檔案制度（上墻）一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案制度。本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工。（二）適用范圍本制度涵蓋公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、圖表、照片、音像資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司/組織的各項工作活動，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在不同階段形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等重要檔案，嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理科，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)檔案管理的日常工作。（二）部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定和修訂檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負責(zé)收集、整理公司/組織各部門形成的各類檔案，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類、編號、編目等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案保管建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。對庫存檔案進行定期檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題。4.檔案查閱與利用建立檔案查閱登記制度，為公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案提供便利，并對查閱情況進行記錄。嚴(yán)格按照檔案利用規(guī)定，為外部單位或個人查閱檔案提供審批和服務(wù)，確保檔案信息的合理利用。5.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。6.檔案信息化管理推進檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對公司/組織各部門的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開展檔案管理知識培訓(xùn)，提高全體員工的檔案意識和檔案管理技能。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政文件類包括公司/組織的章程、制度、決議、決定、通知、報告、請示、批復(fù)等各類行政公文。2.人事檔案類涵蓋員工的個人基本信息、入職離職手續(xù)、薪資福利、培訓(xùn)記錄、考核評價、獎懲情況等人事資料。3.財務(wù)檔案類包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)文件。4.業(yè)務(wù)檔案類根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、客戶服務(wù)檔案等。具體業(yè)務(wù)檔案分類可根據(jù)實際情況進一步細化。5.合同檔案類包括公司/組織簽訂的各類合同協(xié)議，如采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同等。6.基建檔案類涉及公司/組織基本建設(shè)項目的立項、設(shè)計、施工、竣工驗收等過程中形成的文件材料。7.設(shè)備檔案類記錄公司/組織各類設(shè)備的購置、安裝、調(diào)試、維護、報廢等情況的檔案。8.聲像檔案類包括照片、錄音、錄像等聲像資料，用于記錄公司/組織的重要活動、會議、工程建設(shè)等場景。9.電子檔案類存儲在電子介質(zhì)上的各類文件資料，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，應(yīng)進行規(guī)范的管理和備份。（二）檔案編號1.編號規(guī)則檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)。例如：2023XZ001，其中“2023”表示檔案形成年度，“XZ”表示檔案類別代碼（如行政文件類用“XZ”表示），“001”表示該類別檔案的流水號。2.類別代碼設(shè)置為便于管理和識別，對各類檔案設(shè)定特定的類別代碼。行政文件類用“XZ”表示，人事檔案類用“RS”表示，財務(wù)檔案類用“CW”表示，業(yè)務(wù)檔案類根據(jù)具體業(yè)務(wù)分別用“SY1”（市場營銷）、“SY2”（生產(chǎn)管理）等表示，合同檔案類用“HT”表示，基建檔案類用“JJ”表示，設(shè)備檔案類用“SB”表示，聲像檔案類用“SX”表示，電子檔案類用“DZ”表示。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.明確責(zé)任部門各部門負責(zé)本部門工作活動中形成檔案的收集工作，并指定專人負責(zé)檔案的整理和移交。2.定期收集各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間周期，將本部門形成的檔案及時收集齊全，避免檔案散失。一般情況下，每月末收集當(dāng)月形成的檔案，每季度末進行一次全面整理并移交檔案管理部門。3.確保完整準(zhǔn)確收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，確保反映工作活動的真實情況。對于重要文件的草稿、修改稿等也應(yīng)一并收集保存。（二）整理方法1.分類整理檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進行分類。將同一類別的檔案按照時間順序、重要程度等進行排列，確保檔案的系統(tǒng)性。2.編號編目為每一份檔案編制唯一的編號，并按照編號順序進行編目。編目內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等，形成檔案目錄清單，便于查閱和檢索。3.裝訂成冊對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行裝訂。裝訂時要注意保持文件的完整性，避免損壞文件內(nèi)容。裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于長期保存。五、檔案保管（一）庫房建設(shè)與設(shè)施配備1.庫房選址檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠離火源、水源和污染源。2.庫房布局庫房內(nèi)應(yīng)合理劃分檔案存放區(qū)域，設(shè)置不同類別的檔案架，并預(yù)留足夠的通道空間，便于檔案的搬運和管理。3.保管設(shè)備配備配備必要的保管設(shè)備，如防火設(shè)備（滅火器、消防栓等）、防潮設(shè)備（除濕機、通風(fēng)設(shè)備等）、防蟲設(shè)備（防蟲劑、防蟲網(wǎng)等）、防盜設(shè)備（門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等）以及檔案裝具（檔案柜、檔案盒等）。（二）檔案存放方式1.分類存放按照檔案分類，將不同類別的檔案存放在相應(yīng)的檔案架上，并在檔案架上標(biāo)明類別名稱和編號范圍。2.上架排列同一類別的檔案應(yīng)按照編號順序依次上架排列，便于查找和管理。對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并按照電子檔案分類進行文件夾和文件名的規(guī)范命名。3.特殊檔案保管對于珍貴、易損、機密等特殊檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施。如珍貴檔案應(yīng)專柜存放，易損檔案應(yīng)采取防破損包裝，機密檔案應(yīng)設(shè)置專門的保密區(qū)域進行保管。