檔案清理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本檔案清理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案清理工作合法合規(guī)。2.全面清理原則：對(duì)公司各類檔案進(jìn)行全面清查，不留死角。3.分類管理原則：根據(jù)檔案的類別、性質(zhì)和保管期限進(jìn)行分類清理。4.安全保密原則：在檔案清理過(guò)程中，確保檔案信息不泄露，保障檔案安全。二、檔案清理的組織與職責(zé)（一）檔案清理工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司總經(jīng)理為組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案清理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案清理工作，制定清理計(jì)劃，審核清理結(jié)果，解決清理工作中的重大問(wèn)題。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案清理工作方案，明確清理范圍、方法、步驟和時(shí)間要求。2.組織實(shí)施檔案清理工作，對(duì)檔案進(jìn)行逐一清查、核對(duì)和整理。3.對(duì)清理出的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。4.負(fù)責(zé)檔案清理工作的記錄和總結(jié)，建立檔案清理工作臺(tái)賬。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的自查自糾，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。2.配合檔案管理部門做好檔案清理工作，協(xié)助鑒定檔案的存毀。3.負(fù)責(zé)本部門清理后檔案的整理和歸檔工作。三、檔案清理的范圍與內(nèi)容（一）文書檔案1.上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括政策性文件、指導(dǎo)性文件、批復(fù)等。2.公司制發(fā)的文件，如通知、決定、報(bào)告、請(qǐng)示等。3.會(huì)議文件，如會(huì)議通知、議程、紀(jì)要等。4.工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.各類合同、協(xié)議、意向書等。（二）科技檔案1.產(chǎn)品研發(fā)檔案，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、測(cè)試報(bào)告等。2.工藝文件，如工藝流程、操作規(guī)程、工藝卡片等。3.設(shè)備檔案，包括設(shè)備購(gòu)置合同、說(shuō)明書、維修記錄等。4.基建檔案，如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（三）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿，如總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。4.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。（四）人事檔案1.員工入職、離職、調(diào)動(dòng)等手續(xù)文件。2.員工績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。3.員工工資、福利、社保等相關(guān)資料。（五）其他檔案1.聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。2.實(shí)物檔案，如獎(jiǎng)杯、證書、紀(jì)念品等。四、檔案清理的方法與步驟（一）準(zhǔn)備階段1.檔案管理部門制定檔案清理工作方案，明確清理范圍、方法、步驟和時(shí)間要求，并報(bào)檔案清理工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉檔案清理的方法和標(biāo)準(zhǔn)。3.準(zhǔn)備檔案清理所需的工具和設(shè)備，如檔案盒、標(biāo)簽、裝訂機(jī)等。（二）清查階段1.各部門按照檔案管理部門的要求，對(duì)本部門的檔案進(jìn)行自查自糾，整理出需要清理的檔案清單，并報(bào)送檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)各部門報(bào)送的檔案清單進(jìn)行匯總，組織檔案管理人員對(duì)公司所有檔案進(jìn)行逐一清查。清查過(guò)程中，要核對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性，檢查檔案的保管狀況，如是否有破損、霉變等情況。（三）鑒定階段1.檔案管理部門成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)清查出來(lái)的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。鑒定過(guò)程中，要嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果客觀、公正。3.對(duì)擬銷毀的檔案，要編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、文號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等信息?！稒n案銷毀清冊(cè)》一式三份，分別由檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門和檔案清理工作領(lǐng)導(dǎo)小組留存。（四）銷毀階段1.經(jīng)檔案清理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行集中銷毀。銷毀工作要在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)督銷毀過(guò)程。2.銷毀過(guò)程中，要確保檔案信息徹底銷毀，防止檔案信息泄露。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員要在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。（五）整理歸檔階段1.對(duì)經(jīng)過(guò)清理和鑒定后需要留存的檔案，要按照檔案管理的要求進(jìn)行整理和歸檔。整理過(guò)程中，要對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，并編制檔案目錄。2.將整理好的檔案裝入檔案盒，貼上標(biāo)簽，注明檔案的類別、名稱、年度、保管期限等信息，然后按照檔案庫(kù)房的布局進(jìn)行上架存放。五、檔案清理的時(shí)間要求檔案清理工作每年進(jìn)行一次，具體時(shí)間由檔案管理部門根據(jù)公司實(shí)際情況確定，并提前通知各部門。各部門要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成本部門檔案的自查自糾工作，并將需要清理的檔案清單報(bào)送檔案管理部門。檔案管理部門要在接到各部門報(bào)送清單后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案的清查、鑒定和整理歸檔工作。銷毀工作要在檔案清理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成。六、檔案清理的監(jiān)督與檢查（一）檔案清理工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案清理工作進(jìn)行全程監(jiān)督和檢查，確保清理工作依法依規(guī)進(jìn)行，清理結(jié)果真實(shí)可靠。（二）檔案管理部門要定期對(duì)檔案清理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并加以解決。同時(shí)，要建立檔案清理工作檔案，將檔案清理工作方案、檔案清單、鑒定報(bào)告、銷毀清冊(cè)等資料進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。（三）公司內(nèi)部審計(jì)部門要對(duì)檔案清理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案清理工作是否符合公司規(guī)定和國(guó)家法律法規(guī)要求，是否存在違規(guī)操作行為。七、檔案清理工作中的保密規(guī)定（一）檔案管理人員要嚴(yán)格遵守保密制度，在檔案清理過(guò)程中，不得泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。（二）對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和個(gè)人隱私的檔案，要采取特殊的保密措施，防止信息泄露。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制和傳播此類檔案。（三）在檔案銷毀過(guò)程中，要確保銷毀現(xiàn)場(chǎng)的安全，防止檔案信息被非法獲取。銷毀后的檔案殘?jiān)M(jìn)行妥善處理，防止殘留信息被恢復(fù)。八、檔案清理工作中的責(zé)任追究（一）對(duì)在檔案清理工作中違反本制度規(guī)定，造成檔案丟失、損壞、泄露等事故的單位和個(gè)人，要依法依規(guī)追究責(zé)任。（二）對(duì)故意隱瞞檔案、拖延檔案清理工作、擅自銷毀檔案等行為，