檔案保密制度要求一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門、崗位及人員，包括但不限于檔案管理部門、各業(yè)務(wù)部門、檔案管理人員、借閱人員等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案保密工作合法合規(guī)。2.安全第一原則：將檔案信息安全放在首位，采取有效措施防止檔案信息被竊取、篡改、泄露等。3.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要性、敏感性等因素，對檔案進行分級管理，實施不同的保密措施。4.預(yù)防為主原則：加強檔案保密教育，提高全員保密意識，建立健全保密管理制度和監(jiān)督機制，預(yù)防檔案泄密事件的發(fā)生。二、檔案的分類與分級（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋各業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)活動中形成的文件、合同、協(xié)議、項目資料、客戶信息等。3.財務(wù)檔案：包含財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料等。4.人事檔案：涉及員工的個人信息、履歷、考核記錄、薪資待遇、勞動合同等。5.技術(shù)檔案：如研發(fā)項目資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、專利信息等。（二）檔案分級根據(jù)檔案的重要性、敏感性及影響范圍，將檔案分為絕密級、機密級、秘密級三個級別。1.絕密級檔案定義：是公司/組織最重要、最核心的檔案信息，一旦泄露將對公司/組織造成極其嚴(yán)重的損失，如涉及公司/組織核心技術(shù)、重大商業(yè)機密、戰(zhàn)略規(guī)劃等。范圍示例：新產(chǎn)品的核心技術(shù)資料、未公開的重大投資決策文件、關(guān)鍵客戶的高度敏感信息等。2.機密級檔案定義：屬于公司/組織重要的檔案信息，泄露后會對公司/組織的正常運營和利益產(chǎn)生較大影響，如重要業(yè)務(wù)合同、財務(wù)關(guān)鍵數(shù)據(jù)、高級管理人員的敏感信息等。范圍示例：正在執(zhí)行的重大項目合同、財務(wù)年度預(yù)算與決算報告、高層管理人員的薪酬方案等。3.秘密級檔案定義：是公司/組織一般性的檔案信息，泄露后可能對公司/組織造成一定影響，如一般性的業(yè)務(wù)文件、普通員工的人事檔案等。范圍示例：日常業(yè)務(wù)往來的一般性文件、普通員工的培訓(xùn)記錄等。三、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等安全防護設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保24小時不間斷監(jiān)控，監(jiān)控資料保存期限不少于[X]天。3.檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)堅固耐用，并定期進行檢查維護。2.電子檔案應(yīng)存儲于專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，存儲設(shè)備應(yīng)進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對重要檔案應(yīng)進行加密存儲，加密密鑰應(yīng)妥善保管，專人專用。（三）檔案保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的整理、歸檔、存儲和保管工作，確保檔案的安全與完整。2.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案信息。3.定期對檔案進行清查、盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.做好檔案庫房的安全管理工作，確保庫房設(shè)施設(shè)備正常運行。四、檔案的借閱（一）借閱申請1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、級別、用途、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請表》應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批同意，并報檔案管理部門備案。（二）借閱審批1.檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，應(yīng)根據(jù)檔案的級別進行審批。2.絕密級檔案的借閱申請，須經(jīng)公司/組織最高管理層批準(zhǔn)；機密級檔案的借閱申請，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；秘密級檔案的借閱申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）借閱登記1.經(jīng)審批同意借閱的檔案，檔案管理人員應(yīng)進行詳細(xì)登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間、檔案名稱及數(shù)量等信息。2.借閱登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式同時進行，確保記錄準(zhǔn)確、完整。（四）借閱期限1.一般情況下，檔案借閱期限不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.絕密級檔案原則上不得外借，確因工作需要必須外借的，應(yīng)經(jīng)公司/組織最高管理層批準(zhǔn)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。（五）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期應(yīng)提前辦理手續(xù)。2.檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、完整性及保密性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并報告處理。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得損害公司/組織的利益和形象。2.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序進行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自利用檔案。（二）利用方式1.檔案利用方式包括查閱、復(fù)印、摘錄等。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出指定場所。2.如需復(fù)印或摘錄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進行操作。復(fù)印或摘錄的檔案應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用記錄檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括利用人姓名、部門、利用時間、利用方式、利用檔案名稱及數(shù)量等信息。利用記錄應(yīng)保存[X]年以上。六、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的檔案。2.因各種原因需要銷毀的涉密檔案。（二）銷毀審批程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，提出銷毀檔案的清單，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。2.審核通過后的銷毀清單，應(yīng)報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.絕密級檔案的銷毀，須經(jīng)公司/組織最高管理層批準(zhǔn)。（三）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進行銷毀，并對存儲設(shè)備進行物理破壞，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。（四）銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)對檔案銷毀過程進行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、方式、檔案名稱及數(shù)量、銷毀人員等信息。銷毀記錄應(yīng)保存[X]年以上。七、檔案保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案保密監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各相關(guān)部門的代表。檔案保密監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對公司/組織檔案保密制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案保管場所的安全防護設(shè)施是否完好有效。2.檔案管理人員是否嚴(yán)格遵守檔案保密制度。3.檔案借閱、利用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定程序。4.員工的檔案保密意識和知識掌握情況。（三）檢查頻率檔案保密監(jiān)督小組應(yīng)定期對檔案保密工作進行全面檢查，每年不少于[X]次；不定期對重點部門、重點崗位的檔案保密情況進行抽查。（四）問題處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案保密監(jiān)督小組應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門或人員限期整改。2.對違反檔案保密制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、檔案保密教育與培訓(xùn)（一）教育對象公司/組織全體員工均應(yīng)接受檔案保密教育與培訓(xùn)。（二）教育內(nèi)容1.國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.公司/組織檔案保密制度的各項規(guī)定。3.檔案保密意識和技能培訓(xùn)，如如何識別保密風(fēng)險、如何正確處理涉密文件等。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織檔案保密專題培訓(xùn)，邀請專家進行授課或內(nèi)部培訓(xùn)師進行講解。2.發(fā)放檔案保密宣傳資料，如手冊、海報等，供員工自學(xué)。3.在新員工入職培訓(xùn)、崗位培訓(xùn)等環(huán)節(jié)中，增加檔案保密教育內(nèi)容。（四）培訓(xùn)記錄檔案管理部門應(yīng)對檔案保密教育與培訓(xùn)情況進