.檔案的整理和編目應符合國家有關標準和公司檔案管理的規(guī)定。六、檔案移交流程（一）準備階段1.檔案形成部門按照檔案移交時間要求，組織人員對檔案進行整理，編制檔案移交清單。2.檔案管理部門收到檔案移交通知后，安排接收人員，準備接收場地和設備。（二）移交階段1.檔案形成部門經辦人員攜帶檔案移交清單和檔案，到檔案管理部門辦理移交手續(xù)。2.檔案管理部門接收人員對檔案移交清單和檔案進行核對，檢查檔案的數量、質量、整理情況等是否符合要求。3.核對無誤后，交接雙方經辦人員在檔案移交清單上簽字確認，檔案管理部門接收人員將檔案入庫保管。（三）審核階段1.檔案管理部門對接收的檔案進行審核，重點審核檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.對于審核中發(fā)現(xiàn)問題的檔案，檔案管理部門應及時與檔案形成部門溝通，要求其補充或更正相關內容。3.檔案形成部門應在規(guī)定的時間內完成檔案的補充或更正工作，并重新移交檔案管理部門審核。七、檔案移交監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設立檔案移交監(jiān)督小組，由檔案管理部門負責人及相關人員組成，負責對檔案移交工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應定期對檔案移交工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內容1.檔案移交制度的執(zhí)行情況，包括移交時間、移交范圍、移交要求等是否符合規(guī)定。2.檔案形成部門檔案整理和移交工作的質量，包括檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性等。3.檔案管理部門檔案接收和審核工作的情況，包括接收手續(xù)是否齊全、審核是否嚴格等。（三）問題處理1.對于違反檔案移交制度的行為，監(jiān)督小組應責令相關部門限期整改，并視情節(jié)輕重給予相應的處罰。2.對于檔案移交工作中存在的問題，應及時分析原因，采取有效措施加以解決，不斷完善檔案移交工作流程和制度。八、檔案移交后的管理（一）保管1.檔案管理部門應按照檔案保管的要求，對接收的檔案進行妥善保管，確保檔案的安全和完整。2.檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，定期對檔案進行檢查和維護。（二）利用1.公司各部門因工作需要查閱檔案的，應按照檔案查閱制度的規(guī)定，辦理查閱手續(xù)，經檔案管理部門批準后，在指定地點查閱。2.檔案管理部門應積極為公司各部門提供檔案利用服務，提高檔案的利用效率。（三）鑒定與銷毀1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已超過保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.檔案銷毀應填寫檔案銷毀清單