檔案接受制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案接受工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及所屬單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的檔案的接受管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本公司/組織的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的科學(xué)性、系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則檔案接受應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則全面收集和接受在公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全、完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案接受范圍（一）文書檔案1.公司/組織頒發(fā)的各種文件、通知、決定、決議、指示、規(guī)定、辦法等。2.公司/組織的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函件等。3.公司/組織召開的各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。4.公司/組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.公司/組織與上級(jí)主管部門、其他單位及個(gè)人的來往文件、信函等。（二）科技檔案1.產(chǎn)品研發(fā)檔案，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、工藝規(guī)程、試驗(yàn)報(bào)告等。2.工程項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收文件等。3.科研項(xiàng)目檔案，包括科研立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究成果等。4.設(shè)備儀器檔案，包括設(shè)備儀器購置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。（三）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)核算資料。2.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告及相關(guān)分析資料。3.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。（四）人事檔案1.員工入職登記表、履歷表、勞動(dòng)合同等。2.員工培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)材料等。3.員工薪酬福利資料、獎(jiǎng)懲記錄等。4.員工職稱評(píng)定、職務(wù)晉升等相關(guān)材料。（五）業(yè)務(wù)檔案1.市場(chǎng)營(yíng)銷檔案，包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、銷售合同等。2.采購檔案，包括采購訂單、供應(yīng)商資料、采購合同等。3.生產(chǎn)檔案，包括生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。4.服務(wù)檔案，包括服務(wù)記錄、客戶投訴處理資料等。（六）聲像檔案1.公司/組織重大活動(dòng)的照片、錄音、錄像等。2.公司/組織重要會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)視察等的影像資料。3.反映公司/組織發(fā)展歷程、企業(yè)文化等的聲像資料。（七）電子檔案1.以電子形式產(chǎn)生的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等。2.紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的電子副本。三、檔案接受要求（一）文件材料的質(zhì)量要求1.檔案內(nèi)容應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備。2.使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料。3.紙張應(yīng)符合檔案保管要求，一般采用A4幅面紙張，破損、褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。（二）文件材料的整理要求1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。3.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類整理，建立檔案案卷，編制卷內(nèi)目錄、備考表等。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度、類別等進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。5.人事檔案應(yīng)按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理，建立檔案卷夾，編制檔案目錄。6.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理要求進(jìn)行分類整理，建立檔案卷宗，編制卷內(nèi)目錄。7.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容、時(shí)間、載體等進(jìn)行分類整理，編制聲像檔案目錄，并注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。8.電子檔案應(yīng)按照電子文件管理要求進(jìn)行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）文件材料的歸檔時(shí)間要求1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定整理立卷，裝訂成冊(cè)，在次年上半年移交檔案管理部門歸檔。4.人事檔案應(yīng)在員工離職或檔案變動(dòng)后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理歸檔，一般不得超過三個(gè)月。6.聲像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)整理歸檔，并及時(shí)刻錄光盤或存儲(chǔ)到電子存儲(chǔ)設(shè)備中。7.電子檔案應(yīng)實(shí)時(shí)或定期進(jìn)行歸檔，確保電子文件的及時(shí)收集和整理。四、檔案接受程序（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.收集人員應(yīng)及時(shí)收集本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等，并進(jìn)行初步整理。3.對(duì)于重要文件材料，收集人員應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)跟蹤，確保不遺漏。（二）文件材料的整理與移交1.各部門收集的文件材料應(yīng)按照檔案整理要求進(jìn)行分類整理，編制移交清單。2.整理完畢后，各部門應(yīng)在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)將文件材料移交至檔案管理部門。3.移交時(shí)，雙方應(yīng)按照移交清單進(jìn)行核對(duì)，確保文件材料的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。核對(duì)無誤后，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)。（三）檔案管理部門的接收1.檔案管理部門收到各部門移交的文件材料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，檢查文件材料的整理質(zhì)量、完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于不符合要求的文件材料，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改，直至符合要求為止。3.審核通過后，檔案管理部門應(yīng)將文件材料進(jìn)行登記、編號(hào)，并按照檔案分類方案進(jìn)行上架存放，納入檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。五、檔案整理與編目（一）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類方案對(duì)接收歸檔的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，編制歸檔文件目錄，并將歸檔文件裝入檔案盒，在盒脊上注明年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等信息。3.