檔案制度建設(shè)作用一、總則（一）目的本檔案制度旨在規(guī)范公司/組織檔案管理工作，確保檔案的完整性、準確性、安全性和可利用性，充分發(fā)揮檔案在公司/組織運營、決策、歷史研究等方面的重要作用，為公司/組織的持續(xù)發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責(zé)檔案管理工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則：檔案的形成、收集、整理、歸檔應(yīng)遵循真實性和完整性原則，如實反映公司/組織的各項活動和歷史面貌，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.分類科學(xué)原則：根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等特征進行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則：加強檔案的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系和利用制度，提高檔案的查全率和查準率，方便公司/組織內(nèi)部及外部相關(guān)人員對檔案的查閱和利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門（檔案室），配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)公司/組織檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，提高檔案的查全率和查準率，為公司/組織提供檔案信息服務(wù)。4.負責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全防護設(shè)施，確保檔案的實體安全和信息安全。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織員工的檔案意識和檔案管理水平。6.參與公司/組織重大活動和項目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和準確。7.負責(zé)與上級主管部門、檔案行政管理部門以及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、統(tǒng)計等工作，提供有關(guān)檔案信息。4.負責(zé)本部門檔案的日常保管和利用工作，嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案安全。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀要等。2.科技檔案：涵蓋公司/組織的科研項目、技術(shù)改造、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面的檔案資料。3.人事檔案：主要涉及員工的個人基本信息、履歷、考核、獎懲、培訓(xùn)、工資福利等檔案材料。4.財務(wù)檔案：包含公司/組織的會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)方面的檔案資料。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)特點，分類收集和整理與業(yè)務(wù)活動相關(guān)的檔案，如市場營銷檔案、客戶檔案、合同檔案等。6.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等反映公司/組織重要活動、事件、人物等的聲像資料。7.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、報表等檔案信息。（二）檔案編號1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于檔案的識別、管理和查詢。2.文書檔案編號采用年度保管期限流水號的形式，如“2023永久001”。3.科技檔案編號根據(jù)項目或設(shè)備的特點進行編制，可采用項目編號或設(shè)備編號加流水號的方式，如“KJ20230101”。4.人事檔案編號按照員工個人身份證號碼進行編制。5.財務(wù)檔案編號可根據(jù)會計年度和檔案類別進行編制，如“CW2023憑證001”。6.業(yè)務(wù)檔案編號根據(jù)業(yè)務(wù)類型和檔案形成時間等因素進行編制，如“YY2023銷售合同001”。7.聲像檔案編號采用年度類別流水號的形式，如“2023照片001”。8.電子檔案編號與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案編號保持一致，并在編號后注明電子檔案的存儲位置和文件名。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集的范圍和要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案資料。2.檔案形成部門或個人應(yīng)按照檔案管理制度的規(guī)定，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.對于重要活動、項目等形成的檔案資料，檔案管理部門應(yīng)提前介入，進行跟蹤收集，確保檔案資料的完整和準確。4.公司/組織外部接收或征集的檔案資料，如上級主管部門文件、合作單位提供的資料等，應(yīng)及時登記并移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案后，應(yīng)按照檔案分類標準進行整理。2.文書檔案應(yīng)按照文件的形成時間順序進行排列，同一事由的文件應(yīng)集中排列在一起，并編制頁碼。3.科技檔案應(yīng)按照項目或設(shè)備的工作流程進行整理，包括項目立項、研究、設(shè)計、施工、驗收等各個階段的文件資料，并進行分類裝訂。4.人事檔案應(yīng)按照檔案材料的類別進行整理，如履歷材料、考核材料、獎懲材料等，并進行編號和編目。5.財務(wù)檔案應(yīng)按照會計憑證、賬簿、報表等的順序進行整理，確保賬目清晰、資料完整。6.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點進行分類整理，如合同檔案應(yīng)按照合同簽訂時間、合同類別等進行排列，并編制目錄。7.聲像檔案應(yīng)按照拍攝時間、內(nèi)容等進行整理，注明拍攝地點、人物、事件等信息，并進行編號和編目。8.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類和編號進行整理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性，并建立電子檔案的存儲目錄和索引。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理完畢后，檔案管理部門應(yīng)及時進行歸檔，將檔案裝入檔案盒或檔案袋，并在檔案盒或檔案袋上注明檔案編號、檔案名稱、保管期限等信息。2.歸檔后的檔案應(yīng)按照檔案類別和保管期限進行存放，便于查找和管理。3.對于重要檔案或需要長期保存的檔案，應(yīng)進行備份，并分別存儲在不同的介質(zhì)和地點，以防止檔案丟失或損壞。