人事檔案制度改革一、總則（一）目的為了適應(yīng)公司發(fā)展戰(zhàn)略和現(xiàn)代企業(yè)管理的需要，加強(qiáng)公司人事檔案管理，提高人事檔案管理水平，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本改革方案。（二）適用范圍本方案適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映員工的個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，對人事檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。3.完整性原則：全面收集員工在各個方面的信息，確保人事檔案資料的完整性。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動、職務(wù)晉升、獎懲等情況，及時更新人事檔案內(nèi)容，保持檔案的時效性。二、人事檔案管理職責(zé)分工（一）人力資源部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)人事檔案管理制度的制定、修訂和完善。2.負(fù)責(zé)員工人事檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱工作。3.負(fù)責(zé)審核員工人事檔案材料的真實性和完整性，對不符合要求的材料及時通知相關(guān)部門或人員進(jìn)行補(bǔ)充或更正。4.負(fù)責(zé)辦理員工人事檔案的轉(zhuǎn)遞手續(xù)，確保檔案的安全、及時轉(zhuǎn)遞。5.負(fù)責(zé)對人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和工作能力。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門員工人事檔案材料的收集、整理和報送工作，確保材料的真實、準(zhǔn)確、完整。2.配合人力資源部門做好員工人事檔案的審核、查閱等工作。3.按照規(guī)定的時間和要求，將本部門員工的獎懲、培訓(xùn)、考核等材料及時報送人力資源部門歸檔。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守人事檔案管理的各項規(guī)章制度，認(rèn)真履行工作職責(zé)。2.負(fù)責(zé)員工人事檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、分類、編號、裝訂、保管等。3.負(fù)責(zé)辦理員工人事檔案的查閱、借閱手續(xù)，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和范圍提供檔案信息。4.負(fù)責(zé)對人事檔案進(jìn)行定期檢查和核對，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)做好人事檔案管理的信息化工作，及時錄入和更新檔案信息。三、人事檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.員工個人基本情況登記表。2.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件。3.工作經(jīng)歷證明材料。4.培訓(xùn)經(jīng)歷證明材料。（二）自傳材料員工撰寫的自傳。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表。2.任職期滿考核材料。3.晉升考察材料。4.獎懲鑒定材料。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書原件及復(fù)印件。2.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書原件及復(fù)印件。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任文件。4.《專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育證書》。5.參加各類培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書。（五）政審材料1.入黨、入團(tuán)志愿書及相關(guān)審批材料。2.政治歷史情況審查表。（六）黨團(tuán)材料1.黨員、團(tuán)員登記表。2.黨團(tuán)組織關(guān)系介紹信。（七）獎勵材料1.各級政府、部門頒發(fā)的獎勵證書及相關(guān)審批表。2.公司內(nèi)部頒發(fā)的獎勵決定及榮譽(yù)證書。（八）處分材料1.各級政府、部門給予的處分決定及相關(guān)審批表。2.公司內(nèi)部給予的處分決定。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表。2.任免文件。3.出國（境）審批表及相關(guān)證明材料。（十）其他可供組織參考的材料1.員工健康體檢報告。2.員工職業(yè)資格證書。3.員工發(fā)表的論文、著作等。四、人事檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，將本部門員工的人事檔案材料及時報送人力資源部門。2.人力資源部門應(yīng)主動收集員工在工作中形成的各類材料，確保檔案材料的全面性。3.收集的檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等整理工作。2.整理后的檔案應(yīng)做到材料齊全、排列有序、目錄清晰、裝訂整齊。3.檔案材料應(yīng)使用A4紙進(jìn)行打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。五、人事檔案保管（一）保管場所公司設(shè)立專門的人事檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜（架）、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.對破損、褪色的檔案材料應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。六、人事檔案查閱與借閱（一）查閱范圍1.根據(jù)工作需要，公司內(nèi)部有關(guān)部門和人員可以查閱員工人事檔案。2.外單位因工作需要查閱公司員工人事檔案的，須經(jīng)公司人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行查閱。（二）查閱程序1.查閱人事檔案應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門審批。2.人力資源部門根據(jù)審批意見，安排檔案管理人員提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時將檔案歸還原位，并對檔案進(jìn)行檢查和核對。（三）借閱范圍1.因特殊情況需要借閱人事檔案的，須經(jīng)公司人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人事檔案應(yīng)填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱時間、歸還時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門審批。2.人力資源部門根據(jù)審批意見，向借閱人員發(fā)放《人事檔案借閱登記薄》，并辦理檔案借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性。七、人事檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.員工因工作調(diào)動、辭職、退休等原因離開公司的，其人事檔案應(yīng)按照規(guī)定及時轉(zhuǎn)遞。2.員工人事檔案需要轉(zhuǎn)往其他單位或部門的，應(yīng)按照規(guī)定辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部門根據(jù)員工的工作變動情況，填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位、轉(zhuǎn)遞內(nèi)容等。2.檔案管理人員按照《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的要求，對檔案進(jìn)行整理、核對，確保檔案材料齊全、完整。3.將檔案密封后，通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞睫D(zhuǎn)遞至接收單位，并辦理檔案交接手續(xù)。4.接收單位收到檔案后，應(yīng)及時將回執(zhí)寄回公司人力資源部門。八、人事檔案信息化管理（一）建立人事檔案信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立人事檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的電子化管理。通過信息系統(tǒng)，對人事檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)進(jìn)行全面管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定和信息系統(tǒng)的要求，及時將人事檔案材料錄入信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對人事檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作檔案信息。2.采取數(shù)據(jù)備份、加密等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。3.定期對信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司建立人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對人事檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，確保檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。（二）檢查內(nèi)容1.人事檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.人事檔案材料的收集、整理、歸檔、保管