檔案移交制度規(guī)定一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，實現(xiàn)檔案資源的有效整合與共享，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本檔案移交制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在各項工作活動中形成的，具有保存價值的各種門類和載體的檔案向公司檔案管理部門的移交行為。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的合法性、規(guī)范性。2.真實完整原則：移交的檔案應(yīng)真實反映公司各項工作活動的實際情況，保持檔案的完整性，不得擅自篡改、銷毀或遺漏重要檔案信息。3.及時準(zhǔn)確原則：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，及時、準(zhǔn)確地向檔案管理部門移交檔案，避免延誤和錯誤。4.職責(zé)明確原則：明確各部門在檔案移交過程中的職責(zé)，確保檔案移交工作有序進(jìn)行，責(zé)任落實到人。二、檔案移交主體及職責(zé)（一）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，編制檔案移交清單，將整理好的檔案向檔案管理部門移交，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門對移交檔案進(jìn)行審核、檢查，對存在的問題及時進(jìn)行整改。4.在檔案移交過程中，對涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)按照公司保密制度的要求進(jìn)行處理，確保信息安全。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司檔案移交制度及相關(guān)流程，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案移交工作。2.接收各部門移交的檔案，對移交檔案進(jìn)行審核、登記、編號、上架等管理工作，確保檔案妥善保管。3.定期對接收的檔案進(jìn)行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時與檔案形成部門溝通解決。4.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化處理、存儲和利用，為公司各項工作提供檔案信息支持。5.對檔案移交工作中出現(xiàn)的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查處理，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善檔案移交工作機(jī)制。三、檔案移交范圍（一）文書檔案1.公司制發(fā)的各種文件、通知、決定、報告、請示、批復(fù)等。2.公司收到的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)及其他單位發(fā)來的文件、信函、簡報等。3.公司內(nèi)部各部門之間的往來文件、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)等。（二）科技檔案1.公司科研項目立項、研究、試驗、鑒定等過程中形成的文件、資料、數(shù)據(jù)、圖表等。2.公司新產(chǎn)品開發(fā)、技術(shù)改造、技術(shù)引進(jìn)等項目中產(chǎn)生的技術(shù)文件、圖紙、工藝規(guī)程、測試報告等。3.公司設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、運行、維護(hù)、報廢等環(huán)節(jié)形成的文件、資料、記錄等。（三）財務(wù)檔案1.公司財務(wù)預(yù)算、決算、財務(wù)報表、會計憑證、賬簿、審計報告等。2.公司稅務(wù)申報、繳納、發(fā)票管理等方面的文件、資料。3.公司資金管理、資產(chǎn)管理、成本核算等相關(guān)的財務(wù)文件。（四）人事檔案1.員工入職、離職、調(diào)動、晉升、獎懲等人事變動過程中形成的文件、資料，如勞動合同、任免文件、考核評價表、培訓(xùn)記錄等。2.員工工資、福利、社會保險等方面的文件、記錄。3.公司人事檔案管理制度、流程等相關(guān)文件。（五）業(yè)務(wù)檔案1.公司市場營銷、客戶服務(wù)、項目管理等業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、訂單、客戶資料、業(yè)務(wù)記錄等。2.公司生產(chǎn)、質(zhì)量控制、物流配送等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗報告、物流單據(jù)等。3.公司對外投資、合作、招投標(biāo)等經(jīng)濟(jì)活動中形成的文件、資料、合同等。（六）其他檔案1.公司重大活動、重要會議、突發(fā)事件等形成的具有保存價值的文件、資料、影像記錄等。2.公司獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案的相關(guān)資料。3.公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、保密協(xié)議等檔案。四、檔案移交時間（一）定期移交1.文書檔案：各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文書檔案整理完畢并移交至檔案管理部門。2.科技檔案：項目完成后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在一個月內(nèi)將項目檔案整理歸檔，并移交至檔案管理部門。3.財務(wù)檔案：會計年度終了后，財務(wù)部門應(yīng)在三個月內(nèi)將會計憑證、賬簿等財務(wù)檔案整理裝訂成冊，移交至檔案管理部門。4.人事檔案：員工離職后，人力資源部門應(yīng)在半個月內(nèi)將該員工的人事檔案整理歸檔，并移交至檔案管理部門。5.業(yè)務(wù)檔案：業(yè)務(wù)活動結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后的一個月內(nèi)將業(yè)務(wù)檔案整理移交至檔案管理部門。（二）不定期移交1.當(dāng)公司發(fā)生重大事件、重要活動等，相關(guān)部門應(yīng)在事件或活動結(jié)束后的一周內(nèi)，將形成的相關(guān)檔案及時移交至檔案管理部門。2.因工作需要，檔案管理部門可隨時要求各部門移交特定時間段或特定項目的檔案，各部門應(yīng)積極配合，按時完成移交工作。