檔案工作運(yùn)行制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則公司/組織檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和保管，并接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.集中管理原則公司/組織的各類檔案應(yīng)集中統(tǒng)一管理，避免分散保存，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.完整準(zhǔn)確原則檔案的形成過程應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的查閱效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供及時(shí)有效的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司/組織檔案工作，對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。3.集中管理公司/組織的各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案等，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系，提高檔案的查閱效率。5.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處理。6.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理、生產(chǎn)經(jīng)營等提供檔案信息支持和服務(wù)。7.負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，按照檔案管理要求及時(shí)將本部門形成的檔案整理歸檔，并向綜合管理部門移交。3.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。4.積極利用本部門檔案，為部門工作提供支持和服務(wù)，同時(shí)配合綜合管理部門做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）分類公司/組織檔案按照其來源、內(nèi)容和形式等因素進(jìn)行分類，主要分為以下幾類：1.文書檔案包括公司/組織在行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案涵蓋公司/組織在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、工藝規(guī)程、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)總結(jié)等。3.人事檔案主要是員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、工資待遇、勞動(dòng)合同等方面的檔案材料。4.財(cái)務(wù)檔案包含公司/組織的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)決算等財(cái)務(wù)方面的檔案資料。5.聲像檔案記錄公司/組織重要活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等過程的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.實(shí)物檔案公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗等實(shí)物。（二）編號(hào)1.文書檔案編號(hào)采用年度保管期限流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管期限的第1份文書檔案。2.科技檔案編號(hào)根據(jù)項(xiàng)目或產(chǎn)品的類別、階段等進(jìn)行編號(hào)，如項(xiàng)目編號(hào)為[項(xiàng)目名稱縮寫][年份][流水號(hào)]，產(chǎn)品編號(hào)為[產(chǎn)品型號(hào)][版本號(hào)][流水號(hào)]等。3.人事檔案編號(hào)按照員工的入職順序或其他統(tǒng)一規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，例如：[入職年份][員工序號(hào)]。4.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)根據(jù)會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行編號(hào)，如2023會(huì)計(jì)憑證[月份][憑證序號(hào)]，2023賬簿[賬簿名稱縮寫]等。5.聲像檔案編號(hào)采用年度類別流水號(hào)的方式，如2023照片001，表示2023年的第1份照片檔案。6.實(shí)物檔案編號(hào)根據(jù)實(shí)物的類別和獲得時(shí)間進(jìn)行編號(hào)，如榮譽(yù)證書2023001，表示2023年獲得的第1份榮譽(yù)證書。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集的范圍和要求，確保本部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料及時(shí)收集齊全。2.檔案形成部門或個(gè)人應(yīng)在文件材料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交本部門兼職檔案員。兼職檔案員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的及時(shí)退回補(bǔ)充完善。3.對(duì)于公司/組織外部接收的文件材料，如上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件、合作單位提供的資料等，由綜合管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集，并按照檔案管理要求進(jìn)行登記和整理。4.人事檔案的收集由人力資源部門負(fù)責(zé)，按照人事檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集員工的各類檔案材料，并進(jìn)行整理歸檔。5.財(cái)務(wù)檔案的收集由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)，按照財(cái)務(wù)檔案管理要求，定期將會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等檔案資料整理裝訂成冊(cè)，移交綜合管理部門保管。（二）整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行分類、組卷、編目等工作，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.文書檔案整理按照年度、保管期限、問題等進(jìn)行分類，將同一類別的文件材料組成一卷或數(shù)卷。卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照重要程度和時(shí)間順序排列，編號(hào)編寫頁號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄和備考表。裝訂應(yīng)整齊牢固，采用三孔一線或縫紉機(jī)裝訂的方式，去除金屬物。3.科技檔案整理根據(jù)項(xiàng)目或產(chǎn)品的特點(diǎn)，按照項(xiàng)目階段、專業(yè)類別等進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目或產(chǎn)品檔案卷冊(cè)。卷內(nèi)文件材料應(yīng)包括項(xiàng)目任務(wù)書、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、實(shí)驗(yàn)記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，按照文件形成的先后順序排列，并編寫頁碼。繪制項(xiàng)目或產(chǎn)品檔案的總目錄和分類目錄，注明每份文件的題名、編號(hào)、日期等信息。4.人事檔案整理按照檔案材料的類別進(jìn)行分類，如履歷材料、自傳材料、考核鑒定材料、學(xué)歷學(xué)位材料、培訓(xùn)材料、獎(jiǎng)懲材料等。每份材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，填寫材料目錄，按照檔案管理規(guī)定的順序排列裝訂。5.財(cái)務(wù)檔案整理會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照月份和憑證序號(hào)進(jìn)行整理，每本憑證厚度應(yīng)適中，一般不超過2.5厘米。賬簿應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度和賬簿名稱分別整理，編寫賬簿目錄和頁碼。財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)按照年度和報(bào)表種類進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，并編寫報(bào)表目錄。6.聲像檔案整理照片檔案應(yīng)按照拍攝時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，編寫照片說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。錄音、錄像檔案應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)錄，制作文字說明，注明錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等，并按照類別和時(shí)間順序排列。7.實(shí)物檔案整理對(duì)實(shí)物進(jìn)行登記，注明實(shí)物名稱、獲得時(shí)間、頒發(fā)單位、保存單位等信息。實(shí)物應(yīng)妥善保管，如有特殊要求，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存放。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等，定期檢查維護(hù)，保證設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。（二）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等，應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為16年至50年。如一般性的業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、人事檔案等。3.短期保管的檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。如臨時(shí)性的通知、一般性的報(bào)表等。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的收進(jìn)、移出、保管情況等，做到賬物相符。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整和安全。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。六、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可以查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門檔案庫房查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.借閱員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[具體期限]，特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，將檔案交給借閱人，并提醒借閱人妥善保管，按時(shí)歸還。借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并按照規(guī)定處理。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄、歸還等進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）檔案名稱、查閱（借閱）目的、歸還日期等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部門應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限表和有關(guān)規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，確定檔案的存毀。3.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)全面分析檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，判斷其是否具有保存價(jià)值。對(duì)于仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因