（二）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準范圍（溫度14℃24℃，相對濕度45%60%）。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案的損壞、變質(zhì)等情況，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)定期進行備份和維護，確保電子檔案的可讀性和可用性。同時，應(yīng)采取有效的安全防護措施，防止電子檔案被篡改、丟失或泄露。5.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案借閱制度，未經(jīng)批準，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組，按照檔案鑒定標準和程序進行鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。4.對于涉及公司/組織機密、知識產(chǎn)權(quán)等重要檔案，應(yīng)適當延長保管期限，確保檔案信息的安全。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，詳細列出擬銷毀檔案的編號、名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核簽字。3.檔案銷毀清冊應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理部門會同相關(guān)部門人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀后在檔案銷毀清冊上簽字確認。5.嚴禁個人私自銷毀檔案，銷毀過程中應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)，防止檔案信息泄露。七、檔案的利用與借閱（一）檔案利用1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要利用檔案時，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用范圍、利用時間等信息，并經(jīng)本部門負責(zé)人簽字批準后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案利用申請表的內(nèi)容，及時提供所需檔案，并做好利用登記工作。3.檔案利用人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱和利用檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印、拍照、摘錄等，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析，了解檔案利用的需求和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。（二）檔案借閱1.公司/組織外部單位或個人因特殊原因需要借閱公司/組織檔案時，應(yīng)提前向檔案管理部門提交借閱申請，說明借閱目的、借閱范圍、借閱時間等信息，并提供有效證明文件。2.檔案管理部門應(yīng)按照公司/組織的規(guī)定對借閱申請進行審核，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱登記表，注明借閱檔案的編號、名稱、數(shù)量、借閱時間等信息，并簽字確認。4.檔案管理部門應(yīng)向借閱人員提供必要的檔案利用指導(dǎo)和服務(wù)，確保借閱人員正確使用檔案。5.借閱人員應(yīng)嚴格遵守檔案借閱制度，按時歸還借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔相應(yīng)的責(zé)任。八、檔案信息化建設(shè)（一）檔案信息化規(guī)劃1.公司/組織應(yīng)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標、任務(wù)、步驟和措施，推動檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。2.檔案信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)與公司/組織的整體信息化建設(shè)規(guī)劃相銜接，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高檔案管理的效率和水平。（二）檔案數(shù)字化加工1.對重要檔案和利用率較高的檔案，應(yīng)進行數(shù)字化加工，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。2.檔案數(shù)字化加工應(yīng)按照國家有關(guān)標準和規(guī)范進行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。3.數(shù)字化檔案應(yīng)進行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引和數(shù)據(jù)庫，便于查詢和利用。（三）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱審批、權(quán)限管理等功能，提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。3.加強檔案信息系統(tǒng)的安全管理，采取身份認證、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全可靠。（四）電子檔案管理1.建立健全電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等工作流程。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，并確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。3.定期對電子檔案進行備份和維護，防止電子檔案丟失或損壞。同時，應(yīng)按照規(guī)定的期限保存電子檔案，確保電子檔案的可追溯性。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.公司/組織應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督檢查機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況：包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀、利用等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定。2.檔案管理工作的質(zhì)量：如檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性等。3.檔案安全管理情況：包括檔案庫房的安全設(shè)施、檔案信息的安全防護等。4.檔案信息化建設(shè)情況：如檔案數(shù)字化加工、檔案信息系統(tǒng)建設(shè)、電子檔案管理等。（三）檢查結(jié)果處理1.對監(jiān)督