協(xié)會(huì)上墻檔案制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范協(xié)會(huì)檔案管理工作，確保協(xié)會(huì)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，為協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作的開展提供有力支持，促進(jìn)協(xié)會(huì)的健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于協(xié)會(huì)內(nèi)各部門及全體成員在各項(xiàng)活動(dòng)和工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則協(xié)會(huì)檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映協(xié)會(huì)工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，嚴(yán)禁弄虛作假。3.及時(shí)歸檔原則各部門和人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將形成的檔案移交綜合管理部門，確保檔案的時(shí)效性和完整性。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全保護(hù)措施，防止檔案丟失、損壞、泄露，確保檔案信息安全。二、檔案管理職責(zé)分工（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善協(xié)會(huì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一保管協(xié)會(huì)各類檔案，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.組織開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高協(xié)會(huì)成員的檔案意識(shí)。（二）各部門職責(zé)1.明確本部門檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作。2.按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門在工作中形成的各類檔案材料收集齊全、整理規(guī)范，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交綜合管理部門。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作，提供必要的協(xié)助和信息。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類包括協(xié)會(huì)章程、會(huì)員大會(huì)文件、理事會(huì)文件、監(jiān)事會(huì)文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、行政公文、印章管理記錄等。2.業(yè)務(wù)活動(dòng)類涵蓋協(xié)會(huì)開展的各類活動(dòng)方案、活動(dòng)通知、活動(dòng)照片、活動(dòng)視頻、活動(dòng)成果報(bào)告、項(xiàng)目申報(bào)材料、業(yè)務(wù)合作協(xié)議等。3.財(cái)務(wù)資產(chǎn)類包含財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、資產(chǎn)登記臺(tái)賬、固定資產(chǎn)采購合同等。4.會(huì)員管理類有會(huì)員入會(huì)申請(qǐng)表、會(huì)員信息登記表、會(huì)員會(huì)費(fèi)繳納記錄、會(huì)員獎(jiǎng)勵(lì)與處罰記錄、會(huì)員變更信息等。5.對(duì)外交流類涉及協(xié)會(huì)與外部機(jī)構(gòu)的往來信函、合作交流協(xié)議、出訪考察報(bào)告、接待來訪記錄等。6.其他類不屬于上述分類的其他具有保存價(jià)值的檔案，如特殊時(shí)期的工作記錄、重要事件的相關(guān)資料等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層級(jí)編碼方式，每一級(jí)編碼之間用“”隔開。2.一級(jí)編碼代表檔案類別，如“X”代表行政管理類，“Y”代表業(yè)務(wù)活動(dòng)類，“C”代表財(cái)務(wù)資產(chǎn)類，“H”代表會(huì)員管理類，“W”代表對(duì)外交流類，“Q”代表其他類。3.二級(jí)編碼代表該類別下的具體分類，如行政管理類下的“章程”編碼為“X1”，“會(huì)員大會(huì)文件”編碼為“X2”等。4.三級(jí)編碼為流水號(hào)，按照檔案形成時(shí)間先后順序依次編號(hào)。例如：一份會(huì)員入會(huì)申請(qǐng)表的編號(hào)為“H1001”，其中“H”表示會(huì)員管理類，“1”表示會(huì)員入會(huì)相關(guān)檔案，“001”為該份檔案的流水號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集范圍，確保將工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料全部收集齊全。2.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、完整的原則，在工作完成或事件結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)立即將檔案材料收集起來，避免遺漏。3.收集的檔案材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。（二）整理方法1.分類整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類，同一類別的檔案集中在一起。2.編號(hào)標(biāo)注在每份檔案材料首頁右上角加蓋編號(hào)章，標(biāo)注檔案編號(hào)，確保編號(hào)清晰、準(zhǔn)確。3.裝訂成冊(cè)對(duì)于紙張較多的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的完整性，不得隨意裁剪或損壞文件內(nèi)容。4.編目排序編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息，并按照檔案編號(hào)順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案材料整理完畢，并移交綜合管理部門歸檔。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案材料填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交綜合管理部門。2.綜合管理部門檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后在《檔案移交清單》上簽字，并將檔案存入檔案庫房。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，按照檔案編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.協(xié)會(huì)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部門，檔案管理人員核對(duì)無誤后，在《檔案查閱申請(qǐng)表》上注明歸還時(shí)間，并將申請(qǐng)表存檔。（二）借閱規(guī)定1.協(xié)會(huì)內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，確認(rèn)無誤后在《檔案借閱申請(qǐng)表》上簽字注銷。（三）對(duì)外提供檔案規(guī)定協(xié)會(huì)因工作需要向外部單位或個(gè)人提供檔案，必須經(jīng)協(xié)會(huì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照國家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。嚴(yán)禁將涉及協(xié)會(huì)機(jī)密或不宜公開的檔案提供給外部單位或個(gè)人。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)已超過保管期限，且確無保存價(jià)值的檔案，予以鑒定銷毀。2.檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度、形成時(shí)間、涉及范圍等因素確定，具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和協(xié)會(huì)實(shí)際情況執(zhí)行。3.對(duì)于涉及協(xié)會(huì)重大權(quán)益、重要?dú)v史事件、核心業(yè)務(wù)等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，形成《檔案銷毀清單》。