檔案局調(diào)查制度一、總則（一）目的為了規(guī)范檔案局調(diào)查工作，確保調(diào)查活動(dòng)依法、有序、高效進(jìn)行，保障檔案信息的真實(shí)性、完整性和安全性，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局在履行檔案管理職責(zé)過程中開展的各類調(diào)查活動(dòng)，包括但不限于對(duì)檔案形成單位、檔案保管機(jī)構(gòu)、檔案利用者等涉及檔案事務(wù)的調(diào)查。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：調(diào)查活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保調(diào)查程序合法、調(diào)查結(jié)果有效。2.客觀公正原則：調(diào)查人員應(yīng)秉持客觀公正的態(tài)度，如實(shí)收集、分析和處理調(diào)查信息，不受任何單位或個(gè)人的干擾。3.保密原則：在調(diào)查過程中，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.高效便民原則：優(yōu)化調(diào)查流程，提高調(diào)查效率，在保障調(diào)查質(zhì)量的前提下，盡量減少對(duì)被調(diào)查對(duì)象正常工作和生活的影響。二、調(diào)查機(jī)構(gòu)與人員（一）調(diào)查機(jī)構(gòu)檔案局設(shè)立專門的調(diào)查部門，負(fù)責(zé)組織和實(shí)施各類檔案調(diào)查工作。調(diào)查部門應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和調(diào)查工具，確保調(diào)查工作的順利開展。（二）調(diào)查人員1.調(diào)查人員應(yīng)具備檔案管理、法律、信息技術(shù)等相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案調(diào)查工作流程和方法。2.調(diào)查人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，取得相應(yīng)的資格證書，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。3.調(diào)查人員在調(diào)查過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度和相關(guān)工作紀(jì)律，不得擅自泄露調(diào)查信息或利用調(diào)查結(jié)果謀取私利。三、調(diào)查范圍與內(nèi)容（一）檔案形成單位調(diào)查1.檔案形成單位的檔案管理制度建設(shè)情況，包括檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作流程和規(guī)范。2.檔案形成單位的檔案收集情況，包括各類文件材料的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔質(zhì)量等。3.檔案形成單位的檔案整理情況，包括檔案分類、編號(hào)、編目等工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。4.檔案形成單位的檔案保管情況，包括檔案庫房設(shè)施設(shè)備、檔案存儲(chǔ)環(huán)境、檔案安全防護(hù)措施等。5.檔案形成單位的檔案利用情況，包括檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用服務(wù)的開展情況，以及利用效果評(píng)估。（二）檔案保管機(jī)構(gòu)調(diào)查1.檔案保管機(jī)構(gòu)的檔案接收與移交情況，包括接收檔案的數(shù)量、種類、質(zhì)量，以及移交檔案的手續(xù)和程序。2.檔案保管機(jī)構(gòu)的檔案整理與保管情況，與檔案形成單位調(diào)查內(nèi)容類似，但重點(diǎn)關(guān)注檔案在保管機(jī)構(gòu)的后續(xù)管理情況。3.檔案保管機(jī)構(gòu)的檔案安全管理情況，包括檔案庫房的安全防范措施、檔案信息的備份與恢復(fù)、檔案應(yīng)急處置預(yù)案等。4.檔案保管機(jī)構(gòu)的檔案信息化建設(shè)情況，包括檔案數(shù)字化程度、檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用情況、檔案信息資源共享情況等。（三）檔案利用者調(diào)查1.檔案利用者的身份信息和利用目的，確保利用行為符合檔案利用規(guī)定。2.檔案利用者的檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用過程，包括利用手續(xù)辦理、利用時(shí)間、利用范圍等。3.檔案利用者對(duì)檔案利用服務(wù)的滿意度評(píng)價(jià)，收集利用者的意見和建議，以便改進(jìn)檔案利用工作。四、調(diào)查程序（一）調(diào)查啟動(dòng)1.檔案局根據(jù)工作需要或相關(guān)線索，確定開展調(diào)查的項(xiàng)目，并指定調(diào)查負(fù)責(zé)人。2.調(diào)查負(fù)責(zé)人組織調(diào)查人員制定詳細(xì)的調(diào)查計(jì)劃，明確調(diào)查目的、范圍、內(nèi)容、方法、步驟和時(shí)間安排等。（二）調(diào)查準(zhǔn)備1.調(diào)查人員收集與調(diào)查項(xiàng)目相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件、檔案資料等，為調(diào)查工作提供依據(jù)。2.調(diào)查人員準(zhǔn)備必要的調(diào)查工具和材料，如調(diào)查問卷、訪談提綱、記錄表格等。3.調(diào)查人員與被調(diào)查對(duì)象取得聯(lián)系，告知調(diào)查目的、范圍、內(nèi)容和要求，爭取被調(diào)查對(duì)象的支持與配合。（三）調(diào)查實(shí)施1.調(diào)查人員按照調(diào)查計(jì)劃和方法，通過查閱檔案、實(shí)地走訪、問卷調(diào)查、訪談等方式，收集調(diào)查信息。2.在調(diào)查過程中，調(diào)查人員應(yīng)認(rèn)真做好記錄，確保調(diào)查信息的真實(shí)性和完整性。記錄方式可以采用文字記錄、錄音、錄像等，但需注明記錄時(shí)間、地點(diǎn)、記錄人等信息。3.調(diào)查人員對(duì)收集到的調(diào)查信息進(jìn)行初步整理和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)充調(diào)查或調(diào)整調(diào)查方法。（四）調(diào)查終結(jié)1.調(diào)查結(jié)束后，調(diào)查人員對(duì)調(diào)查信息進(jìn)行全面整理和分析，撰寫調(diào)查報(bào)告。調(diào)查報(bào)告應(yīng)包括調(diào)查目的、范圍、方法、過程、結(jié)果、存在問題及建議等內(nèi)容。2.調(diào)查負(fù)責(zé)人組織對(duì)調(diào)查報(bào)告進(jìn)行審核，確保報(bào)告內(nèi)容客觀、準(zhǔn)確、完整。