檔案三參加制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案三參加制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與公司/組織相關(guān)的各類檔案，確保檔案的系統(tǒng)性和連貫性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、事實(shí)等經(jīng)得起核實(shí)。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.及時(shí)性原則：及時(shí)形成、收集、整理檔案，確保檔案與工作進(jìn)程同步。二、檔案三參加的具體內(nèi)容（一）參加文件材料形成過程1.各部門在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提前介入，了解工作流程和文件材料產(chǎn)生的環(huán)節(jié)。2.指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成，確保文件格式統(tǒng)一、內(nèi)容完整、簽署齊全。3.對于重要會(huì)議、重大項(xiàng)目等活動(dòng)，檔案管理人員要全程參與，協(xié)助制定文件材料收集計(jì)劃，明確歸檔范圍和保管期限。（二）參加檔案整理過程1.在檔案整理階段，檔案管理人員要與業(yè)務(wù)部門密切配合。2.按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員對文件材料進(jìn)行分類、排序、編目等工作。3.檢查整理后的檔案是否符合質(zhì)量要求，如文件材料的關(guān)聯(lián)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等，對不符合要求的及時(shí)提出整改意見。（三）參加檔案鑒定工作1.定期組織檔案鑒定工作，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成鑒定小組。2.根據(jù)公司/組織發(fā)展和檔案保管期限規(guī)定，對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。3.業(yè)務(wù)部門提供檔案形成背景、利用價(jià)值等方面的信息，協(xié)助鑒定小組準(zhǔn)確判斷檔案的存毀。4.鑒定過程要嚴(yán)格遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和程序，形成鑒定報(bào)告，經(jīng)審批后執(zhí)行檔案的銷毀或繼續(xù)保管等處理。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司/組織在行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)研發(fā)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像檔案等。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織相關(guān)的文件、指示、通知等。3.對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、函件等。4.公司/組織內(nèi)部的會(huì)議記錄、紀(jì)要、工作報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制等方面的技術(shù)文件和資料。6.員工個(gè)人檔案，包括入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核材料、獎(jiǎng)懲情況等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集各類文件。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀或丟失。3.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并確保其可讀性和可追溯性。4.聲像檔案應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)文字說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的文件材料，應(yīng)在工作完成后及時(shí)收集歸檔，一般不超過[X]個(gè)工作日。2.重大活動(dòng)、項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將全部文件材料收集齊全并移交檔案部門。3.年度終了，各部門應(yīng)在次年[X]月[X]日前將上一年度形成的文件材料整理收集完畢后移交檔案部門。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政管理類：包括公司/組織的行政公文、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事任免等。2.生產(chǎn)經(jīng)營類：涵蓋市場調(diào)研、銷售合同、采購文件、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。3.技術(shù)研發(fā)類：包含科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利申請材料等。4.財(cái)務(wù)管理類：有財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。5.人力資源管理類：涉及員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利等方面的文件。6.聲像檔案類：按照照片、錄音、錄像等不同載體進(jìn)行分類。7.實(shí)物檔案類：如公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用層次分類編號(hào)法，由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)組成。2.全宗號(hào)：由公司/組織統(tǒng)一編制，用于區(qū)分不同的檔案全宗。3.目錄號(hào)：根據(jù)檔案分類設(shè)置，每一類檔案對應(yīng)一個(gè)目錄號(hào)。4.案卷號(hào)：按年度、類別順序編制，一個(gè)目錄下的案卷依次編號(hào)。5.件號(hào)：在案卷內(nèi)按文件排列順序編號(hào)。（三）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。3.卷內(nèi)文件應(yīng)按照排列順序依次編寫頁碼，頁碼位置應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應(yīng)注明案卷編號(hào)、題名、年度、保管期限、起止日期、頁數(shù)等信息。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注等內(nèi)容。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜等，并按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列。3.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案：反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案：保管期限為[X]年至[X]年的檔案，主要是在一定時(shí)期內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案。4.短期保管的檔案：保管期限為[X]年以下的檔案，是在較短時(shí)間內(nèi)對公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。2.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。3.對破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.加強(qiáng)對電子檔案的保管，定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.員工個(gè)人因辦理入職、離職、職稱評定、社會(huì)保險(xiǎn)等事項(xiàng)查閱本人檔案。3.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱本公司/組織相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案部門查閱。2.員工查閱本人檔案，需持有效身份證件，直接到檔案部門辦理查閱手續(xù)。3.外單位查閱檔案，需提前向公司/組織提交查閱申請函，說明查閱理由、查閱范圍等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）利用方式1.檔案部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供檔案原件或復(fù)印件。查閱檔案原件需在檔案部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.如需復(fù)印檔案，檔案部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印，并加蓋檔案部門印章。3.對于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。（二）數(shù)字化流程1.檔案數(shù)字化前，應(yīng)對檔案進(jìn)行整理、編目，并建立與電子檔案相對應(yīng)的索引目錄。2.采用掃描等方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，掃描分辨率應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，確保電子檔案的準(zhǔn)確性和完整性。4.將數(shù)字化后的檔案上傳至檔案信息化管理系統(tǒng)，并進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。（三）信息化系統(tǒng)功能1.具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等基本功能。2.能夠?qū)崿F(xiàn)檔案權(quán)限管理，不同人員根據(jù)權(quán)限訪問相應(yīng)的檔案信息。3.提供數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)等功能，保障電子檔案數(shù)據(jù)的安全。4.支持與公司/組織內(nèi)部其他信息系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)信息共享。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由檔案部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表及內(nèi)部審計(jì)人員組成，負(fù)責(zé)對檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案三參加制度的執(zhí)行情況，包括是否參與文件材料形成、整理和鑒定過程等。2.檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案信息化管理工作的開展情況，如數(shù)字化流程是否規(guī)范、信息化系統(tǒng)運(yùn)行是否正常等。4.檔案管理人員的工作質(zhì)量和業(yè)務(wù)水平。（三）檢查結(jié)果處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督檢查小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，明確整改要求和期限。2.被檢查部門應(yīng)按照整改通知