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類，建立檔案案卷，編制卷內(nèi)目錄、備考表等，并在案卷封面注明項(xiàng)目名稱、專業(yè)類別、階段、保管期限等信息，并進(jìn)行裝訂。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度、類別等進(jìn)行分類，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄，并在每?jī)?cè)檔案封面注明會(huì)計(jì)年度、檔案類別、保管期限等信息。5.人事檔案應(yīng)按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理，建立檔案卷夾，編制檔案目錄，并在卷夾封面注明員工姓名、檔案類別（如履歷類、考核類、培訓(xùn)類等）、保管期限等信息。6.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理要求進(jìn)行分類整理，建立檔案卷宗，編制卷內(nèi)目錄，并在卷宗封面注明業(yè)務(wù)名稱、類別、保管期限等信息。7.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容、時(shí)間、載體等進(jìn)行分類整理，編制聲像檔案目錄，并在每張光盤或存儲(chǔ)設(shè)備上注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，同時(shí)將聲像檔案的文字說明材料一并歸檔。8.電子檔案應(yīng)按照電子文件管理要求進(jìn)行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)電子檔案進(jìn)行命名、編號(hào)，并建立相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。（二）檔案編目1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案整理結(jié)果，編制檔案檢索工具，包括檔案目錄、全宗指南、分類索引等，以便于檔案的查閱和利用。2.檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級(jí)等信息，按照一定的格式進(jìn)行編排，便于查找和統(tǒng)計(jì)。3.全宗指南應(yīng)介紹本公司/組織的基本情況、檔案全宗的構(gòu)成及歷史沿革，并對(duì)檔案的內(nèi)容和價(jià)值進(jìn)行簡(jiǎn)要說明，為利用者提供全面的檔案信息。4.分類索引應(yīng)按照檔案分類方案，對(duì)各類檔案進(jìn)行索引，便于利用者按照分類途徑查找檔案。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所與設(shè)施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品、除濕設(shè)備等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案保管期限與鑒定1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指對(duì)本公司/組織具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指保管期限為16年至50年的檔案；短期保管的檔案是指保管期限為1的檔案。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限。對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保存的審批。（三）檔案保管登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案保管登記制度，對(duì)檔案的入庫、存放位置、保管期限、變動(dòng)情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案保管登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式，紙質(zhì)登記本應(yīng)妥善保管，電子登記數(shù)據(jù)應(yīng)定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括檔案數(shù)量、種類、保管期限分布等情況，以便于掌握檔案保管狀況，為檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、安全保密的原則，確保檔案的合理利用和安全。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足本公司/組織內(nèi)部工作需要，同時(shí)在符合法律法規(guī)和保密規(guī)定的前提下，為社會(huì)利用提供服務(wù)。（二）利用范圍與方式1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在指定地點(diǎn)提供檔案，并進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，并按照規(guī)定的期限歸還檔案。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.外單位人員因工作需要查閱、借閱本公司/組織檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱（借閱）手續(xù)，并按照規(guī)定的利用范圍和方式進(jìn)行查閱（借閱）。5.需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的復(fù)制設(shè)備和材料，確保復(fù)制件的質(zhì)量。6.檔案利用過程中，如需摘錄、引用檔案內(nèi)容的，應(yīng)注明檔案來源，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或泄露檔案機(jī)密信息。（三）利用登記與反饋1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱（借閱）檔案名稱及數(shù)量、復(fù)制檔案內(nèi)容等信息。2.檔案利用登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式，紙質(zhì)登記本應(yīng)妥善保管，電子登記數(shù)據(jù)應(yīng)定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和利用效果，及時(shí)調(diào)整檔案管理工作，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。4.檔案利用結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向利用者反饋利用情況，了解利用者對(duì)檔案利用工作及檔案內(nèi)容的意見和建議，以便于改進(jìn)檔案管理工作。八、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確檔案保密工作的職責(zé)和要求，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.檔案查閱、借閱場(chǎng)所應(yīng)相對(duì)獨(dú)立，便于管理和監(jiān)督，防止無關(guān)人員進(jìn)入。查閱（借閱）檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案安全。4.對(duì)檔案的復(fù)制、摘錄、引用等利用行為應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格控制，按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)，防止檔案信息的擴(kuò)散。5.嚴(yán)禁在非保密環(huán)境下存儲(chǔ)、傳輸涉及公司/組織機(jī)密的檔案信息，如需在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳輸檔案信息，應(yīng)采取加密等安全措施，確保信息安全。（二）安全制度1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房、設(shè)備設(shè)施及檔案信息系統(tǒng)的安全管理，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。2.檔案庫房應(yīng)安裝防火防盜報(bào)警裝置，配備必要的消防器材，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)施完好有效。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行巡查，檢查檔案保管狀況、庫房設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失和系統(tǒng)故障。5.對(duì)檔案的銷毀、處置等工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保檔案實(shí)體和信息的安全處置。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息與公司/組織其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效集成，為公司/組織的決策提供有力的信息支持。（二）數(shù)字化加工1.按照檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化