苗圃檔案建設(shè)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司苗圃檔案管理，確保苗圃檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在苗圃生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司苗圃范圍內(nèi)各類檔案的管理，包括但不限于苗木種植檔案、養(yǎng)護(hù)記錄檔案、銷售檔案、人員檔案、財(cái)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司苗圃檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映苗圃生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)的實(shí)際情況。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)苗圃檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定完善的苗圃檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔苗圃各類檔案資料，確保檔案的齊全、完整。3.檔案保管與維護(hù)：妥善保管檔案，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.檔案利用與服務(wù)：為公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極配合公司各項(xiàng)工作的開展。根據(jù)需要，對(duì)檔案進(jìn)行整理、編研，為公司決策提供參考依據(jù)。5.檔案信息化管理：推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。6.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.苗木種植檔案：包括苗木品種、來源、種植時(shí)間、種植地點(diǎn)、種植數(shù)量、生長情況等記錄。2.養(yǎng)護(hù)記錄檔案：涵蓋苗木養(yǎng)護(hù)措施、施肥情況、病蟲害防治記錄、修剪記錄等。3.銷售檔案：包含銷售合同、銷售訂單、客戶信息、銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.人員檔案：有員工基本信息、崗位變動(dòng)記錄、培訓(xùn)記錄、考核記錄等。5.財(cái)務(wù)檔案：包括財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.其他檔案：如苗圃規(guī)劃文件、技術(shù)資料、會(huì)議記錄、招投標(biāo)文件等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的形式。2.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)的類別代碼，如“MZ”表示苗木種植檔案，“YH”表示養(yǎng)護(hù)記錄檔案等。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序依次編排流水號(hào)。例如，2023年形成的第一份苗木種植檔案編號(hào)為：2023MZ001。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地移交檔案管理部門。2.檔案收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄像等各種載體形式的資料。3.對(duì)于重要活動(dòng)、項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集歸檔。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁、編目等處理，確保檔案的整齊、規(guī)范。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并按照檔案編號(hào)進(jìn)行命名。4.照片、錄像等非紙質(zhì)檔案應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行相應(yīng)的整理和存儲(chǔ)。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案架或檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.照片、錄像等非紙質(zhì)檔案應(yīng)采用合適的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存，并建立相應(yīng)的目錄索引。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務(wù)等方面的文件資料。3.長期保管的檔案期限一般為10年至50年，主要包括公司較為重要的生產(chǎn)經(jīng)營、管理等方面的文件資料。4.短期保管的檔案期限一般為1年至10年，主要包括一般性的業(yè)務(wù)文件資料。（四）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)破損檔案、補(bǔ)充缺失內(nèi)容等。3.定期檢查結(jié)果應(yīng)做好記錄，并歸檔保存。六、檔案利用與服務(wù)（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找相應(yīng)檔案，并在指定的查閱區(qū)供查閱人員查閱。3.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。（二）檔案借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）檔案出具證明1.公司外部單位或個(gè)人因工作需要要求出具檔案證明的，應(yīng)提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司相關(guān)部門審核同意后，由檔案管理部門根據(jù)檔案內(nèi)容出具證明。2.出具的檔案證明應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途和有效期限。七、檔案信息化管理（一）電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、數(shù)據(jù)安全防護(hù)等功能，確保電子檔案的安全可靠。（二）電子檔案采集與錄入1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并錄入電子檔案管理系統(tǒng)。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)錄入的電子檔案進(jìn)行審核，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）電子檔案利用與維護(hù)1.公司內(nèi)部各部門可通過電子檔案管理系統(tǒng)查閱、借閱電子檔案，提高檔案利用效率。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，檢查系統(tǒng)運(yùn)行情況，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問題。八、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否失去保存價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參與，組成檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定。3.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司分