檔案庫(kù)房制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案庫(kù)房管理，確保檔案的安全與完整，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有檔案庫(kù)房的管理，包括各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密。2.集中統(tǒng)一原則：檔案庫(kù)房實(shí)行集中管理，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一制度。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，盡可能方便檔案的查閱和利用。二、檔案庫(kù)房管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案庫(kù)房管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全防范工作，制定安全管理制度，落實(shí)安全措施，確保檔案庫(kù)房的安全。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備維護(hù)和管理，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房管理人員的培訓(xùn)和考核，提高管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。（二）檔案庫(kù)房管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全防范工作，定期檢查檔案庫(kù)房的安全情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備維護(hù)和管理，定期檢查設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，及時(shí)進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的環(huán)境衛(wèi)生管理，保持檔案庫(kù)房的整潔和衛(wèi)生。6.負(fù)責(zé)與其他部門的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)提供檔案查閱服務(wù)。三、檔案庫(kù)房建設(shè)與布局（一）庫(kù)房選址檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源和污染源的地方。（二）庫(kù)房面積檔案庫(kù)房的面積應(yīng)根據(jù)公司檔案數(shù)量和未來(lái)發(fā)展需求合理確定，確保檔案有足夠的存儲(chǔ)空間。（三）庫(kù)房布局1.檔案庫(kù)房應(yīng)分為檔案存儲(chǔ)區(qū)、查閱區(qū)、整理區(qū)、辦公區(qū)等功能區(qū)域，各區(qū)域之間應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立，避免相互干擾。2.檔案存儲(chǔ)區(qū)應(yīng)按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.查閱區(qū)應(yīng)設(shè)置桌椅、電腦等設(shè)備，方便查閱檔案。4.整理區(qū)應(yīng)配備檔案整理所需的工具和設(shè)備，如裝訂機(jī)、裁紙刀、檔案盒等。5.辦公區(qū)應(yīng)設(shè)置辦公桌、辦公椅、文件柜等設(shè)備，供庫(kù)房管理人員辦公使用。（四）庫(kù)房設(shè)施設(shè)備1.消防設(shè)施：檔案庫(kù)房應(yīng)配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火器材等消防設(shè)施，確保消防設(shè)施的完好有效。2.防盜設(shè)施：檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施，確保檔案庫(kù)房的安全。3.溫濕度控制設(shè)施：檔案庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)等，確保庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度和濕度符合檔案保管要求。4.防蟲(chóng)防鼠設(shè)施：檔案庫(kù)房應(yīng)配備防蟲(chóng)防鼠設(shè)備，如防蟲(chóng)網(wǎng)、鼠夾、鼠藥等，防止檔案受到蟲(chóng)害和鼠害。5.檔案存儲(chǔ)設(shè)備：檔案庫(kù)房應(yīng)配備檔案架、檔案柜、檔案盒等檔案存儲(chǔ)設(shè)備，確保檔案的安全存放。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，定期將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)收集各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.對(duì)于重要檔案和緊急檔案，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集和處理。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.檔案整理應(yīng)包括檔案的裝訂、編目、裝盒等工作，確保檔案的整齊規(guī)范。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案歸檔要求，將整理好的檔案及時(shí)歸檔。2.檔案歸檔應(yīng)填寫檔案歸檔登記表，注明檔案的名稱、類別、保管期限、歸檔日期等信息。3.檔案歸檔應(yīng)按照檔案編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。（二）檔案保管1.檔案庫(kù)房應(yīng)按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)存放在檔案架、檔案柜等檔案存儲(chǔ)設(shè)備上，不得隨意堆放。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。4.檔案庫(kù)房應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。6.對(duì)于超過(guò)保管期限的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照檔案銷毀規(guī)定進(jìn)行銷毀。六、檔案查閱與利用（一）查閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、類別、查閱目的等信息。2.檔案查閱申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案查閱申請(qǐng)表，對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，方可提供檔案查閱服務(wù)。（二）查閱登記1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案查閱申請(qǐng)表，對(duì)查閱檔案的人員進(jìn)行登記，注明查閱人員的姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱檔案的名稱、類別等信息。2.檔案查閱登記應(yīng)使用檔案查閱登記表，確保登記信息的準(zhǔn)確完整。（三）查閱服務(wù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案查閱申請(qǐng)表，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。2.查閱人員應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照檔案復(fù)印、摘錄規(guī)定進(jìn)行操作。（四）利用反饋1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用需求和利用效果。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案查閱利用情況統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，及時(shí)調(diào)整檔案管理工作，提高檔案的利用效率和服務(wù)質(zhì)量。七、檔案保密與安全（一）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，并簽訂保密協(xié)議。2.檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案，不得泄露檔案內(nèi)容。3.檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。4.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，檔案管理部門應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制查閱等。（二）檔案安全1.檔案庫(kù)房應(yīng)建立健全安全管理制度，落實(shí)安全責(zé)任，確保檔案庫(kù)房的安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防設(shè)施、防盜設(shè)施、溫濕度控制設(shè)施等，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.檔案庫(kù)房應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。5.對(duì)于發(fā)生的檔案安全事故，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取有效措施進(jìn)行處理，減少損失。八、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)1.公司應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。3.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他信息系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。（二）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行收集、整理、歸檔和保管。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。4.電子檔案的利用應(yīng)通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行，確保電子檔案的使用安全。九、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。3.檔案鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定，確定檔案的保管期限。4.檔案鑒定小組應(yīng)形成檔案鑒定報(bào)告，注明檔案的名稱、類別、保管期限、鑒定意見(jiàn)等信息。（二）檔案銷毀1.對(duì)于超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照檔案銷毀規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明檔案的名稱、類別、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案銷毀申請(qǐng)表，對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和完整性。5.檔案銷毀應(yīng)在檔案鑒定小組的監(jiān)