基建檔案移交制度一、總則（一）目的為加強公司基建項目檔案管理，確?；n案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，規(guī)范基建檔案移交工作，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有基建項目檔案的移交管理工作，包括新建、改建、擴建等各類基建項目。（三）基本原則1.真實性原則：基建檔案應(yīng)如實反映基建項目的建設(shè)過程和實際情況。2.完整性原則：基建檔案應(yīng)涵蓋項目從立項到竣工驗收全過程的各類文件資料，確保檔案的全面性。3.準確性原則：基建檔案中的信息應(yīng)準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。4.系統(tǒng)性原則：基建檔案應(yīng)按照一定的分類標準和邏輯順序進行整理，保持檔案的系統(tǒng)性和連貫性。5.及時性原則：基建檔案應(yīng)隨項目建設(shè)進度同步收集、整理，并及時移交，確保檔案的時效性。二、基建檔案的范圍與分類（一）基建檔案的范圍1.項目前期文件，包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復(fù)等。2.設(shè)計文件，包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更等。3.工程管理文件，包括項目建設(shè)管理過程中形成的各類文件，如項目招投標文件、合同文件、工程進度計劃、工程質(zhì)量檢驗報告等。4.施工文件，包括施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、施工日志、工程質(zhì)量驗收記錄、隱蔽工程驗收記錄等。5.監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理日志、工程質(zhì)量評估報告等。6.設(shè)備文件，包括設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運行維護手冊等。7.竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等各專業(yè)竣工圖。8.竣工驗收文件，包括竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等。（二）基建檔案的分類1.工程前期文件類：按照文件的性質(zhì)和時間順序進行分類整理。2.設(shè)計文件類：按照專業(yè)和設(shè)計階段進行分類，如建筑設(shè)計、結(jié)構(gòu)設(shè)計、電氣設(shè)計等。3.工程管理文件類：按照文件的類別和項目建設(shè)流程進行分類，如招投標文件、合同文件、進度管理文件等。4.施工文件類：按照施工過程的不同階段和專業(yè)進行分類，如基礎(chǔ)工程、主體工程、裝飾裝修工程等。5.監(jiān)理文件類：按照監(jiān)理工作的內(nèi)容和時間順序進行分類，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報、監(jiān)理驗收文件等。6.設(shè)備文件類：按照設(shè)備的種類和型號進行分類，如電氣設(shè)備、機械設(shè)備、給排水設(shè)備等。7.竣工圖類：按照專業(yè)和圖號進行分類，確?？⒐D與實際工程相符。8.竣工驗收文件類：按照驗收的內(nèi)容和文件的性質(zhì)進行分類，如竣工驗收報告、竣工決算報告等。三、基建檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門和崗位應(yīng)明確專人負責基建檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的基建檔案應(yīng)真實、準確、完整，不得偽造、篡改或丟失。3.對于重要的基建檔案，應(yīng)進行原件收集；如無法收集原件，應(yīng)收集與原件核對無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。（二）整理要求1.基建檔案應(yīng)按照分類標準進行整理，編制檔案目錄，便于查找和利用。2.檔案整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.對于破損、褪色的文件，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制；對于字跡模糊或易褪色的文件，應(yīng)進行字跡加固處理。4.竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章，并由編制人、審核人簽字確認。竣工圖章應(yīng)包含施工單位名稱、編制人、審核人、技術(shù)負責人、編制日期等內(nèi)容。四、基建檔案的移交流程（一）移交準備1.項目建設(shè)單位在基建項目竣工驗收前，應(yīng)組織相關(guān)部門和人員對基建檔案進行全面自查，確保檔案資料齊全、完整、準確。2.對自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行整改，整改完成后再次進行檢查，直至符合要求。3.整理編制基建檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案的類別、名稱、數(shù)量、移交日期等內(nèi)容，并由移交人和接收人簽字確認。（二）移交時間1.基建項目竣工驗收合格后，項目建設(shè)單位應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將基建檔案移交至公司檔案管理部門。2.一般情況下，應(yīng)在竣工驗收后[X]個工作日內(nèi)完成移交工作；對于大型復(fù)雜的基建項目，可根據(jù)實際情況適當延長移交時間，但最長不得超過[X]個工作日。（三）移交方式1.基建檔案移交應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時移交的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊，一式[X]份；電子檔案應(yīng)存儲在移動存儲設(shè)備或按照公司檔案管理部門指定的存儲方式進行存儲，并確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.移交時，應(yīng)填寫基建檔案移交登記表，詳細記錄檔案的移交情況，包括移交單位、接收單位、移交日期、檔案名稱、數(shù)量等信息。（四）移交審查1.公司檔案管理部門在接收基建檔案后，應(yīng)組織專人對檔案進行審查，審查內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性等。2.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時通知項目建設(shè)單位進行整改，整改合格后重新進行移交審查。3.對于審查合格的基建檔案，公司檔案管理部門應(yīng)出具接收證明，并將檔案納入公司檔案管理體系進行妥善保管。五、基建檔案的保管與利用（一）保管要求1.公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的基建檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確?；n案的安全保管。2.基建檔案應(yīng)按照分類編號順序進行存放，便于查找和利用。3.定期對基建檔案進行檢查和清點，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并做好記錄。4.基建檔案的保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定，一般分為永久、長期和短期三種。對于重要的基建項目檔案，應(yīng)列為永久保管；對于一般性的基建項目檔案，可根據(jù)實際情況確定保管期限。（二）利用要求1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱基建檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準后，到公司檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求提供查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或進行涂改、標記、拆卷等行為。3.如需復(fù)印或摘錄基建檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的格式和要求進行復(fù)印或摘錄。復(fù)印或摘錄的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明出處。4.公司外部單位因特殊原因需要查閱基建檔案時，應(yīng)持單位介紹信和相關(guān)證明材料，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，到公司檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并對查閱情況進行記錄。六、基建檔案移交的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對基建檔案移交工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案移交工作符合本制度的要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、移交情況，檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門和人員限期整改，并跟蹤整改情況，直至問題得到解決。（二）考核評價1.建立基建檔案移交工作考核評價機制，對項目建設(shè)單位和相關(guān)部門在基建檔案移交工作中的表現(xiàn)進行考核評價。2.考核評價指標包括檔案移交的及時性、完整性、準確性、規(guī)范性等方面，具體考核標準由公司檔案管理部門制定。3.考核評價結(jié)果將作為公司對各部門和人員績效考核的重要依據(jù)之一，對于在基建檔案移交工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和人員，給予表彰和獎勵；對于未按照要求完成基建檔案移交工作或檔案質(zhì)量不符合要求的部門和人員，