審核通過后，調(diào)查報(bào)告提交檔案局領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案局根據(jù)調(diào)查報(bào)告的結(jié)果，做出相應(yīng)的處理決定。處理決定包括責(zé)令整改通知、行政處罰決定、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等，并將處理結(jié)果及時(shí)反饋給被調(diào)查對(duì)象。五、調(diào)查方法（一）文件查閱法查閱被調(diào)查對(duì)象的檔案管理制度、文件材料、檔案目錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等相關(guān)資料，了解檔案管理工作的基本情況。（二）實(shí)地檢查法對(duì)檔案形成單位、檔案保管機(jī)構(gòu)的檔案庫房、辦公場所等進(jìn)行實(shí)地檢查，查看檔案管理設(shè)施設(shè)備、檔案存儲(chǔ)環(huán)境、檔案整理情況等。（三）問卷調(diào)查法設(shè)計(jì)調(diào)查問卷，向被調(diào)查對(duì)象發(fā)放，了解其對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)、態(tài)度和意見建議。調(diào)查問卷應(yīng)具有針對(duì)性和可操作性，問題表述清晰、簡潔，便于被調(diào)查對(duì)象理解和回答。（四）訪談法與被調(diào)查對(duì)象進(jìn)行面對(duì)面的訪談，深入了解檔案管理工作中的具體情況和存在問題。訪談可以采用個(gè)別訪談、集體訪談等形式，訪談人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好訪談提綱，確保訪談內(nèi)容圍繞調(diào)查主題展開。（五）數(shù)據(jù)分析方法運(yùn)用統(tǒng)計(jì)學(xué)方法對(duì)檔案管理相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，如檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案利用情況分析等，以發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的規(guī)律和問題，為調(diào)查決策提供依據(jù)。六、調(diào)查結(jié)果處理（一）整改通知對(duì)于調(diào)查中發(fā)現(xiàn)的一般性問題，檔案局向被調(diào)查對(duì)象發(fā)出整改通知，要求其限期整改，并提交整改報(bào)告。整改通知應(yīng)明確指出問題所在、整改要求和整改期限。（二）行政處罰對(duì)于違反檔案法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，情節(jié)嚴(yán)重的單位或個(gè)人，檔案局依法給予行政處罰。行政處罰的種類包括警告、罰款、沒收違法所得、吊銷許可證等，具體處罰措施依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。（三）表彰獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)于在檔案管理工作中表現(xiàn)突出，檔案管理規(guī)范、成績顯著的單位或個(gè)人，檔案局給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。表彰獎(jiǎng)勵(lì)方式可以包括頒發(fā)榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金、公開表揚(yáng)等，以激勵(lì)先進(jìn)，推動(dòng)檔案管理工作整體水平的提高。（四）結(jié)果公示對(duì)于涉及檔案管理工作的重大調(diào)查結(jié)果，檔案局可以根據(jù)需要進(jìn)行公示，接受社會(huì)監(jiān)督。公示內(nèi)容應(yīng)包括調(diào)查項(xiàng)目、調(diào)查結(jié)果、處理決定等信息，公示期限根據(jù)實(shí)際情況確定。七、調(diào)查檔案管理與保密（一）調(diào)查檔案管理1.調(diào)查過程中形成的各類文件、資料、記錄等應(yīng)及時(shí)整理歸檔，建立專門的調(diào)查檔案。調(diào)查檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，并妥善保管。2.調(diào)查檔案的保管期限根據(jù)調(diào)查項(xiàng)目的性質(zhì)和重要程度確定，一般不少于[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)檔案局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。3.調(diào)查檔案的查閱、借閱應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，查閱、借閱人員應(yīng)遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播調(diào)查檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.調(diào)查人員應(yīng)與檔案局簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。在調(diào)查過程中，調(diào)查人員應(yīng)對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息予以嚴(yán)格保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.加強(qiáng)對(duì)調(diào)查場所和調(diào)查設(shè)備的管理，防止信息泄露。調(diào)查場所應(yīng)設(shè)置必要的保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等；調(diào)查設(shè)備應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)備份等安全措施，確保調(diào)查信息的安全。3.在調(diào)查信息的存儲(chǔ)、傳輸和處理過程中，應(yīng)采用加密技術(shù)，防止信息被竊取或篡改。對(duì)于涉及保密信息的存儲(chǔ)介質(zhì)，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理，嚴(yán)格控制其使用范圍和流向。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案局建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對(duì)調(diào)查工作的全過程進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括調(diào)查程序是否合規(guī)、調(diào)查人員是否遵守工作紀(jì)律、調(diào)查結(jié)果是否真實(shí)準(zhǔn)確等。2.定期對(duì)調(diào)查工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，分析存在的問題和不足，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高調(diào)查工作質(zhì)量和水平。（二）外部