借閱查閱檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案的管理，規(guī)范檔案的借閱查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及員工，以及因工作需要查閱公司/組織檔案的外部單位和個人。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司/組織在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、信函、照片、音像資料等。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織的各類檔案，做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱利用。4.對檔案的借閱查閱情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全與完整。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的借閱查閱工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.對本部門形成的檔案的利用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，促進(jìn)檔案的有效利用。三、檔案借閱（一）借閱范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可借閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外部單位因履行合同、合作項(xiàng)目、審計(jì)、法律事務(wù)等工作需要，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可借閱相關(guān)檔案。（二）借閱流程1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將《檔案借閱申請表》提交所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對借閱申請進(jìn)行審批，并簽署意見。3.將經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后的《檔案借閱申請表》提交檔案管理部門。檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)申請內(nèi)容符合規(guī)定后，辦理檔案借閱手續(xù)。4.檔案管理部門根據(jù)借閱申請，調(diào)出相應(yīng)檔案，交借閱人當(dāng)面清點(diǎn)。借閱人應(yīng)認(rèn)真核對檔案的名稱、數(shù)量、完整性等信息，確認(rèn)無誤后，在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。5.檔案管理部門向借閱人發(fā)放檔案，并告知借閱人應(yīng)遵守的檔案管理制度和注意事項(xiàng)。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前[X]個工作日向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.重要檔案和機(jī)密檔案的借閱期限根據(jù)具體情況另行確定，但最長不得超過[X]個工作日。（四）借閱數(shù)量借閱人每次借閱檔案的數(shù)量一般不得超過[X]卷（冊），如需借閱較多檔案，應(yīng)分批次借閱。（五）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換檔案內(nèi)容。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況不能按時歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人歸還檔案時，應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人在借閱檔案期間，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的各項(xiàng)規(guī)章制度，不得利用所借閱的檔案從事違法違規(guī)活動。四、檔案查閱（一）查閱范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外部單位因履行合同、合作項(xiàng)目、審計(jì)、法律事務(wù)等工作需要，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可查閱相關(guān)檔案。（二）查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱目的等信息。2.將《檔案查閱申請表》提交所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對查閱申請進(jìn)行審批，并簽署意見。3.將經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后的《檔案查閱申請表》提交檔案管理部門。檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)申請內(nèi)容符合規(guī)定后，安排查閱地點(diǎn)和查閱時間。4.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱時應(yīng)保持安靜，不得在檔案上做任何標(biāo)記。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。5.查閱人查閱結(jié)束后，應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）查閱要求1.查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱的相關(guān)規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱人在查閱檔案期間，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得損壞檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞等情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報(bào)告。3.查閱人如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)使用檔案管理部門提供的設(shè)備，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行操作。復(fù)印或摘抄的檔案內(nèi)容應(yīng)經(jīng)檔案管理部門審核蓋章后，方可作為有效材料使用。五、檔案歸還與銷毀（一）檔案歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況不能按時歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人歸還檔案時，應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應(yīng)及時將檔案歸位，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。（二）檔案銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對已超過保管期限或失去保存價值的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。2.檔案銷毀意見應(yīng)報(bào)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。銷毀檔案時，應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。記錄應(yīng)保存[X]年以上，以備查閱。六、檔案保密與安全（一）檔案保密1.公司/組織全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行保密職責(zé)，對檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止檔案信息泄露。3.對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，確保檔案信息的安全。（二）檔案安全1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，確保檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施齊全有效。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房的管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。4.對電子檔案，應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、安全防護(hù)等措施，確保電子檔案的安全與完整。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門人員等組成，負(fù)責(zé)對公司/組織檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱查閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理部門的工作情況，包括檔案管理人員的職責(zé)履行情況、檔案庫房的安全管理情況等。3.各部門檔案管理工作的開展情況，包括檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作的質(zhì)量等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理監(jiān)督檢查小組定期對公司/組織檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果形成報(bào)告，報(bào)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。2.不定期抽查：檔案管理監(jiān)督檢查小組不定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.專項(xiàng)檢查：根據(jù)公司/組織的工作需要，對特定檔案管理工作進(jìn)行專項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作符合相關(guān)要求。（四）違規(guī)處理1.對違反檔案管理制度的部門和個人，檔案管理監(jiān)督檢查小組應(yīng)責(zé)令其限期整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.對因違反檔案管理