臺(tái)賬檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織臺(tái)賬檔案的管理，確保臺(tái)賬檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及員工形成的各類臺(tái)賬檔案的保管。（三）定義1.臺(tái)賬檔案：指公司/組織在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和性質(zhì)，確定不同的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的臺(tái)賬檔案由專門的檔案管理部門集中保管，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的業(yè)務(wù)活動(dòng)，不得篡改、偽造。3.完整性原則：保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全存儲(chǔ)，防止檔案損壞、丟失、泄密。二、臺(tái)賬檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.行政類：包括公司/組織的文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.財(cái)務(wù)類：如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.業(yè)務(wù)類：根據(jù)不同業(yè)務(wù)部門的特點(diǎn)進(jìn)行分類，如銷售臺(tái)賬、采購(gòu)臺(tái)賬、生產(chǎn)臺(tái)賬等。4.人事類：?jiǎn)T工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料等。5.其他類：如合同協(xié)議、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。（二）編號(hào)1.采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)格式為：[類別代碼][年份][流水號(hào)]。例如，行政類檔案編號(hào)為XZ2023001。3.類別代碼根據(jù)上述分類確定，如XZ代表行政類，CW代表財(cái)務(wù)類等。三、臺(tái)賬檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門臺(tái)賬檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地移交至檔案管理部門。2.檔案形成后應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集歸檔，不得拖延或積壓。3.對(duì)于重要的臨時(shí)性文件或項(xiàng)目檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)收集。（二）整理1.檔案管理部門收到檔案后，應(yīng)按照分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類裝訂，去除不必要的附件和空白頁(yè)，確保檔案整齊、美觀。3.編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于查閱。四、臺(tái)賬檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合檔案保管要求。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、窗簾等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類別的檔案，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照保管期限分類存放，永久檔案應(yīng)單獨(dú)存放，長(zhǎng)期和短期檔案可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行集中存放。2.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。3.對(duì)于重要的檔案，應(yīng)采用專柜保管或特殊防護(hù)措施，確保檔案的安全。（三）保管期限1.永久保管的檔案：反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議等。2.長(zhǎng)期保管的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為[X]年。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為[X]年。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)臺(tái)賬檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。3.清查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審閱。五、臺(tái)賬檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱臺(tái)賬檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機(jī)密的檔案，查閱人需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定人員的陪同下查閱。3.外部單位查閱公司/組織臺(tái)賬檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱檔案的人員進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱和編號(hào)、查閱目的等信息。2.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱過(guò)程中，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。（三）檔案利用1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供必要的檔案復(fù)印件或摘錄材料，并加蓋檔案管理部門印章。2.如需將檔案原件借出，必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，明確歸還時(shí)間，并確保檔案的安全和完整。3.借出的檔案歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保管狀況，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。六、臺(tái)賬檔案的銷毀（一）銷毀條件1.已到保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案。2.因保管不善等原因?qū)е聶n案損壞、變質(zhì)，無(wú)法修復(fù)且無(wú)利用價(jià)值的。3.法律法規(guī)規(guī)定需要銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清理和鑒定，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程符合規(guī)定要求。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)清理現(xiàn)場(chǎng)，防止殘留檔案信息泄露。（三）銷毀記錄1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案銷毀情況進(jìn)行詳