檔案工作聯(lián)席制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，提高檔案管理水平，保障檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本檔案工作聯(lián)席制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及相關(guān)分支機(jī)構(gòu)在檔案管理工作中的協(xié)調(diào)與合作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則：公司/組織檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案管理部門(mén)的主管職責(zé)，確保檔案工作的整體規(guī)劃和協(xié)調(diào)推進(jìn)。2.分級(jí)管理原則：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域和重要程度，實(shí)行分級(jí)管理，各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和利用，并接受檔案管理部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)。3.協(xié)作配合原則：各部門(mén)在檔案工作中應(yīng)密切協(xié)作，相互支持，形成工作合力，共同做好檔案管理各項(xiàng)工作。4.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案工作合法合規(guī)。二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）檔案工作聯(lián)席會(huì)議1.組成人員：由公司/組織分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任召集人，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。根據(jù)工作需要，可邀請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員列席會(huì)議。2.主要職責(zé)：研究制定檔案工作的發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃和規(guī)章制度。協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問(wèn)題，包括檔案資源整合、設(shè)施設(shè)備配置、人員培訓(xùn)等。審議檔案管理部門(mén)提交的重要檔案工作事項(xiàng)，如檔案鑒定銷(xiāo)毀、數(shù)字化建設(shè)方案等。監(jiān)督檢查檔案工作制度的執(zhí)行情況，對(duì)檔案工作先進(jìn)部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)。（二）檔案管理部門(mén)1.職責(zé)：貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案管理法律法規(guī)和公司/組織檔案工作制度，制定具體的檔案管理實(shí)施細(xì)則。負(fù)責(zé)公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。集中統(tǒng)一管理公司/組織各類(lèi)檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作。組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)。（三）各部門(mén)1.職責(zé)：負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的形成、積累和整理工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。按照檔案管理部門(mén)的要求，定期向檔案管理部門(mén)移交應(yīng)歸檔的文件材料，并辦理交接手續(xù)。積極配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案利用工作，提供必要的支持和協(xié)助。負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題，并向檔案管理部門(mén)報(bào)告。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.具體包括但不限于：行政管理文件、業(yè)務(wù)合同協(xié)議、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料、人事檔案、項(xiàng)目檔案、科研檔案、基建檔案等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集、整理本部門(mén)的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行全過(guò)程跟蹤收集，確保檔案的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。3.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性，不得擅自涂改、偽造或銷(xiāo)毀。（三）整理規(guī)范1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織的實(shí)際情況，制定統(tǒng)一的檔案整理規(guī)則。2.各部門(mén)應(yīng)按照整理規(guī)則對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范有序。3.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。四、檔案保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.按照檔案的類(lèi)別和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案和電子檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)措施，防止檔案信息丟失或損壞。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保檔案賬實(shí)相符。（三）保護(hù)措施1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，制定安全管理制度，配備安全保衛(wèi)人員，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫(kù)房安全。2.做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，定期檢查檔案保管設(shè)備的運(yùn)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.對(duì)電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等安全措施，防止電子檔案信息泄露。五、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。2.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案專(zhuān)家組成。2.鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行審查鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)根據(jù)鑒定工作小組的意見(jiàn)，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，明確銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案利用與服務(wù)（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要，可查閱、借閱本部門(mén)及相關(guān)部門(mén)的檔案。2.外部單位因合法合規(guī)的事由，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，可查閱、借閱相關(guān)檔案。（二）利用程序1.公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交查閱、借閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱、借閱的目的、范圍和期限等，并經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求，為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好利用登記工作。（三）服務(wù)保障1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全檔案利用服務(wù)機(jī)制，提高服務(wù)質(zhì)量和效率，為利用者提供便捷、高效的服務(wù)。2.加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用，通過(guò)編制檔案檢索工具、編寫(xiě)檔案參考資料等方式，為公司/組織的決策和管理提供支持。3.積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢(xún)和利用，提高檔案服務(wù)的信息化水平。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理和利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.推進(jìn)檔案信息資源共享，為公司/組織內(nèi)部各部門(mén)提供便捷的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)業(yè)務(wù)協(xié)同發(fā)展。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化加工，建立檔案數(shù)字化副本。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)：構(gòu)建涵蓋檔案收集、整理、保管、鑒定、利用等全過(guò)程的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)的自動(dòng)化和信息化。3.檔案信息資源整合：整合公司/組織內(nèi)部各部門(mén)的檔案信息資源，打破信息孤島，并建立統(tǒng)一的檔案信息資源庫(kù)。4.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息化安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全等方面的防護(hù)措施，確保檔案信息安全。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和實(shí)施步驟。2.試點(diǎn)階段：選擇部分部門(mén)或項(xiàng)目進(jìn)行檔案信息化建設(shè)試點(diǎn)，積累經(jīng)驗(yàn)，完善方案。3.全面實(shí)施階段：按照規(guī)劃和方案，全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作，確保各項(xiàng)建設(shè)任務(wù)按時(shí)完成。4.驗(yàn)收階段：對(duì)檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，總結(jié)建設(shè)成果，評(píng)估建設(shè)效益。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等方面的工作情況。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，制定科學(xué)合理的考核評(píng)價(jià)