機關文件檔案制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織機關文件檔案管理，確保文件檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織機關各部門及所屬單位的文件檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則。公司/組織設立專門的檔案管理機構，負責對全公司/組織的文件檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導；各部門及所屬單位負責本部門/單位文件檔案的收集、整理、保管和利用等具體工作。2.完整準確原則。確保文件檔案內容的完整性和準確性，如實反映公司/組織各項工作的歷史全貌。3.便于利用原則。優(yōu)化文件檔案管理流程，提高檢索效率，為公司/組織各項工作提供便捷的信息支持。4.安全保密原則。采取有效措施，保障文件檔案的實體安全和信息安全，防止文件檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、文件管理（一）文件的形成與收集1.各部門及所屬單位應明確專人負責文件的形成與收集工作，確保在各項工作活動中及時、準確地產生和收集各類文件。2.文件形成過程中，承辦人員應使用符合檔案管理要求的紙張、書寫工具等，確保文件字跡清晰、格式規(guī)范。3.收文辦理過程中，辦公室等相關部門應及時對收到的文件進行登記、編號，并按照規(guī)定的流程進行傳閱、辦理和催辦。對重要文件，應及時復印備份，以防原件損壞或丟失。4.發(fā)文辦理過程中，擬稿人應認真填寫發(fā)文稿紙，注明文件標題、主送單位、抄送單位、密級、緩急程度等信息。文件起草完成后，依次經過部門負責人審核、分管領導審批、辦公室核稿、主要領導簽發(fā)等環(huán)節(jié)，方可印發(fā)。（二）文件的分類與編號1.文件分類按照文件的來源、時間、內容和形式等特征，將文件分為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術類、產品類、科研項目類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部人事檔案類等十大類。每大類下再根據具體情況細分若干二級類目，如行政管理類可細分為綜合、文秘、機要、保密、信訪、外事等二級類目。2.文件編號收文編號：采用年度流水號，格式為“[年份]+流水號”，如“[2023]001”，用于標識每一份收文，便于查詢和管理。發(fā)文編號：采用“部門代碼+年份+流水號”的格式，部門代碼由辦公室統(tǒng)一編制，如“OA[2023]001”，其中“OA”代表辦公室，此編號確保發(fā)文的唯一性和系統(tǒng)性。（三）文件的傳閱與辦理1.文件傳閱辦公室收到文件后，應根據文件內容和領導分工，確定傳閱范圍和順序。一般按照先主要領導，后分管領導，再相關部門負責人的順序進行傳閱。傳閱文件時，應使用專門的文件傳閱夾，并做好傳閱記錄，注明傳閱人姓名、傳閱時間等信息。傳閱人應在文件傳閱夾上簽字確認，不得隨意積壓或丟失文件。2.文件辦理承辦部門和人員收到傳閱文件后，應按照文件要求及時辦理，并在規(guī)定時間內將辦理結果反饋給辦公室。辦理過程中如需其他部門協(xié)助，應主動溝通協(xié)調，確保文件辦理工作順利進行。對需要回復的文件，承辦人員應按照規(guī)定的格式和時限撰寫回復意見，經部門負責人審核后，報分管領導審批，由辦公室統(tǒng)一發(fā)文回復。（四）文件的歸檔與保管1.文件歸檔各部門及所屬單位應在每年上半年對上年形成的文件進行整理歸檔。歸檔文件應齊全完整、分類準確、排列有序、編目規(guī)范。歸檔文件應按照分類方案進行裝訂，去除文件上的金屬物，采用線裝或不銹鋼訂書釘裝訂，確保文件整齊牢固。編制歸檔文件目錄，目錄應包括文件編號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目，一式兩份，一份隨文件裝訂成冊，一份單獨保存。2.文件保管設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案實體安全。檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理。對電子文件，應采用安全可靠的存儲設備進行備份，并按照規(guī)定的格式和存儲方式進行保存。同時，建立電子文件管理制度，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。三、檔案管理（一）檔案的整理1.檔案整理工作應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.對歸檔文件進行進一步的分類、組合、排列、編號、編目等工作，形成有序的檔案實體。具體整理方法按照國家檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》執(zhí)行。3.檔案整理過程中，應認真核對文件的內容和編號，確保檔案的準確性和完整性。對破損、褪色的文件，應進行修復或復制；對字跡模糊或易退變的文件，應進行數字化處理。（二）檔案的編目與檢索1.編制檔案目錄，包括全宗號、目錄號、案卷號、題名、年度、保管期限、密級、頁數、備注等項目。檔案目錄應打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和利用。2.根據檔案內容和特點，編制多種檢索工具，如分類索引、主題索引、文號索引等，提高檔案檢索效率。檢索工具應定期更新和維護，確保其準確性和實用性。3.利用現代信息技術，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的數字化存儲和檢索。檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，及時錄入和更新檔案信息，為用戶提供便捷的檔案查詢服務。（三）檔案的鑒定與銷毀1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。鑒定工作應由檔案管理機構牽頭，組織相關部門和人員共同進行。2.對保管期滿的檔案，經鑒定確無保存價值的，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀檔案時，應填寫檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息，經部門負責人審核、分管領導批準后，由專人負責監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。3.嚴禁擅自銷毀檔案。對涉及重要歷史事件、重要人物、重要業(yè)務等具有長期保存價值的檔案，如需提前銷毀，必須報經上級主管部門批準。（四）檔案的利用與借閱1.本公司/組織內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人審核后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應根據查閱申請表，提供相應的檔案，并限定查閱范圍和時間。查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中，不得在檔案上涂改、標記、污損等。3.外單位人員因特殊原因需要查閱本公司/組織檔案的，應持單位介紹信，經公司/組織分管領導批準后，方可查閱。查閱范圍和手續(xù)按照本公司/組織內部人員查閱檔案的規(guī)定執(zhí)行。4.借閱檔案須經檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內容。歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和準確性。四、保密與安全管理（一）保密管理1.建立健全檔案保密制度，明確保密責任，加強對檔案管理人員和利用人員的保密教育。檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。2.根據檔案的密級，采取相應的保密措施。對絕密級檔案，應實行專人專管，嚴格限制查閱范圍；對機密級檔案，應嚴格控制查閱和借閱；對秘密級檔案，應加強管理，防止泄密。3.在檔案整理、保管、利用等過程中，應注意保護檔案的保密信息。對涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應采取加密存儲、專人傳遞等措施，確保信息安全。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全防護設備，如監(jiān)控攝像頭、防盜報警裝置、消防器材等，確保檔案庫房的安全。2.制定檔案安全應急預案，定期組織演練，提高應對突發(fā)事件的能力。如發(fā)生火災、水災、盜竊等事故，應立即采取措施，保護檔案安全，并及時向上級主管部門報告。3.對檔案管理人員進行安全培訓，提高其安全意識和應急處理能力。檔案管理人員應熟悉檔案庫房的安全操作規(guī)程，定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現和消除安全隱患。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織檔案管理機構應定期對各部門及所屬單位的文件檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保文件檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內容包括文件檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，重點檢查文件檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門及所屬單位限期整改。整改完成后應進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.建立文件檔案管理工作考核評價機制，將文件檔案管理工作納入公司/組織績效考核體系。考核評價內容包括文件檔案管理制度的執(zhí)行情況、文件檔案管理工作質量、利用服務效果等方面。2.每年對各部門