五、檔案移交要求（一）檔案整理要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。2.文書檔案應(yīng)按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）的分類方法進(jìn)行整理，科技檔案應(yīng)按照項目專業(yè)時間的順序進(jìn)行整理，財務(wù)檔案應(yīng)按照會計年度類別進(jìn)行整理，人事檔案應(yīng)按照員工類別時間順序進(jìn)行整理，業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點進(jìn)行合理分類整理。3.檔案應(yīng)裝訂整齊，紙張規(guī)格統(tǒng)一，破損或褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，字跡模糊或易褪色的文件應(yīng)進(jìn)行復(fù)印或打印。4.每份文件應(yīng)加蓋歸檔章，注明文件編號、責(zé)任者、日期、保管期限等信息。（二）檔案質(zhì)量要求1.移交的檔案應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得有虛假、篡改、遺漏等情況。2.檔案內(nèi)容應(yīng)清晰、規(guī)范，字跡工整，簽字蓋章齊全。3.檔案載體應(yīng)符合要求，如紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性好的紙張，電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并保證格式正確、內(nèi)容完整可讀。（三）檔案移交清單要求1.檔案移交清單應(yīng)詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、密級等信息，與移交檔案一一對應(yīng)。2.移交清單應(yīng)一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。3.移交清單應(yīng)使用統(tǒng)一格式，內(nèi)容填寫規(guī)范、準(zhǔn)確、清晰，不得隨意涂改。六、檔案移交流程（一）準(zhǔn)備階段1.檔案形成部門按照檔案整理要求，對本部門的檔案進(jìn)行全面收集和整理，確保檔案資料齊全、完整。2.檔案形成部門根據(jù)檔案移交時間要求，編制檔案移交清單，詳細(xì)列出擬移交檔案的相關(guān)信息。（二）移交階段1.檔案形成部門負(fù)責(zé)人安排專人將整理好的檔案及編制好的移交清單送至檔案管理部門。2.檔案管理部門接收人員對移交的檔案及清單進(jìn)行核對，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、整理情況等是否符合要求。3.如發(fā)現(xiàn)問題，檔案管理部門接收人員應(yīng)及時與檔案形成部門移交人員溝通，要求其限期整改，直至符合移交要求。4.雙方核對無誤后，在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案移交手續(xù)。（三）后續(xù)處理階段1.檔案管理部門接收檔案后，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行登記、編號、上架等管理工作，并將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。2.檔案管理部門定期對接收的檔案進(jìn)行檢查、清點，確保檔案的安全保管和有效利用。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。3.檔案形成部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的檔案信息查詢和利用服務(wù)。對于檔案管理部門提出的檔案整理、補充等要求，應(yīng)及時響應(yīng)并完成。七、檔案審核與監(jiān)督（一）審核機(jī)制1.檔案管理部門在接收檔案時，應(yīng)對移交檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核，重點審核檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。2.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時向檔案形成部門反饋，并要求其限期整改。整改完成后，檔案形成部門應(yīng)重新提交審核，直至審核通過。3.對于重要檔案或涉及公司核心業(yè)務(wù)的檔案，檔案管理部門可組織相關(guān)專家或業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行聯(lián)合審核，確保檔案質(zhì)量。（二）監(jiān)督措施1.公司建立檔案移交工作監(jiān)督機(jī)制，定期對各部門的檔案移交工作進(jìn)行檢查和評估，確保檔案移交制度的有效執(zhí)行。2.公司審計部門應(yīng)將檔案移交工作納入內(nèi)部審計范圍，對檔案移交過程中的合規(guī)性、真實性等進(jìn)行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.對于違反檔案移交制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括責(zé)令整改、通報批評、追究責(zé)任等。八、檔案利用與保密（一）檔案利用1.公司員工因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照公司檔案利用制度的規(guī)定，填寫檔案利用申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)員工的申請，提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，并做好檔案利用記錄。對于涉及重要機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱、借閱范圍和審批程序。3.檔案利用人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借檔案，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。（二）檔案保密1.各部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案的保密管理，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的要求進(jìn)行保管和使用。2.檔案管理部門應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置專門的檔案庫房、配備保密設(shè)備、對檔案管理人