文件檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司文件檔案管理，確保文件檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類文件檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類文件檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則歸檔的文件檔案必須是真實(shí)、原始的記錄，不得擅自修改、偽造或銷毀。3.完整性原則歸檔的文件檔案應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、定稿等，確保能夠全面反映公司的工作情況。4.準(zhǔn)確性原則文件檔案的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，分類編號應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用。5.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要文件檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。二、文件檔案的分類與編號（一）分類1.行政文件類包括公司的規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、請示報(bào)告、通知通報(bào)等。2.人事文件類包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、勞動(dòng)合同等相關(guān)文件。3.財(cái)務(wù)文件類包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。4.業(yè)務(wù)文件類根據(jù)公司業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、采購供應(yīng)等類別，每個(gè)類別下再細(xì)分具體的文件類型。5.合同協(xié)議類包括公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。6.工程文件類包括工程項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、竣工驗(yàn)收報(bào)告等。7.聲像檔案類包括公司活動(dòng)照片、錄像、錄音等資料。8.電子檔案類包括以電子形式存儲的各類文件檔案。（二）編號1.編號規(guī)則采用“年份+類別代碼+流水號”的方式進(jìn)行編號。例如：2023A001，表示2023年行政文件類的第1份文件。2.類別代碼行政文件類：A人事文件類：B財(cái)務(wù)文件類：C業(yè)務(wù)文件類：D合同協(xié)議類：E工程文件類：F聲像檔案類：G電子檔案類：H三、文件檔案的形成與收集（一）文件形成1.各部門及員工應(yīng)按照公司的工作流程和要求，及時(shí)形成各類文件。文件的內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，符合公司的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。2.文件形成過程中，應(yīng)明確文件的起草人、審核人、批準(zhǔn)人等，確保文件的質(zhì)量和有效性。（二）文件收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的收集工作，定期對本部門形成的文件進(jìn)行整理和收集。2.對于重要文件或緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門移交的文件進(jìn)行檢查和核對，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。四、文件檔案的整理與歸檔（一）整理1.對收集到的文件進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，剔除重復(fù)、無效的文件。2.對文件進(jìn)行編號、編目，填寫文件目錄清單，注明文件的名稱、編號、日期、來源等信息。3.對文件進(jìn)行裝訂、編頁，確保文件的整齊、牢固。（二）歸檔1.整理好的文件應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案管理部門規(guī)定的存儲方式和位置進(jìn)行存放。2.檔案管理人員應(yīng)定期對歸檔的文件進(jìn)行檢查和核對，確保文件的安全和完整。3.對于電子檔案，應(yīng)按照電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲和備份，確保數(shù)據(jù)的安全和可恢復(fù)性。五、文件檔案的保管與保護(hù)（一）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保文件檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（二）保護(hù)1.對重要文件檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如加密存儲、限制訪問等。2.對于紙質(zhì)文件檔案，應(yīng)注意防止受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞，定期進(jìn)行晾曬和消毒。3.對于電子文件檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)安裝必要的殺毒軟件和防火墻，防止病毒和黑客攻擊。六、文件檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱文件檔案時(shí)，應(yīng)填寫《文件檔案查閱申請表》，注明查閱的文件名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要文件檔案的查閱，需經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)，并在檔案管理部門的監(jiān)督下查閱。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司文件檔案時(shí)，應(yīng)提前向公司提出書面申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行查閱。（二）查閱程序1.查閱人憑批準(zhǔn)后的《文件檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表提供相關(guān)文件檔案，并在查閱登記表上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱文件名稱等信息。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱文件檔案，不得擅自將文件檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將文件檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對文件檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部員工利用文件檔案進(jìn)行工作時(shí)，應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)印、傳播或泄露文件檔案的內(nèi)容。2.外部單位或個(gè)人利用公司文件檔案時(shí)，如需復(fù)印、摘錄或傳播文件檔案的內(nèi)容，應(yīng)提前向公司提出書面申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行辦理。3.利用文件檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)文件檔案有損壞或丟失情況，查閱人應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、文件檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對文件檔案進(jìn)行鑒定，確定文件檔案的保存價(jià)值和保管期限。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)組成的鑒定小組進(jìn)行，按照國家相關(guān)規(guī)定和公司的實(shí)際情況，對文件檔案進(jìn)行全面、客觀的評估。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)文件檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，確定文件檔案的保存價(jià)值，分為永久保存、長期保存和短期保存三類。（二）銷毀1.對于已過保管期限且無保存價(jià)值的文件檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀文件檔案時(shí)，應(yīng)填寫《文件檔案銷毀申請表》，注明銷毀文件檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施。3.銷毀文件檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