檔案必審制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本檔案必審制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部所有涉及檔案管理的部門(mén)、崗位及相關(guān)人員，包括但不限于檔案的形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，嚴(yán)禁虛假和錯(cuò)誤信息。3.全面完整原則：涵蓋公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的各類(lèi)檔案，保證檔案的全面性和完整性。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，確保檔案信息不泄露、不損壞，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。二、檔案范圍及分類(lèi)（一）檔案范圍1.行政管理檔案：包括公司/組織的各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度等。2.人事檔案：?jiǎn)T工的個(gè)人基本信息、入職離職記錄、薪資福利、培訓(xùn)考核等資料。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)文件。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)類(lèi)型，如銷(xiāo)售合同、采購(gòu)訂單、項(xiàng)目文檔等。5.技術(shù)檔案：研發(fā)成果、技術(shù)資料、工藝文件等。（二）檔案分類(lèi)1.按年度分類(lèi)：將每年形成的檔案分別歸類(lèi)存放。2.按部門(mén)分類(lèi)：按照公司/組織內(nèi)部的部門(mén)設(shè)置，將檔案歸屬于相應(yīng)部門(mén)。3.按類(lèi)別分類(lèi)：在上述基礎(chǔ)上，進(jìn)一步細(xì)分為不同類(lèi)別，如行政管理檔案可分為綜合類(lèi)、行政事務(wù)類(lèi)等。三、檔案形成與收集（一）檔案形成要求1.各部門(mén)、崗位在業(yè)務(wù)活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成檔案，確保檔案的原始性和時(shí)效性。2.檔案內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，字跡工整，簽字蓋章齊全。3.電子檔案應(yīng)采用規(guī)范格式存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)可讀、可長(zhǎng)期保存。（二）檔案收集職責(zé)1.各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，定期將形成的檔案整理后移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)全公司/組織檔案的統(tǒng)一收集、匯總和審核。（三）收集流程1.部門(mén)收集人員按照檔案分類(lèi)要求，對(duì)本部門(mén)檔案進(jìn)行初步整理，填寫(xiě)檔案收集清單。2.將整理好的檔案及清單一并移交檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)進(jìn)行核對(duì)簽收。四、檔案整理與審核（一）檔案整理標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案分類(lèi)原則，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，確保分類(lèi)清晰、編號(hào)規(guī)范。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的目錄索引。3.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。（二）審核人員與職責(zé)1.成立檔案審核小組，成員包括檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家及內(nèi)部審計(jì)人員等。2.檔案審核小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行全面審核。（三）審核內(nèi)容1.真實(shí)性審核：核實(shí)檔案內(nèi)容是否與實(shí)際業(yè)務(wù)情況相符，有無(wú)偽造、篡改跡象。2.完整性審核：檢查檔案是否涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，相關(guān)資料是否齊全。3.準(zhǔn)確性審核：核對(duì)檔案中的數(shù)據(jù)、信息是否準(zhǔn)確無(wú)誤，邏輯關(guān)系是否合理。（四）審核流程1.檔案管理部門(mén)將整理好的檔案提交審核小組。2.審核小組成員按照職責(zé)分工，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審核，填寫(xiě)審核意見(jiàn)。3.審核小組匯總審核意見(jiàn)，形成審核報(bào)告，對(duì)審核通過(guò)的檔案進(jìn)行簽字確認(rèn)，對(duì)存在問(wèn)題的檔案提出整改要求。五、檔案保管與存儲(chǔ)（一）保管場(chǎng)所要求1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類(lèi)型、不同期限的檔案。（二）存儲(chǔ)方式選擇1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)采用磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和維護(hù)。（三）保管期限規(guī)定1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同檔案的保管期限，分為短期、中期和長(zhǎng)期。2.短期檔案保管期限一般為15年，中期檔案為510年，長(zhǎng)期檔案為10年以上。（四）檔案清查與盤(pán)點(diǎn)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置清晰。2.清查盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄并進(jìn)行處理，如檔案丟失、損壞等情況應(yīng)及時(shí)查明原因并采取補(bǔ)救措施。六、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、必要的原則，確保檔案信息的合理使用。2.嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，根據(jù)利用者的需求提供相應(yīng)的檔案資料。（二）借閱流程1.內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、檔案名稱(chēng)及期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)審核借閱申請(qǐng)，對(duì)符合條件的予以批準(zhǔn)，并辦理借閱登記手續(xù)。4.借閱人員在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門(mén)進(jìn)行核對(duì)簽收，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員責(zé)任。（三）外部利用規(guī)定1.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司/組織檔案，應(yīng)提前提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、范圍及用途等。2.申請(qǐng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門(mén)安排專(zhuān)人陪同查閱，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。3.根據(jù)外部利用的具體情況，可收取一定的查閱費(fèi)用，但應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息的檔案，實(shí)行嚴(yán)格的保密制度。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.限制檔案查閱權(quán)限，對(duì)保密檔案設(shè)置專(zhuān)門(mén)的查閱級(jí)別，未經(jīng)授權(quán)不得查閱。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設(shè)備，配備必要的消防器材。2.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。3.在檔案?jìng)鬏敗⒗眠^(guò)程中，采取加密等安全措施，防止信息泄露。（三）應(yīng)急處置1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊等突發(fā)情況下的應(yīng)急處置措施。2.定期組織應(yīng)急演練，提高檔案管理人員的應(yīng)急處理能力。3.一旦發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取措施減少損失，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組可通過(guò)查閱檔案、聽(tīng)取匯報(bào)、實(shí)地檢查等方式，對(duì)檔案形成、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行全面監(jiān)督。（二）考核辦法1.制定檔案管理工作考核指標(biāo)體系，包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、安全性等方面。2.對(duì)檔案管理部門(mén)及相關(guān)人員的工作進(jìn)行年度考核，考核結(jié)果與績(jī)效掛鉤。3.對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反檔案管理制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處