（三）庫房管理1.溫濕度控制庫房內(nèi)應(yīng)安裝溫濕度監(jiān)測設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。根據(jù)溫濕度變化情況，及時采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施。2.清潔衛(wèi)生定期對庫房進行清潔，保持庫房內(nèi)整潔干凈，防止灰塵、雜物等對檔案造成污染。3.安全檢查建立庫房安全檢查制度，每天對庫房進行巡查，檢查防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施是否正常運行，檔案是否有損壞、丟失等情況。每周進行一次全面檢查，每月進行一次安全評估，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，可直接向檔案管理部門提出申請。一般情況下，普通員工查閱與其工作相關(guān)的檔案，部門負責(zé)人查閱本部門及下屬部門的檔案，公司/組織高層管理人員可查閱涉及公司/組織整體情況的各類檔案。2.外部查閱外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司/組織檔案，必須提前向公司/組織提出書面申請，并說明查閱目的、范圍和時間等。經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并對查閱情況進行詳細記錄。（二）查閱流程1.申請登記查閱人需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、編號、題名、查閱目的、查閱時間等信息，并簽字確認。申請表提交給檔案管理部門進行登記。2.審批檔案管理部門對查閱申請進行初審，對于內(nèi)部查閱申請，由部門負責(zé)人簽字審批；對于外部查閱申請，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，申請表返回檔案管理部門。3.查閱服務(wù)檔案管理部門根據(jù)審批后的申請表，為查閱人提供檔案查閱服務(wù)。查閱人應(yīng)在指定的查閱地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中，查閱人不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。4.查閱記錄檔案管理人員對查閱情況進行詳細記錄，包括查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱檔案名稱及內(nèi)容、歸還時間等信息。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（三）利用規(guī)定1.復(fù)印與摘錄如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，查閱人應(yīng)向檔案管理部門提出申請，經(jīng)同意后，由檔案管理人員進行操作。復(fù)印或摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并注明出處。2.檔案轉(zhuǎn)借嚴(yán)禁將檔案轉(zhuǎn)借他人使用。如因工作需要確需轉(zhuǎn)借，必須經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)轉(zhuǎn)借手續(xù)，明確轉(zhuǎn)借期限和歸還要求。3.檔案保密查閱人應(yīng)對查閱過程中接觸到的檔案信息嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。如因查閱人原因?qū)е聶n案信息泄露，查閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、保持檔案的有機聯(lián)系等原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及公司/組織內(nèi)部審計人員等組成。鑒定小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（三）保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司/組織的章程、重要會議記錄、重大決策文件、財務(wù)決算等。2.長期保管保管期限為16年至50年的檔案，主要是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案。如一般的業(yè)務(wù)合同、年度工作計劃、總結(jié)等。3.短期保管保管期限為15年以下的檔案，是在較短時間內(nèi)對公司/組織有參考價值的檔案。如一般性的文件材料、臨時性的工作記錄等。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊檔案鑒定小組對已到保管期限且無保存價值的檔案進行清點核對，編制《檔案銷毀清冊》。清冊內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實施經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負責(zé)檔案銷毀工作。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，可采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀。銷毀現(xiàn)場應(yīng)進行拍照或錄像記錄，以備查考。4.監(jiān)銷檔案銷毀時，應(yīng)安排專人進行監(jiān)銷。監(jiān)銷人應(yīng)對銷毀過程進行全程監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定程序進行，銷毀徹底。銷毀工作完成后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.收集范圍公司/組織在各項工作活動中形成的電子文件，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子報表、數(shù)據(jù)庫文件等，均屬于電子檔案收集范圍。2.整理要求按照電子檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的電子文件進行分類整理。建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，將不同類別的電子文件存儲在相應(yīng)的文件夾中，并按照文件命名規(guī)則進行命名。同時，對電子文件進行元數(shù)據(jù)著錄，記錄文件的題名、日期、責(zé)任者、格式等信息，以便于檢索和利用。（二）電子檔案的存儲與備份1.存儲方式電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲方式，確保存儲的可靠性和安全性。存儲設(shè)備應(yīng)定期進行維護和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失。2.備份策略制定電子檔案備份策略，采用全量備份與增量備份相結(jié)合的方式。全量備份每周進行一次，增量備份每天進行一次。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在異地，以防止本地存儲設(shè)備出現(xiàn)故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。同時，定期對備份數(shù)據(jù)進行恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（三）電子檔案的利用與安全管理1.利用方式通過電子檔案管理系統(tǒng)，為公司/組織內(nèi)部人員提供電子檔案的在線查閱和利用服務(wù)。查閱人可根據(jù)授權(quán)權(quán)限，在系統(tǒng)中檢索、瀏覽、下載電子檔案。同時，系統(tǒng)應(yīng)記錄電子檔案的查閱利用情況，以便進行統(tǒng)計和分析。2.安全管理加強電子檔案的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對不同