學校檔案提取制度一、總則（一）目的為了規(guī)范學校檔案提取流程，確保檔案的安全、完整和有效利用，保障學校及相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體師生、校友以及因工作需要查閱、提取學校檔案的外部單位或個人。（三）檔案定義本制度所指學校檔案是指學校在各項工作活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括教學檔案、科研檔案、人事檔案、財務檔案、學生檔案等各類檔案資料。（四）基本原則1.合法性原則：檔案提取必須符合國家法律法規(guī)以及學校的相關(guān)規(guī)定。2.真實性原則：確保提取的檔案真實、準確、完整，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.保密性原則：嚴格遵守檔案保密規(guī)定，對涉及個人隱私、學校機密等信息予以保密，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范操作原則：檔案提取應按照規(guī)定的流程和手續(xù)進行，確保操作規(guī)范、有序。二、檔案提取申請（一）申請主體1.本校師生：因教學、科研、個人發(fā)展等需要查閱、提取本人相關(guān)檔案的，由本人提出申請。2.校友：校友如需提取在校期間的檔案，可通過學校校友工作部門或相關(guān)渠道提出申請。3.外部單位或個人：因工作需要查閱、提取學校檔案的，須向?qū)W校相關(guān)部門提交正式申請，并說明查閱、提取檔案的目的、用途等。（二）申請材料1.本校師生：填寫《學校檔案提取申請表》，注明申請?zhí)崛n案的類別、用途，并提交本人有效身份證件。2.校友：除填寫《學校檔案提取申請表》外，還需提供校友身份證明材料，如校友卡、畢業(yè)證明等，并說明提取檔案的具體需求。3.外部單位或個人：提交單位介紹信或個人有效身份證件，填寫《學校檔案提取申請表》，詳細說明查閱、提取檔案的項目名稱、目的、范圍以及使用方式等，并加蓋單位公章或個人簽字。（三）申請流程1.申請人：按照要求填寫《學校檔案提取申請表》，準備好相關(guān)申請材料。2.提交申請：將申請表及申請材料提交至學校檔案管理部門或相關(guān)負責部門。提交方式可根據(jù)學校實際情況選擇現(xiàn)場提交、郵寄或網(wǎng)上提交等。3.審核受理：檔案管理部門或相關(guān)負責部門收到申請后，對申請材料進行審核。審核內(nèi)容包括申請主體資格、申請材料完整性、申請用途合理性等。如申請材料齊全、符合要求，予以受理；如申請材料不完整或不符合要求，通知申請人補充或修正材料。三、檔案提取審批（一）審批權(quán)限1.本校師生：提取本人一般教學、科研等常規(guī)檔案，由檔案管理部門負責人審批。涉及人事檔案、學生檔案等重要檔案的提取，需經(jīng)相關(guān)職能部門負責人審批。2.校友：提取在校期間一般檔案，由校友工作部門負責人審批。涉及重要檔案的提取，需經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報學校分管領(lǐng)導審批。3.外部單位或個人：提取學校一般性檔案，由檔案管理部門負責人審批。提取涉及學校重要機密或敏感信息的檔案，需經(jīng)學校分管領(lǐng)導審批，必要時需報學校主要領(lǐng)導批準。（二）審批內(nèi)容1.申請目的：審查申請?zhí)崛n案的目的是否正當、合理，是否符合學校相關(guān)規(guī)定和業(yè)務需求。2.申請范圍：核實申請?zhí)崛n案的范圍是否準確，是否與申請目的相符，避免過度或不當提取檔案。3.保密措施：對于涉及保密信息的檔案提取申請，審查申請人是否承諾采取有效的保密措施，確保檔案信息安全。（三）審批流程1.初審：檔案管理部門或相關(guān)負責部門收到申請后，對申請材料進行初步審核，檢查材料是否齊全、規(guī)范，申請內(nèi)容是否清晰明確。初審合格后，將申請材料及初審意見提交至審批部門。2.審批：審批部門根據(jù)審批權(quán)限，對申請進行審批。審批人應認真審查申請內(nèi)容，簽署審批意見。如同意提取，明確提取檔案的具體內(nèi)容、期限等；如不同意提取，應說明理由，并通知申請人。