檔案提取制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案提取流程，確保檔案的安全、完整和有效利用，保障公司/組織及相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要提取檔案的相關(guān)活動(dòng)，同時(shí)適用于因外部合作、審計(jì)、法律事務(wù)等涉及檔案提取的情況。（三）基本原則1.合法性原則：檔案提取活動(dòng)必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，不得違反任何法律規(guī)定。2.安全性原則：確保檔案在提取、傳輸、使用過程中的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.審批性原則：嚴(yán)格執(zhí)行檔案提取審批程序，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自提取檔案。4.規(guī)范性原則：明確檔案提取的流程、要求和責(zé)任，確保操作規(guī)范、有序。二、檔案定義與分類（一）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音頻視頻等。（二）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政公文等。2.人事檔案：涵蓋員工的個(gè)人簡歷、入職離職手續(xù)、薪資福利記錄、培訓(xùn)考核檔案等。3.財(cái)務(wù)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)類型劃分，如銷售合同檔案、采購檔案、項(xiàng)目文檔等。5.其他檔案：如知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案、資質(zhì)證書檔案等。三、檔案提取申請與審批（一）申請流程1.內(nèi)部提取部門員工因工作需要提取檔案，應(yīng)填寫《檔案提取申請表》，詳細(xì)注明提取檔案的名稱、用途、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況進(jìn)行審批，并簽署意見。2.外部提取因外部合作、審計(jì)、法律事務(wù)等需要提取檔案，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門發(fā)起申請，填寫《檔案提取申請表》，并附上合作協(xié)議、審計(jì)通知書、法律文書等相關(guān)證明材料。申請表經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。（二）審批標(biāo)準(zhǔn)1.必要性審查：審批人員應(yīng)評(píng)估檔案提取是否確實(shí)為工作所需，是否存在其他替代方式滿足工作需求。2.安全性評(píng)估：考慮檔案提取過程中可能對檔案安全造成的影響，如是否涉及機(jī)密信息，是否有安全保障措施。3.時(shí)間合理性：審核預(yù)計(jì)歸還時(shí)間是否合理，確保檔案能夠及時(shí)歸還，不影響檔案的正常管理和使用。（三）審批權(quán)限1.內(nèi)部提取涉及普通行政、業(yè)務(wù)檔案提取，部門負(fù)責(zé)人審批權(quán)限為[X]天內(nèi)歸還的申請；超過[X]天的申請，需提交至檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。人事檔案提取，無論歸還時(shí)間長短，均需部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人共同審批。2.外部提取合作期限在[X]個(gè)月以內(nèi)的外部合作涉及檔案提取，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；超過[X]個(gè)月的合作，需提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審計(jì)、法律事務(wù)等涉及檔案提取，根據(jù)具體情況，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。（四）審批結(jié)果通知1.審批通過的，由檔案管理部門通知申請人辦理檔案提取手續(xù)。2.審批未通過的，檔案管理部門應(yīng)向申請人說明原因，并要求其補(bǔ)充相關(guān)材料或調(diào)整申請內(nèi)容。四、檔案提取手續(xù)辦理（一）提取登記1.申請人憑審批通過的《檔案提取申請表》到檔案管理部門辦理提取登記手續(xù)。2.檔案管理人員核對申請表信息與檔案實(shí)物，確認(rèn)無誤后，在檔案提取登記簿上記錄提取檔案的名稱、數(shù)量、提取時(shí)間、申請人等信息。（二）檔案交付1.檔案管理人員按照申請表要求，將檔案交付給申請人，并要求申請人在檔案交接清單上簽字確認(rèn)。2.對于重要或機(jī)密檔案，檔案管理人員可根據(jù)情況采取特殊交付方式，如專人送達(dá)、加密傳輸?shù)?，確保檔案安全。（三）提取憑證1.檔案管理部門為申請人開具檔案提取憑證，注明提取檔案的詳細(xì)信息及提取期限。2.提取憑證一式兩份，一份由申請人留存，一份由檔案管理部門存檔。五、檔案使用與歸還（一）使用要求1.申請人應(yīng)嚴(yán)格按照申請用途使用提取的檔案，不得擅自更改、轉(zhuǎn)借或用于其他非申請目的。2.在檔案使用過程中，應(yīng)妥善保管，防止檔案損壞、丟失或泄露。3.如需對檔案進(jìn)行復(fù)印、掃描等操作，應(yīng)事先征得檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行。（二）歸還期限1.申請人應(yīng)在提取憑證規(guī)定的歸還期限內(nèi)將檔案歸還至檔案管理部門。2.如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出書面申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。（三）歸還檢查1.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。2.核對檔案數(shù)量、內(nèi)容是否與提取時(shí)一致，如有缺失、損壞或信息變更等情況，應(yīng)要求申請人說明原因并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.檢查無誤后，檔案管理人員在檔案交接清單上簽字確認(rèn)，并將檔案歸位存放。六、檔案提取過程中的安全保障（一）人員安全1.檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理流程和安全要求。2.對涉及機(jī)密檔案提取的人員，應(yīng)進(jìn)行背景審查和安全培訓(xùn)，確保其具備安全意識(shí)和保密能力。（二）環(huán)境安全1.檔案提取場所應(yīng)具備安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備。2.確保檔案提取過程中的操作環(huán)境符合安全標(biāo)準(zhǔn)，避免因環(huán)境因素對檔案造成損害。（三）信息安全1.對于電子檔案提取，應(yīng)采取加密傳輸、數(shù)據(jù)備份等措施，防止信息泄露和丟失。2.涉及機(jī)密信息的檔案提取，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，限制接觸人員范圍，并對提取過程進(jìn)行全程監(jiān)控。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對檔案提取制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，確保檔案提取活動(dòng)合規(guī)、有序。2.檔案管理部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對檔案提取流程進(jìn)行日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問題。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)等外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)檔案提取資料。2.根據(jù)外部監(jiān)督意見，及時(shí)整改檔案提取管理工作中存在的問題，不斷完善制度和流程。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案提取制度的行為，如未經(jīng)批準(zhǔn)擅自提取檔案、逾期未歸還檔案、泄露檔案信息等，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分或經(jīng)濟(jì)處罰。2.構(gòu)