3.反饋：審批部門將審批結(jié)果及時反饋給檔案管理部門或相關(guān)負責部門，由其通知申請人。如審批通過，告知申請人辦理檔案提取的后續(xù)手續(xù)；如審批不通過，向申請人說明原因。四、檔案提取辦理（一）提取方式1.現(xiàn)場查閱：申請人可根據(jù)學校檔案管理部門的安排，到指定地點現(xiàn)場查閱檔案。查閱過程中，檔案管理人員應在場監(jiān)督，確保查閱行為規(guī)范、有序，不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內(nèi)容。如需摘抄、復制部分檔案內(nèi)容，應按照學校規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.檔案復制：對于申請人因特殊原因需要復制檔案的，經(jīng)審批同意后，由檔案管理部門按照規(guī)定的程序和方式進行復制。復制檔案應使用符合檔案保存要求的設(shè)備和材料，確保復制件清晰、完整。復制件應加蓋學校檔案管理部門印章，并注明與原件核對無誤。3.檔案借出：一般情況下，學校檔案不借出。但因特殊原因確需借出的，須經(jīng)學校分管領(lǐng)導批準。檔案借出期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借出檔案時，檔案管理人員應與申請人辦理交接手續(xù)，詳細登記檔案名稱、數(shù)量、借出時間、預計歸還時間等信息，并要求申請人出具借條。申請人應妥善保管借出檔案，不得轉(zhuǎn)借、篡改、丟失檔案。歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，及時查明原因并追究責任。（二）提取期限1.現(xiàn)場查閱：申請人應在規(guī)定的查閱時間內(nèi)完成查閱工作，查閱時間一般為[X]個工作日。如有特殊情況需要延長查閱時間，應提前向檔案管理部門申請并獲得批準。2.檔案復制：檔案管理部門應在收到審批通過的復制申請后[X]個工作日內(nèi)完成檔案復制工作，并通知申請人領(lǐng)取復制件。3.檔案借出：檔案借出期限屆滿，申請人應按時歸還檔案。如因特殊原因不能按時歸還，應提前向檔案管理部門申請延期歸還，延期時間最長不得超過[X]個工作日。（三）提取記錄檔案管理部門應對每一次檔案提取申請及辦理情況進行詳細記錄，包括申請時間、申請主體、申請內(nèi)容、審批意見、提取方式、提取期限、歸還情況等信息。提取記錄應妥善保存，以備查詢和追溯。五、檔案提取監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門：定期對檔案提取流程進行自查，檢查申請審批手續(xù)是否齊全、規(guī)范，檔案提取行為是否符合規(guī)定，檔案提取記錄是否完整準確等。發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向上級主管部門報告。2.學校紀檢監(jiān)察部門：對檔案提取過程進行監(jiān)督，受理有關(guān)檔案提取的投訴舉報，對違規(guī)提取檔案的行為進行調(diào)查處理，維護學校檔案管理秩序。（二）外部監(jiān)督接受教育行政部門、檔案行政管理部門等上級主管部門以及社會公眾的監(jiān)督檢查。對于上級主管部門提出的整改意見和建議，學校應認真落實，及時改進檔案提取管理制度和工作流程。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定，擅自提取檔案、篡改檔案內(nèi)容、泄露檔案信息等行為，學校將視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、記過、留校察看、開除學籍（針對學生）等處分；對于校外單位或個人，將依法追究其法律責任，并要求其承擔相應的賠償責任。2.因檔案提取過程中工作人員違規(guī)操作導致檔案損壞、丟失等情況，相關(guān)責任人應承擔相應的賠償責任，并按照學校有關(guān)規(guī)定給予紀律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。六、附則（一）解釋權(quán)本制度